Материал: Организация документооборота

Организация документооборота

Содержание

Введение

Глава 1. Описание предметной области

.1 Описание предметной области ООО «Лазком»

.2 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin

Глава 2. Проектирование системы с использованием платформы «1с: документооборот»

.1 Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота

.2 Общая характеристика и возможности «1С: Документооборот 8»

.3 Разработка пользовательского интерфейса и первоначальная настройка электронного документооборота ООО «Лазком»

.4 Конфигурирование основных документов и бизнес-процессов предприятия ООО «Лазком»

Заключение

Список литературы

Введение

Деятельность фирмы включает в себя совокупность бизнес-процессов, которые имеют свойство к неоднократному повторению. Широкое распространение компьютерных технологий за последнее время в сфере управления обусловлено стремлением предприятий соответствовать общественным тенденциям, в которых информационно-технологическому аспекту ведения бизнеса уделяется значительное внимание. Информатизация и бизнес-процессов стала неотъемлемой частью современно общества и любой деятельности фирмы. Информатизация и автоматизация бизнес-процессов выведет предприятие на более новую ступень развития за счет уменьшения издержек производства, сокращения времени на выполнение производственных операций, процессы будут качественными, что позволит в дальнейшем предприятию получить прибыль за счёт улучшения своих процессов.

В последние несколько лет информационные технологии развиваются очень активно и получают все более широкое распространение и применение. Это связано с тем, что объем информации, которая обрабатывается и используется предприятием в процессе его функционирования, постоянно возрастает, а текущая информация обновляется. В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации.

Автоматизация документооборота позволяет вывести организацию на новый уровень развития, а также повысить уровень материально-технического оснащения организации Заказчика. Исходя из реалий нашего времени, можно сделать вывод о том, что традиционная форма ведения документооборота устарела и должна быть заменена на электронную форму документооборота.

Целью курсовой работы является проектирование системы электронного документооборота бухгалтерии ООО «Лазком».

В процессе работы в соответствии с поставленной целью были выделены следующие задачи:

−       обследование предметной области;

−       разработка функциональной модели системы средствами BPwin;

−       обоснование выбора среды разработки программного продукта;

−       адаптация системы с помощью «1С: Документооборот 8.2».

Объектом исследования является производственное предприятие ООО «Лазком».

Предметом исследования является документооборот бухгалтерии.

Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

−       исследовать предметную область

−       разработать функциональную модель средствами BPwin

−       обосновать выбор среды разработки программного продукта

−       разработать систему электронного документооборота в среде 1c:документооборот

Методологическую основу составляют методы структурно и функционального проектирования, основанные на использовании методологий IDEF0, DFD, 1C:Документооборот.

Для проектирования системы и выявления бизнес-процессов, нуждающихся в автоматизации, были использованы исследовательские методы сравнения и моделирования. Чтобы получить первичную информацию использовался экспертный метод. Работа велась непосредственно с экспертами изучаемой области через опрос и наблюдение.

Глава 1. Описание предметной области

.1      Описание предметной области ООО «Лазком»

В условиях рыночных отношений предприятие является основным звеном всей экономики, поскольку именно на этом уровне создается нужная обществу продукция, оказываются необходимые услуги.

Главной целью (миссией) создания и функционирования предприятия является получение максимально возможной прибыли за счет реализации потребителям производимой продукции (выполненных работ, оказанных услуг), на основе которой удовлетворяются социальные и экономические запросы трудового коллектива и владельцев средств производства.

Общество с ограниченной ответственностью «Лазком» руководствуется в своей деятельности Конституцией Приднестровской Молдавской Республики, Гражданским Кодексом Приднестровской Молдавской Республики, Законом Приднестровской Молдавской Республики, а также настоящим Уставом и Учредительным договором Общества.

Местонахождение Общества: ________

Почтовый адрес: индекс _____________

Учредителем данного Общества является ______________ =. Общая стоимость вклада рублей.

Деятельность предприятия упорядочивают многочисленные юридические акты, основными из которых являются: Конституция Приднестровской Молдавской Республики, Законом Приднестровской Молдавской Республики «Об обществах с ограниченной ответственностью», уставом предприятия.

