Графический подход. Самый популярный на данный момент способ описания бизнес-процессов. Представляет собой графическое представление бизнес-процесса с помощью различных нотаций (например, IDEF или ARIS EPC) с помощью различных инструментальных средств. Представление бизнес-процесса в графическом виде способствует обнаружению проблемных мест в нем, упрощает поиск решения и оптимизации процессов. Именно данный подход к описанию процессов будет использоваться далее в этой работе.
Моделирование бизнес-процессов имеет несколько конкретных целей, достижение которых повышает эффективность использование процессного управления. Выделяют несколько целей моделирования [22]:
Описание бизнес-процессов. Моделирование позволяет полностью изучить процесс и определить действия, необходимые для повышения его эффективности.
Нормирование бизнес-процессов. Моделирование также описывает правила и требования, применяемые к бизнес-процессам в организации. Выполнение этих правил и требований гарантирует получение ожидаемого результата.
Установление взаимосвязей. Моделирование позволяет определить взаимосвязи внутри процесса и между процессами, составить общую систему бизнес-процессов предприятия.
Моделирование также используется для оптимизации процессов. В частности, чтобы оптимизировать какой-либо процесс на предприятии необходимо построить модель бизнес-процесса «как есть», то есть соответствующую реальному положению дел в организации. По построенной модели проводится анализ существующего бизнес-процесса, выявляются его недостатки и ошибки. Следующим шагом для оптимизации процесса является разработка модели процесса «как должно быть», то есть модели процесса с устраненными недостатками и ошибками. На следующем этапе происходит тестирование построенной модели с устраненными недостатками. По результатам тестирования проводится «работа над ошибками» с последующим улучшением процесса [23].
Как упоминалось выше, существует множество нотаций моделирования бизнес-процессов. Также, существует много исследований на тему сравнения нотаций и эффективности их использования.
Изучив несколько таких исследований [24, 25, 26, 27], мною была выбрана наиболее удобная нотация для моделирования бизнес-процессов ООО «Амтек».
Нотация ARIS EPC предназначена для описания бизнес-процесса в виде алгоритма операций, управляемого событиями. Данная нотация включает в себя следующую информацию о процессе:
Операции, выполняемые по ходу процесса.
События, которые служат либо сигналом к началу операции, либо результатом операции (иногда одновременно и результат и сигнал).
Интерфейсы процессов, показывающие связь со смежными процессами.
Логические операторы, служащие для четкого понимания условий тех или иных операций и событий.
Исполнители/Ответственные (должности или бизнес-роли)
Информационные системы, используемые процессом.
Общий вид процесса в нотации ARIS EPC представлен на следующем рисунке (Рисунок 3).
Данная нотация имеет неоспоримые преимущества, а именно - при формировании модели бизнес-процесса в данной нотации выдерживается строгая, формальная логика процесса, а также четко определены все события, возникающие по ходу процесса, все ответственные исполнители. Нотация ARIS EPC хорошо подходит для моделирования бизнес-процессов строительной фирмы.
Рисунок 3. Общий вид бизнес-процесса в нотации ARIS EPC
2. ООО «Амтек»
2.1 Общая информация о компании
Компания ООО «Амтек» была основана в 2004 году, согласно информации с сайта организации [30], компания производит все услуги по проведению строительства, реконструкции и ремонта зданий. Амтек предоставляет весь спектр строительных услуг, начиная с предпроектной подготовки и планирования строительства, заканчивая эксплуатацией построенных зданий и сооружений.
На сайте организации [30] указаны следующие виды работ, проводимые компанией:
Функции генерального подрядчика и технического заказчика
Разработка проектной документацией в полном объеме
Строительство многофункциональных торгово-развлекательных центров, домов, коттеджей
Реконструкция зданий (как комплексно, так и частично)
Ремонт, перепланировка и отделка офисных помещений
Кровельные работы
Земляные и планировочные работы
Фасадные работы
Демонтажные и подготовительные работы
Монтаж свето-прозрачных конструкций
Монтаж систем отопления, водоснабжения и канализации зданий, инженерных систем, вентиляции и кондиционирования, пожаротушения и дымоудаления, электроснабжения.
