Материал: Организация документооборота

Рис. 3. Диаграмма декомпозиции второго уровня «Бухгалтерия»

На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

На диаграмме DFD «Оформление расходного документа» (рис.4), отражены работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса «Формирование расходного документа», а также показываются входы и выходы каждой из работ. Диаграмма «Оформление расходного документа» показывает движение материальных и информационных потоков без учета временной последовательности работ «Формирование расходной накладной», «Выписка ТТН». Внешней сущностью являются «Бухгалтер» другие элементы диаграммы являются хранилищами данных. При формировании расходной накладной необходимо владеть такой информацией, как наименование товара, количество товара, сумма проданного или отправляемого товара, а так же должны быть учтены нормы и стандарты.

Рис. 4. Модель потоков данных процесса «Оформление расходного документа»

Для построения процесса «Формирование расходной накладной» использовалась методология IDEF3 (Woгkflow diagramming). С ее помощью описаны сценарии действий сотрудников учреждения. Методология IDEF3 дает возможность аналитикам описать ситуацию, когда процессы выполняются н определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе. Окончание одной работы служит сигналом к началу нескольких работ, или же одна работа для своего запуска ожидает окончания нескольких работ.

Инициатором процесса (рис.5) выступает работа «Подача заявки на приобретение товара, услуги». Внешней сущностью по отношению к процессу выступает «Клиент». Заявка может бить подана одним из двух вариантов либо лично, либо по телефону. Заявка поступает на рассмотрение, если товар есть в наличии, то бухгалтером в 1С вносятся соответствующие данные, такие как наименование товара, вид товара, заказываемое количество, цена. На основании введенных данных программой формируется накладная, которая поступает на печать.

Рис.5. Формирование расходного документа

Глава 2. Проектирование системы с использованием платформы «1с: документооборот»

2.1 Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задач. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы[5].

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, использование документации, справочная работа. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Это непрерывный процесс, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации, обеспечить прозрачность и управляемость процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Электронный документ - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата[7].

Основные принципы электронного документооборота:

−       однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

−       возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

−       непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

−       единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

−       эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные преимущества внедрения электронного документооборота:

−       сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

−       эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;

−       интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

−       создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;

−       оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария[8].

2.2 Общая характеристика и возможности «1С: Документооборот 8»

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота[9].

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

−       упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

−       сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

−       повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

−       хранение любых документов;

−       ограничение прав доступа к документам;

−       коллективная работа с документами;

−       хранение и контроль версий;

−       выдача и контроль поручений;

−       отчетность;

−       работа с системой через веб-браузер.

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

−       структура разделов.

−       права доступа.

−       автоматическое хранение версий.

−       полнотекстовый поиск.

−       рецензирование документов.

−       рабочий стол.

−       дополнительные свойства.

−       выдача поручений.

−       бизнес-процессы.

−       поручение с контролем.

−       согласование.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

−       централизованное безопасное хранение документов,

−       оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

−       регистрация входящих и исходящих документов,

−       контроль версий документов,

−       полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

−       работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

−       коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

−       маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

−       автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

−       учет и контроль рабочего времени сотрудников.

«1С: Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С: Предприятие 8», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С: Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database. Сервер «1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

2.3 Разработка пользовательского интерфейса и первоначальная настройка электронного документооборота ООО «Лазком»

Интерфейс «1С: Документооборот 8.2» настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей.

На закладке «Данные предприятия» указано наименование библиотеки и руководитель. В разделе «Персональные настройки» произведена настройка работы основного рабочего каталога и настройка сканирования.

В справочнике «Пользователи» зарегистрировано 4 пользователя, предварительно включенные в группы доступа, а также описаны права доступа для каждого пользователя информационной базы (рис.6).

Рис.6. Экранная форма администрирования пользователей системы

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Права доступа к папкам файлов настраиваются администратором или пользователем, имеющим право на управление правами той или иной папки (Рис.7).

Рис. 7. Форма назначения прав доступа пользователя информационной базы

Для каждого пользователя был построен индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д. Пользователю предоставляется возможность в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке «Мои задачи». Список автоматически загружается при запуске программы. Кроме того, пользователь получает уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте (рис.8).

Рис. 8. Рабочий стол пользователя

Структура предприятия определена на вкладке «Структура предприятия» панели навигации раздела «Настройка и администрирование». Структура предприятия - это иерархический список подразделений, который используется для задач электронного документооборота, при адресации бизнес-процессов (рис. 9).

Рис. 9. Структура предприятия ООО «Лазком»

Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств (Рис. 10).

Рис.10. Дополнительные свойства справочника «Внутренние документы»

2.4 Конфигурирование основных документов и бизнес-процессов предприятия ООО «Лазком»

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с тремя типами документов:

−       входящие

−       исходящие

−       внутренние

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

−       нормативный срок исполнения документов

−       маршруты обработки документов

−       правила формирования регистрационного номера

Рис.11. Виды документов

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Исходящие документы - это акты, накладные, счета, договоры и множество других документов, которые являются официальными документами, отправляемыми из организации. Такие документы необходимы для ведения бухучета и формирования бухгалтерской отчетности (рис.11).

Рис. 12. Исходящие документы

Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения (Рис. 12).

В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать (рис.13).