Законом Приднестровской Молдавской Республики «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяется порядок создания, регистрации, ликвидации и реорганизации предприятия.

Согласно существующему законодательству предприятие может создаваться собственником или по решению трудового коллектива; в результате принудительного разделения другого предприятия в соответствии с антимонопольным законодательством; в результате выделения из состава действующего предприятия одного или нескольких структурных подразделений, а также в других случаях.

Управление предприятием осуществляется в соответствии с уставом на основе сочетания прав собственника и принципов самоуправления трудового коллектива. Собственник может делегировать свои права по управлению предприятием совету предприятия либо другому органу, предусмотренному уставом предприятия и представляющему интересы собственника и трудового коллектива.

Имущество предприятия составляют основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в балансе предприятия. Источниками его формирования являются:

−       денежные и материальные взносы учредителей

−       доходы от основной и других видов деятельности

−       доходы от ценных бумаг; кредиты банков и других кредиторов

−       капитальные вложения и дотации из бюджетов

−       поступления от разгосударствления и приватизации собственности

−       безвозмездные или благотворительные взносы предприятий, организаций и граждан и иные источники.

Обобщающим показателем финансовых результатов хозяйственной деятельности предприятия согласно Закону Приднестровской Молдавской Республики «Об обществах с ограниченной ответственностью», является прибыль (доход), порядок использования которой определяет собственник.

Предприятие самостоятельно определяет фонд оплаты труда без ограничения его роста со стороны государственных органов, минимальный размер оплаты труда наемных работников (не может быть меньше черты малообеспеченности, устанавливаемой законодательством ПМР), устанавливает формы, системы и размеры оплаты труда и другие виды доходов работников.

Предприятие несет ответственность за нарушение договорных обязательств, кредитно-расчетной и налоговой дисциплины, требований к качеству продукции, за загрязнение окружающей среды. Предприятие должно обеспечивать безопасность производства, санитарно-гигиенические нормы и требования по защите здоровья его работников, населения и потребителей продукции.

Главной целью предприятия является извлечение прибыли.

Предметом деятельности является:

−       Удовлетворение потребностей народного хозяйства и населения в продукции, работах и услугах Общества.

−       Создание благоприятных трудовых, социальных, экономических и производственных условий деятельности работников Общества, работ и услуг на основе достижений науки техники.

−       Повышение качества продукции, работ и услуг на основе достижений науки и техники, внедрение новейшей технологии, широкое использование результатов международного разделении труда.

Общество наделено общей правоспособностью и может заниматься любой деятельностью, не запрещенной законом.

Общая структура данного предприятия включает производственную часть, в которую входят цех, где осуществляется производство продукции, и административная часть, которая осуществляет управленческую деятельность.

В состав административной части входят директор, бухгалтерия, отдел продаж. Директор осуществляет управление предприятием. В его обязанности входит поиск новых рынков сбыта и поставщиков сырья с наиболее выгодными предложениями, а так же отслеживает работу сотрудников и следит за соответствием продукции качеству и стандартам.

Бухгалтерия выполняет работу по осуществлению финансовой деятельности предприятия, которая направлена на обеспечение финансовыми ресурсами, формирование и распределение доходов и накоплений предприятия затрат на расширение производства, соцобеспечение и материальное стимулирование работников. Так же этот отдел разрабатывает и составляет планы и прогнозы производственно-экономических показателей, принимает участие в разработке и внедрению мероприятий по повышению прибыльности предприятия и улучшению продукции.

Бухгалтерия производит начисление и перечисление налогов и сборов в республиканский и местный бюджеты, внебюджетные государственные фонды, заработная плата рабочих и служащих, отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Главный бухгалтер осуществляет руководство работников бухгалтерии организации, осуществляет организацию бухгалтерского учёта, хозяйственно-финансовый деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Отдел продаж осуществляет поиск новых рынков сбыта, ведет учет материалов и оформляет отпуск материалов для клиента. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей. Осуществляет контроль над реализацией продукции.

