Дипломная работа: Оптимизация бизнес-процессов строительной компании

Мотивация важна для сотрудников, отвечающих за выполнение бизнес-процесса. Чем больше сотрудник заинтересован в качественном выполнении своих задач, тем лучше он выполнит свою работу. В процессном подходе мотивация тоже является процессом и должна быть спланирована и организована.

1.1 Особенности процессного управления в строительстве

Гусаков А. А., советский и российский ученый, создатель научной школы системотехники в строительстве, определил строительство как сложный динамический открытый процесс. Это обусловлено тем, что любая строительная организация постоянно находится в состоянии изменения и адаптации. Внутри организации непрерывно осуществляются различные процессы, как по внутренним взаимодействиям, так и по взаимодействиям с внешними контрагентами. Постоянно меняются строительные объекты, их степень готовности и этапы строительства. Также меняются методы и материалы работ, кадровый состав [7].

Управление в строительном бизнесе отличается от управления бизнесом в других отраслях своей сложностью и неоднородностью. Классификация строительных организаций включает в себя множество различных факторов, по которым можно разделить строительные компании. В наиболее популярной классификации компании делят по характеру договорных отношений (генподряд, субподряд), по виду выполняемых работ (общестроительные, специализированные), по видам строительства (промышленные, жилищно-гражданские, транспортные и другие), по району деятельности (городского, регионального типов), по численности работающих (малые, средние, крупные) [8].

Однако несмотря на различия, строительные организации имеют характерные черты, отличающие их от организаций другой сферы деятельности. Исходя из этого, большинство строительных компаний можно представить как совокупность трёх систем, которые в свою очередь являются совокупностями бизнес-процессов различных видов, а именно:

Производственная система - включает в себя основные бизнес-процессы, то есть, отвечает за преобразование входных ресурсов в конечный продукт.

Социальная система - включает в себя обеспечивающие (вспомогательные процессы), задача которых предоставить сотрудникам компании условия для профессиональной самореализации в соответствии с задачами компании.

Хозяйственная система - включает в себя управляющие процессы, которые определяют ключевые особенности управления организацией, например - стратегию реализации продуктов инвестиционной деятельности.

Представление строительной организации как сложной динамической системы можно визуализировать с помощью следующей схемы (Рисунок 1).

Классификация самих бизнес-процессов тоже уникальна в строительной отрасли. Наиболее часто используемая классификация для строительных организаций включает в себя следующие виды бизнес-процессов [9]:

Рисунок 1. Строительная компания как сложная система

Основные (базовые) бизнес-процессы - участвуют в формировании основного дохода предприятия. Напрямую взаимодействуют с ресурсами компании.

Обеспечивающие (снабжающие) бизнес-процессы - отвечают за преобразование входных ресурсов в надлежащий вид, требуемый в основном бизнес-процессе, поддерживают инфраструктуру предприятия.

Учётные бизнес-процессы - обеспечивают учет на предприятии, в них входят процессы налогового учета, финансового учета, управленческого учета.

Развивающие бизнес-процессы - способствуют развитию предприятия, наращиванию оборотных мощностей организации, служат для получения прибыли в долгосрочном периоде.

Данная классификация хорошо подходит для строительной организации, так как акцентирует внимание на том, какие процессы наиболее важны в строительной организации.

Взаимосвязь вышеперечисленных процессов можно показать с помощью следующей схемы (Рисунок 2) [9].

Рисунок 2. Взаимосвязь основных видов бизнес-процессов строительной организации

Помимо вышеперечисленных особенностей организаций строительной сферы, существуют общие тенденции в бизнес-процессах строительных компаний. Выделяют следующие характерные черты бизнес-процессов строительных компаний при использовании процессного подхода к управлению [10]:

Кросс-организационный характер бизнес-процессов. В большинстве строительных организаций основные процессы являются кросс-организационными, то есть, проходят через несколько различных отделов организации. Это делает бизнес-процесс более сложным, однако способствует эффективному взаимодействию отделов в рамках бизнес-процессов.

