ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
«ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ»
Факультет Бизнеса и Менеджмента
Выпускная квалификационная работа
Оптимизация бизнес-процессов строительной компании
Вавилкин Сергей Алексеевич
Москва 2020
Оглавление
Введение
1. Основы процессного управления и моделирование
1.1 Особенности процессного управления в строительстве
1.2 Выбор методологии и нотации моделирования бизнес-процессов
2. ООО «Амтек»
2.1 Общая информация о компании
Заключение
Список литературы
Приложение
Введение
Строительная отрасль - одна из наиболее важных отраслей любой страны, образующая до 10% ВВП. Чтобы отрасль развивалась, необходимо, чтобы элементы отрасли развивались. Согласно Росстату, в России в первом полугодии 2019 года было введено в эксплуатацию на 4,7% больше общих площадей жилых и нежилых зданий в ГНС (в габаритах наружных стен) Общая площадь зданий в ГНС (в габаритах наружных стен) - сумма площадей всех этажей здания (включая технические, мансардные, цокольные и подвальные), измеренных в пределах внутренних поверхностей наружных стен, а также площадей балконов и лоджий. по сравнению со вторым полугодием 2018 года. В Москве же данный показатель за первое полугодие 2019 года превысил второе полугодие 2018 года в 2,5 раза [1]. Таким образом, мы видим, что строительные компании наращивают производственные мощности, однако, как показал опыт работы в строительной компании ООО «Амтек», при наращивании производственных мощностей часто возникают проблемы внутри компании, которые в последствии затрагивают и производственные процессы. Вследствие этого компания справляется с работой не так эффективно, как могла бы, теряет прибыль, также у неё растут собственные издержки, связанные с внутренними функциями компании. В данной работе стоит вопрос анализа бизнес-процессов организации и создания рекомендательной методологической базы для их оптимизации.
Объектом этого исследования является строительная компания ООО «Амтек». Основной вид деятельности по коду ОКВЭД 2: 41.2 - Строительство жилых и нежилых зданий. Компания является крупной: офисных сотрудников - 48 человек, неофисных сотрудников - более 500 человек. Уставной капитал компании - 1 млн. рублей.
Предметом данной работы является анализ бизнес-процессов, существующих в компании, выявление их недостатков и ошибок, с последующими предложениями по оптимизации процессов.
Целью данного исследования является создание рекомендательной методологической базы по оптимизации и совершенствованию основных бизнес-процессов компании ООО «Амтек».
В данном исследовании выдвигается гипотеза, состоящая в том, что, при изучении существующих бизнес-процессов компании ООО «Амтек», будут выявлены конкретные недостатки бизнес-процессов, исправление и изменение которых повлечет за собой улучшение внутреннего взаимодействия в компании, улучшения во взаимодействиях со сторонними агентами рынка и, как следствие, увеличению эффективности работы компании, росту прибыли и укреплению позиций на строительном рынке России.
Для достижения поставленной в данном исследовании цели необходимо выполнить следующие задачи:
Проанализировать деятельность компании и выявить основные бизнес-процессы компании.
Опросить сотрудников компании и собрать актуальные данные по проблемам в работе компании.
Сопоставить проблемы, возникающие у сотрудников, с бизнес-процессами компании, выявить проблемные бизнес-процессы.
Проанализировать проблемные бизнес-процессы посредством моделирования, найти недочеты процессов.
Проанализировать проблемные участки процессов, предложить улучшения, если это возможно.
Построить модель «как должно быть» с учетом выявленных ошибок или недостатков и предложенных улучшений.
Проанализировать оптимизированные бизнес-процессы на предмет эффективности.
В данной работе будут использованы следующие теоретические и эмпирические методы исследования:
Анализ деятельности компании по средствам наблюдения.
Анкетирование сотрудников, последующая обработка собранных данных и их анализ.
Сопоставление данных наблюдений и анкетирования с последующим их анализом.
Моделирование бизнес-процессов компании по средствам методологии ARIS EPC и последующий их анализ.