1.2 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin

На современном рынке CASE-средств, BPwin, разработанный фирмой Logic Works, входит в число лучших на сегодняшний день. САSЕ-средство верхнего уровня BPwin поддерживает методологии IDЕF0 (функциональная модель), IDEF3 (Workflow Diagram) и ОРД (Dataflow Diagram). Функциональная модель IDEF0 предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии - модель AS-IS и идеального положения вещей -того, к чему нужно стремиться модель TO-ВЕ. Методология IDЕF0 предписывает наст построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы.

Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром - контекстная диаграмма, после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно. Затем каждая подсистема разбивается па более мелкие и так далее до достижения нужной степени детализации.

Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные - в виде стрелок. Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.

Моделируемая система отделена границей от внешней среды. Границей выступают механизмы, управление, входы и выходы. Вход - материaл или информация, которые используются или преобразуются работой для получения результата (выхода).

При проектировании системы ООО «Лазком» были выявлены входы - «Информационный ресурс», «Товары, закупленные у поставщиков», «Сырье», «Рабочие». Управление - правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа.

При проектировании системы ООО «Лазком» были выявлены границы управления - «Налоговая инспекция», «Государственная Администрация», «Таможенный комитет» и «ГОСТы». Механизм - ресурсы, которые выполняют работу. Механизмами выступают «Трудовые ресурсы» и «Материально-технические ресурсы». Выход - материал или информация, которые производятся предприятием. Выходы - «Проданный товар/услуга», «Уволенный персонал» и «Документация».

Система ООО «Лазком» преобразует входы «Информационный ресурс», «Товары, закупленные у поставщиков», «Сырье», «Рабочие», а на выходы «Проданный товар или услуга», «Уволенный персонал» и «Документация». Преобразование входов в выходы осуществляется под управлением «Налоговая инспекция», «Государственная Администрация», «Таможенный комитет» и «ГОСТы», и используя механизмы «Материально-технические» и « Трудовые ресурсы» (рис. 1).

Рис. 1. Контекстная диаграмма ИС ООО «Лазком»

После описания системы в целом проведено разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции первого уровня (рис. 2).

Процесс декомпозиции каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее происходит до достижения нужного уровня подробности описания.

В процессах, подпроцессах и действиях, осуществляемых при достижении стратегической цели - получение прибыли, участвуют следующие подсистемы ООО «Лазком» - «директор», «бухгалтерия», «отдел продаж», «склад», «производственный цех». Информационная система ООО «Лазком» разбивается на пять подсистем, каждая из которых отображает бизнес-процессы структурных подразделений предприятия, которые взаимодействуют между собой. Подсистемам соответствует следующие виды работ структурных подразделений.

Подсистема «Директор» осуществляет управление предприятием. В его обязанности входит поиск новых рынков сбыта и поставщиков сырья с наиболее выгодными предложениями, а так же отслеживает работу сотрудников и следит за соответствием продукции качеству и стандартам.

Подсистема «Бухгалтерия» выполняет работу по осуществлению финансовой деятельности предприятия, которая направлена на обеспечение финансовыми ресурсами, формирование и распределение доходов и накоплений предприятия, финансирование затрат на расширение производства, соцобеспечение и материальное стимулирование работников.

Подсистема «Отдел продаж» осуществляет поиск новых рынков сбыта, ведет учет материалов и оформляет отпуск материалов для клиента. Принимает мер по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей. Осуществляет контроль реализации продукции.

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции первого уровня ИС ООО «Лазком»

На диаграмме декомпозиции второго уровня работы « Бухгалтерия» (рис. 3) отражаются основные работы деятельности бухгалтерии и их взаимосвязи. Декомпозиция работы «Бухгалтерия» была проведена с целью проектирования основного функционального назначения данного отдела.

«Бухгалтерия» была разбита на подсистемы «Ведение бухгалтерского учета», «Расчет заработной платы», «Прием на работу и увольнение», «Оформление отчетности». На входе диаграммы декомпозиции второго уровня «Бухгалтерия» находятся акты о произведенной продукции, расходные накладные и ТТН, отчеты об отгруженной продукции, рабочие, утвержденная документация. На выходе соответственно уволенные сотрудники, сформированная документация, полная финансовая и хозяйственная отчетность.