Монтаж слаботочных систем (пожарная и охранная сигнализация, система цифрового видеонаблюдения и контроля доступа, IT системы)
Устройство септиков, систем очистки, дренажа, водопонижения
Также на сайте Росстата [31] приведены данных о расходах и доходах компании за 2018 год. Согласно этим данным, доходы компании за 2018 год составили 4 331 300 000 рублей, в то время как расходы составили 4 325 390 000 рублей.
В офисе компании работает 48 человек, однако 4 из них - обслуживающий персонал, не имеющий отношения к бизнес-процессам компании. Организационная структура компании представляет собой следующую блок-схему (Рисунок 4). На схеме отражены как вертикальные связи, так и горизонтальные.
Рисунок 4. Организационная структура ООО «Амтек»
Отделы, перечисленные на схеме, располагаются в офисе и включают в себя в среднем 7-8 человек. Отдел с названием «Линия» отделен на схеме от прочих, так как в него входят сотрудники компании, работающие непосредственно на стройке. Туда входит более 500 человек, начиная с инженеров по эксплуатации объекта и прорабов Прораб - непосредственный руководитель работ на стройке. , заканчивая обычными чернорабочими.
Анализ деятельности компании ООО «Амтек»
Каждая организация имеет свою внутреннюю специфику разделения функций между отделами. Поэтому для дальнейшего исследования необходимо ознакомиться с функциями каждого из отделов ООО «Амтек».
Финансовый отдел занимается финансовым и управленческим учётом деятельности предприятия. В обязанности сотрудников данного отдела входит планирование выплат контрагентам и субподрядчикам, предоставление отчётности по средствам, вложенным в строительство. Предоставление информации о ходе выполнения договоров Речь идёт о том, выбрала ли компания бюджет, заложенный в смету, или необходимо внести коррективы в договор, чтобы избежать непредвиденных финансовых потерь. . Ведение учета затрат по объекту (по смете). И прочие отчётности по требованию генерального директора.
Бухгалтерия занимается бухгалтерским учётом, оплатой счетов, предоставляемых отделом обеспечения, выплатой заработной платы сотрудникам.
Отдел обеспечения работает напрямую с «Линией», принимает запросы от прорабов на закупку материалов и использование техники. Также данный отдел работает с поставщиками и прочими контрагентами, ведёт учёт поставок и закупок.
Юридический отдел занимается составлением и редакцией договоров, как генподрядных, так и субподрядных. В обязанности этого отдела также входит ведение судебных тяжб.
Отдел ПТО (производственно-технический отдел) занимается проектными работами, работой с исполнительной документацией (ИД), необходимой для приемки работ заказчиком, составлением актов КС-2, КС-3 КС-2 - акт о приемке выполненных работ. КС-3 - акт о стоимости выполненных работ и затрат формируется суммарно из КС-2 за определённый период. . Ведением отчётности по данным актам, а также делит работу по ИРД со сметным отделом.
Основная работа сметного отдела заключается в составлении сметы объекта, что включает в себя запрос коммерческого предложения у контрагентов и подрядчиков, ведение затрат на объект, проверку выполнения сметы. Частично помогает отделу ПТО с работой по ИРД.
Как было сказано выше, «Линия» работает непосредственно на объекте, производит приемку материалов и работ субподрядчиков, собирает необходимую документацию для бухгалтерии (товарные накладные), запрашивает все необходимые ресурсы у отдела обеспечения.
Почти все контролирующие функции в компании ООО «Амтек» лежат на генеральном директоре. У генерального директора согласуются все производственные затраты (счёт без его подписи не будет оплачен). Также генеральный директор выезжает на объекты с целью контроля выполнения работ. Директор взаимодействует с заказчиками, принимает участие при согласовании условий договоров. Он участвует в большинстве процессов в фирме, как минимум как контролирующий орган.