Подбор решений с использованием анализа опросов сотрудников и прочего сбора данных.
Сравнительный анализ моделей бизнес-процессов на предмет эффективности посредством мысленного эксперимента.
Новизна и актуальность данного исследования заключается в том, что работа включает в себя анализ процессного управления строительной компанией на практике, не в теории, содержит данные по часто возникающим проблемам, имеет большое прикладное значение, а также может быть использована как основа для оптимизации работы компаний, не только ООО «Амтек», но и других компаний со схожими задачами и структурой. Более того, работа содержит инструкции по повышению эффективности работы компании, а также устранению недочетов и ошибок в процессах, отвечающих за деятельность компании, что является практической значимостью данного исследования. Теоретическое же значение работы в содержании в ней описаний моделей основных бизнес-процессов компании, выводов из анкетирования сотрудников, а также концепции оптимизации внутренней функциональности.
Данные, содержащиеся в этом исследовании, были собраны в процессе работы в компании и являются достоверными.
1. Основы процессного управления и моделирование
Определение процессного управления
Постепенно, с появлением и повышением доступности технологий, расширением кадров, а также с увеличением количества производственных и маркетинговых задач, организации начали переходить от функционального управления, наиболее популярного в 20-ом веке, к процессному управлению или управлению бизнес-процессами (англ. BPM - Business Process Management). Впервые понятие о данном подходе появилось в международных стандартах ИСО 9000-2000 [2]. В России на данный момент самым актуальным стандартом, регулирующим и содержащим понятия процессного управления и требования к нему, является ГОСТ Р ИСО 9001-2015.
В процессном подходе к управлению есть несколько ключевых терминов, с которыми необходимо ознакомиться для последующей работы.
Операция - простейшее не составное действие, которое ведет к получению конкретного результата.
Бизнес-процесс - совокупность или последовательность логически связанных операций или процессов, составляющих единое целое, выполняющих одну общую задачу, имеющую ценность для конечного потребителя процесса. Бизнес-процессы бывают разных степеней детализации, в зависимости от этого составляющие части описываемого процесса могут быть простейшими операциями или же вложенными процессами (процессы, не расписываемые на более простые операции при данном уровне детализации) [3]. Существует несколько видов классификации бизнес-процессов, в одной из наиболее распространенных различают три вида бизнес-процессов [4]:
Основные бизнес-процессы - это ключевые процессы в организации, как правило, связанные с конечным продуктом производства, существуют для получения доходов организации.
Обеспечивающие бизнес-процессы - процессы, создающие инфраструктура на предприятии, существуют для поддержки основных бизнес-процессов организации.
Бизнес-процессы управления - процессы, связанные с основными управляющими задачами в организации, например, стратегический менеджмент.
Также иногда выделяют ещё один вид бизнес-процессов в организации - бизнес-процессы развития. К этим процессам относятся процессы, целью которых является совершенствование и развитие организации, а также получение прибыли в долгосрочном периоде.
Бизнес-процессы в организации также разделяют по типам: горизонтальные и вертикальные процессы. Горизонтальные процессы относятся к кросс-организационным процессам, как правило, такие процессы связаны с производством в компании и проходят через все или большинство отделов. Вертикальные же процессы обычно направлены на контроль и идут от производства к высшему менеджменту компании [5].
Вход процесса - Различные ресурсы или источники данных, которые необходимы для начала выполнения бизнес-процесса. Как правило, перерабатываются внутри процесса для получения необходимого результата. Являются неотъемлемой частью процесса (процесс, не имеющий входа, называется враждебным процессом и является одной из грубых ошибок создания бизнес-процесса).
Выход процесса - результат, полученный в итоге исполнения бизнес-процесса. Является необходимой частью бизнес-процесса (при отсутствии выхода процесс является непродуктивным, либо называется процессом с отсутствием вывода, что является ошибками бизнес-процессов) и может представлять из себя как конечный, так и промежуточный продукт или данные, например, документы или отчёты, необходимые для последующей деятельности.
