Материал: Организация документооборота

Также автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

−       офисные документы

−       изображения

−       тексты

−       аудио- и видеофайлы

−       архивы

−       файлы систем проектирования и другие

Рис. 13. Карточка документа расходный кассовый ордер

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами (Рис. 13).

Обычная схема обработки входящего документа:

−       первичная регистрация входящего документа

−       рассмотрение

−       исполнение

«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».

Рис. 14. Карточка входящего документа

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам (Рис. 14).

В программе «1С: Документооборот 8.2» реализованы бизнес-процессы следующих видов:

−       рассмотрение

−       исполнение

−       согласование

−       утверждение

−       регистрация

−       поручение

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс «Ознакомление» сначала сформирует задачу «Ознакомиться» для исполнителя, а после этого исполнитель фиксирует ознакомление этой задачи (Рис. 15).

Рис.15. Карточка бизнес-процесса «Ознакомление»

Рис.16. Карточка ознакомления на рабочем столе исполнителя

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль - самому директору или его заместителю (Рис. 16).

Бизнес-процесс «Поручение» сначала сформирует задачу «Выполнить поручение» для исполнителя (рис.17), а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи (рис.18), - задачу «Проверить выполнение» для инициатора бизнес-процесса (рис. 19).

Рис. 17. Карточка бизнес-процесса «Поручение»

Рис.18. Карточка поручения на рабочем столе исполнителя

Рис. 19. Карточка проверки поручения на рабочем столе инициатора бизнес-процесса

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет (рис.20).

Рис. 20. Блок-схема маршрута бизнес процесса

Также в системе возможно создание блок-схемы маршрута бизнес процесса. Они описывают бизнес-логику в карте маршрута и управляют жизненным циклом созданных бизнес-процессов (экземпляров) от момента старта до момента завершения. Необходимым свойством описания бизнес-процесса является связь с задачей, которая задает систему адресации и позволяет проектировать карты маршрута в соответствии с поддерживаемой в прикладном решении организационной структурой.

Заключение

В современных условиях для эффективной деятельности бухгалтерии необходимо вводить системы электронного документооборота, что позволит вывести предприятие на новый уровень развития. Повысится эффективность работы с документами, повыситься скорость реагирования на изменение ситуаций и сократятся операционные циклы, как результат улучшиться качество управления. Электронный документооборот также обеспечивает необходимую прозрачность любого из процессов бухгалтерии: руководители всегда могут посмотреть, на какой стадии находится бухгалтерский процесс, и внести соответствующие коррективы.

Было проведено обследование предметной области, на основании которого, выявлены и описаны основные информационные потоки. Средствами Bpwin были спроектированы процессы документооборота, а средством 1С:Документооборот создана функциональная модель системы электронного документооборота ООО «Лазком»

Формирование функциональной модели позволит улучшить работу отдела при помощи оптимизации бизнес-процессов, выявления узких мест системы, регламентации и упрощения доступа сотрудников к нужной информации, что позволит изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы. В результате выполнения работы достигнута цель - спроектирована электронного документооборота производственного предприятия ООО «Лазком».

электронный документооборот пользовательский интерфейс

Список литературы

1)      Закон № 621 от 9 декабря 2006г. «Об утверждении единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих».

)        Автоматизированные системы. Стадии создания ГОСТ 34.601-90

)        Виды, комплектность и обозначение документов при создании АС ГОСТ 34.201-89.

)        Техническое задание на создание Автоматизированной системы ГОСТ34.602-89.

)        Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.

)        Денисов В. Word 97 c самого начала. - СПб: Питер, 1997.

)        Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. - 1997. - № 1 - С. 20-27

)        Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

)        Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

)        Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. - М.: журн. «Секретарское дело», 1996. - 490 с.: им. - (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).

)        Скодорова Л.К. Курс лабораторных работ по изучению среды BPwin. - 365с.