Деятельность компании ООО «Амтек» делится на два различных блока:
Инвестиционная деятельность. В данный блок входят объекты, строящиеся или построенные по инициативе компании, несущие долгосрочный (в случае сдачи в аренду) или краткосрочный (в случае продажи объекта) доход. Такие объекты строятся за счёт средств компании, без участия заказчиков или сторонних инвесторов.
Генподрядная деятельность. Данный вид деятельности включает в себя работы по генподрядным договорам. Включает в себя взаиморасчёты с заказчиком. Стройка объекта осуществляется за счёт средств, полученных у заказчика.
В данной работе будет проводиться анализ бизнес-процессов, входящих в генподрядную деятельность, так как они являются более сложными. Бизнес-процессы инвестиционной деятельности повторяют большинство процессов генподрядной деятельности с тем различием, что заказчиком в них выступает фирма ООО «Амтек», а не сторонний заказчик, соответственно бизнес-процессы упрощены. Инвестиционная деятельность включает в себя несколько бизнес-процессов, не входящих в генподрядную деятельность, однако эти процессы не являются информационно значимыми для данного исследования.
По результатам участия в одном из проектов генподрядной деятельности мне удалось выявить следующие бизнес-процессы, входящие в данный вид деятельности компании: процессный управление бизнес
Утверждение проекта
Мобилизация
Ежемесячное производство строительных работ
Ежедневное сопровождение стройки
Проектное сопровождение стройки
Финансовое сопровождение стройки
Завершение проекта
Модели данных бизнес-процессов приведены в приложениях 1-7. Процессы представлены «как есть», поэтому включают в себя ошибки. Важно заметить, что процессы, сопровождающие строительство выполняются циклически, то есть повторяются. На момент исследования в организации отсутствуют какие-либо регламенты, регулирующие бизнес-процессы.
В моделях бизнес-процессов использованы следующие аббревиатуры:
УСР - укрупненный сметный расчёт
ИРД - исходно-разрешительная документация
ГПР - график производства работ
Работа с сотрудниками компании
Для обнаружения наиболее серьёзных недочетов бизнес-процессов компании была проведена работа с сотрудниками ООО «Амтек» с целью выявления проблемных процессов и устранения недостатков.
По собственному опыту и общению с сотрудниками компании во время работы над одним из объектов, мне удалось выделить проблемы, часто возникающие в процессе работы с проектом. Для подтверждения и формализации полученных данных был составлен опрос (Приложение 8).
По итогам проведения данного опроса было выявлено, что около 70% сотрудников работает в компании более 5 лет. (Рисунок 5.)
Рисунок 5. Лояльность сотрудников
Это говорит о том, что большинство сотрудников достаточно опытные и не раз сталкивались с недостатками или ошибками в работе компании. А значит, собранные данные актуальны и верны.
В опросе участвовали все сотрудники офиса, а также 3 прораба. Это позволяет точно сказать, что в данном опросе охвачены все сферы деятельности в компании, а значит, собранные данные - полные.
В ходе опроса были собраны следующие данные по вопросу ошибок и недостатков в работе бизнес-процессов компании. (Рисунок 6.) Важно заметить, что ответ на этот вопрос мог включать в себя несколько пунктов.
Согласно полученным данным, наиболее частым ответом сотрудников была проблема с трудоемким процессом согласования документации (получено 24 ответа), что, скорее всего, связано с тем, что строительная сфера строго регламентируема и включает в себя множество бюрократической работы. По 20 раз были указаны ответы про неточность инструкций и несогласованность действий, что может являться непосредственными ошибками в бизнес-процессах.
Рисунок 6. Проблемы в процессе работы.
19 раз было указано дублирование работы, что явно является ошибкой одного из учетных или основных бизнес-процессов. Постоянные корректировки планов как проблема указывались 23 раза, однако, возможно, что это связано не с ошибкой в бизнес-процессе, а с внешними факторами, влияющими на процесс строительства.