Оглавление
1. Организация документооборота
2. Рационализация документооборота
3. Задание к контрольной работе
Список литературы
1. Организация документооборота
Документооборот -- это процесс движения документов, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении сдачи их на хранение.
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована. Правильно организованный документооборот -- неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учет.
Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, отрасли государственного управления, государства. Поскольку, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.
Основные принципы организации документооборота:
* прохождение документов должно быть оперативным;
* каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
* порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными,
Таким образом, основная задача организации документооборота - движении документов и однократность их обработки.
Виды документов
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
* Входящие документы.
Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
* Исходящие документы.
Они составляются для следующих целей: в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо; в виде запроса для последующего получения ответа. Они подготавливаются на основании внутренних документов.
* Внутренние документы.
Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей. Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.
Атрибуты документов
К общим атрибутам относятся:
* Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно. Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
* Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих -- название сторонней организации, отправившей запрос.
* Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель. Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
К специальным реквизитам относятся:
Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные реквизиты:
* срок исполнения -- он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
* контролирующее лицо -- его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
* список исполнителей, то есть составителей;
* срок исполнения;
* перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.
Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:
* список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
* срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается.
Основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер. Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.
Правила и этапы обработки документов
Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность. Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт.
Этапы обработки документов.
* Первичная обработка.
На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи: обратный адрес есть только на нём; конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции; дата написания и время отправления бумаг отличаются; на конверте имеются пометки отправителя. Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
* Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
* Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно: внутренняя; входящая; исходящая; конфиденциальная; коммерческая. Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру: для внутренних и коммерческих -- порядковый номер по журналу, например, 01 или 46; коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
* Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию: фамилия и должность исполнителя; сроки выполнения. Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.
* Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
* Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля: текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день; предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта; итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек. Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.
* Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём. В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.
2. Рационализация документооборота
Документооборот должен быть организован рационально, чтобы обеспечить прохождение документов в процессе их создания и исполнения по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Принципы рациональной организации документооборота
К принципам рациональной организации документооборота относятся:
* централизация операций по приему и отправке документов в одном подразделении - канцелярии или у одного работника - секретаря;
* максимальное сокращение инстанций прохождения документа, исключение необоснованных возвратных движений документа, дублирующих операций;
* однократность регистрации документа: в канцелярии учреждения или в структурном подразделении;
* организация предварительного рассмотрения документов секретарем-референтом до передачи их руководителю;
* соблюдение единообразия в прохождении основных категорий документов;
* вынесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
* устранение необоснованных согласований и организация параллельного согласования (согласование документа одновременно несколькими работниками);
* делегирование права подписи руководителям структурных подразделений.
В качестве основных направлений совершенствования документооборота в организации можно выделить следующие:
* четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами;
* рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации, а в секретном делопроизводстве, кроме того, строгая регламентация при определении грифа секретности документа;
* совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема, разработка оптимальных маршрутов движения документов;
* совершенствование организации хранения информации;
* механизация и автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления;
* совершенствование контроля за исполнением документов.
Направления рационализации документооборота
Основу рациональной организации любого труда, в том числе и по документационному обеспечению, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого должностного лица, позволяет правильно спланировать рабочий день и в то же время исключает дублирование операций. Разделение труда закрепляется штатным расписанием и должностными инструкциями, в которых определено организационно-правовое положение должностного лица (исполнителя) в организации.
Резервы повышения эффективности работы с документами должностных лиц органов управления заложены, во-первых, в сокращении временных затрат (трудозатрат) на выполнение основных приемов работы с документами, которые могут быть достигнуты, с одной стороны, обоснованием видов документов и их объемов, необходимых и достаточных на каждом уровне управления, а также повышением мастерства выполнения основных приемов работы с документами (овладение скорочтением, скорописью, навыками в овладении оргтехникой), с другой стороны, организацией рабочих мест должностных лиц органов управления с учетом эргономических требований, предъявляемых работой с информацией. Во-вторых, такие резервы заложены в повышении качества выполнения работ с документами за счет психофизического отбора кандидатов на замещение должностных лиц и специального обучения отобранных кандидатов работе с информацией.