Событие - необходимое условие для возможности определить, что конкретная операция закончена и/или необходимо начать исполнение следующей операции.
Интерфейс - участок бизнес-процесса, на котором задействовано более одного подразделения компании (кросс-функциональный или кросс-организационный процесс).
Владелец процесса - человек, отвечающий за исполнение процесса, контролирующий ход бизнес-процесса или выполняющий его, и, как следствие, несущий ответственность за качество исполняемого процесса. Также может пользоваться результатами бизнес-процесса.
Архитектор процессов - человек, отвечающий за создание бизнес-процессов, а именно их описание и проектирование.
Процессный аналитик - человек, отвечающий за внедрение бизнес-процессов в организацию, мониторинг их эффективности и их оптимизацию.
Клиент процесса - человек или организация (может относиться как к стороне владельца процесса, так и к контрагенту), пользующиеся результатами бизнес-процесса.
Реинжиниринг бизнес-процессов - глобальное и радикальное перепроектирование бизнес-процесса с целью достижения им максимальной эффективности.
Оптимизация бизнес-процессов - непосредственная разработка и реализация мер по совершенствованию (реорганизации, реинжинирингу) бизнес-процессов компании.
Целью внедрения процессного управления, как правило, является улучшение нескольких показателей:
Качество - за качеством бизнес-процесса следит владелец процесса, также внутри процесса чётко определены исполнители, что позволяет избежать перекладывания ответственности, а значит, повысить эффективность всех субъектов, вовлеченных в процесс. Также, правильно выстроенный бизнес-процесс подразумевает постоянный мониторинг качества.
Скорость - экономия времени за счёт четкой регламентации процесса (описания действий, ответственных, временных рамок), указанных сроков выполнения, а также различных автоматизаций, предусмотренных процессом.
Гибкость - процессы должны непрерывно совершенствоваться, подстраиваться под новые обстоятельства и требования.
Уменьшение зависимости организации от кадров (возможность найма менее квалифицированных работников для выполнения заданий по четкой инструкции).
Повышение управляемости организации за счёт контроля над изменениями бизнес-процессов, составляющих основную операционную деятельность компании.
Бизнес-процессы в любой организации должны обладать следующими характеристиками [5]:
Должен быть регламентирован (описан).
Должен быть оптимален (не содержать избыточных операций).
Должен выполняться строго согласно регламенту (описанию).
Должен соответствовать принципу PDCA Принцип PDCA (англ. Plan-Do-Check-Act) - циклически повторяющийся процесс: Планирование, Выполнение, Проверка, Воздействие.
Должен иметь только одного владельца.
Должен включать в себя метрики и показатели KPI KPI (англ. Key Performance Indicators) - ключевые показатели эффективности, могут быть различными метриками, в зависимости от требований. , по которым возможно оценить эффективность процесса.
Обычно при использовании процессного подхода выделяют 4 общие функции, подходящие для всех типов организаций, а именно: планирование, организация, контроль и мотивация. Именно эти функции наиболее важны в управлении с точки зрения процессного подхода [6].
Планирование необходимо для расчёта ресурсов, разграничения зон ответственности, формирования бизнес-процесса. Без планирования невозможно описать последовательность операций для получения результата (выхода процесса).
Организация имеет не менее важную роль, так как от неё зависит реализация бизнес-процесса и, как следствие, продукта. При выполнении данной функции управления необходимо донести до сотрудников компании результаты планирования, а именно: задачи, сроки, зоны ответственности. Для автоматизации данного этапа управления можно использовать различные HRM системы HRM система (англ. Human resources management) - системы по управления персоналом, используются для постановки задач, отслеживания их выполнения и оценки эффективности сотрудников..
Контроль - функция, осуществляемая на протяжении всей деятельности бизнес-процесса. Для упрощения контроля в организации могут быть введены различные стандарты. Контроль осуществляется по проделанной работе на предмет её качества, соблюдения сроков и объемов. Данный элемент управления необходим при любом подходе к управлению организацией.