Высокая законодательная обусловленность бизнес-процессов. Применительно к строительной сфере существует множество различных стандартов, которые организация обязана соблюдать в ведении своей деятельности. При создании или оптимизации бизнес-процессов необходимо учитывать эти требования, что делает процессы более трудоемкими и времязатратными. Однако отойти от использования стандартов строительства невозможно.

Значительная длительность и стоимость бизнес-процессов. Большинство строительных работ являются дорогостоящими, а сам процесс стройки в большинстве случаев является длительным процессом. Таким образом, мы можем сделать вывод, что бизнес-процессы, обеспечивающие стройку, включают в себя большое количество затрат и рассчитаны на выполнение в длительном периоде.

Вероятностный характер, значительное количество факторов влияния. Как было выше сказано, строительная организация - это сложная и открытая система, взаимодействующая с огромным количеством внешних факторов (контрагенты, налоговые органы, заказчики). Внешние факторы могут оказывать как позитивное, так и негативное влияние. Иногда внешние факторы могут быть непреодолимы, что ставит процесс стройки под угрозу. В таких условиях невозможно предусмотреть все риски, и, как следствие, бизнес-процессы гибки и легко подстраиваются под внешние факторы.

Неравномерное распределение процессов среди владельцев. Зачастую встречается такое, что один сотрудник является владельцем нескольких бизнес-процессов компании. Как следствие, на нём лежит ответственность за несколько бизнес-процессов, что не гарантирует эффективного выполнения каждого из них. Это является проблемой во многих компаниях. Решением данной проблемы может быть перераспределение бизнес-процессов среди сотрудников.

Также, в одном из исследований по теме реинжиниринга бизнес-процессов в организациях строительной отрасли, [11] были приведены тенденции реинжиниринга, на основе данных опроса 37 различных топ-менеджеров строительных организаций. При анализе ответов на опрос были выявлены следующие тенденции изменений в бизнес-процессах при их оптимизации (Таблица 1).

Таблица 1. Особенности изменений бизнес-процессов.

Также в исследовании была проведена оценка эффективности изменений по критериям качества бизнес-процессов (Таблица 2).

Таблица 2. Оценка эффективности оптимизации процессов

Более того, в этом же исследовании приводится оценочная статистика по наиболее проблемным местам в процессе произвоздва. В таблице (Таблица 3) приведены функции бизнес-процессов, а также их оценка по пятибалльной шкале, насколько проблемные эти процессы. Оценку проводили топ-менеджеры строительных организаций, основываясь на своём опыте работы с основными бизнес-процессами [11].

Таблица 3. Оценка сложности выполнения бизнес-процессов

Приведенные результаты можно будет использовать в дальнейшем исследовании как опору для составления опроса сотрудников рассматриваемой в работе компании.

1.2 Выбор методологии и нотации моделирования бизнес-процессов

Изучив теоретические аспекты процессного подхода к управлению организацией, а также специфику процессного управления в строительной отрасли, появилась необходимость, для последующих исследований, изучить вопрос моделирования бизнес-процессов. В данном подпункте исследования необходимо ознакомиться с целями моделирования, а также выбрать наиболее подходящую нотацию для описания бизнес-процессов с целью последующей регламентации.

В данном подпункте исследования будут применяться некоторые термины, знание и понимание которых необходимо для понимания работы.

Модель - это отображение какого-либо процесса с разной степенью детализации, создаваемое для решения конкретных задач.

Нотация (методология) описания бизнес-процесса - совокупность методов представления процессов реального производства в виде модели.

Моделирование бизнес-процессов - прикладное представление работ, проводимых предприятием в ходе ведения своей деятельности, в заданной нотации с целью анализа и последующих манипуляций.

Моделирование необходимо для создания регламентов бизнес-процессов, которые в свою очередь являются основными документами бизнес-процессов. Регламентация бизнес-процесса позволяет анализировать проблемные места процессов, а также разрабатывать и вводить улучшения для процессов. Также важной функцией регламентов бизнес-процессов является стандартизация процессов организации, что обеспечивает четкую повторяемость процессов [20]. Модель бизнес-процесса должна содержать ответы на следующие вопросы:

С чего начинается процесс?

Какие операции необходимо выполнить для получения ожидаемого результата?

Какова последовательность выполнения операций?

Как осуществляется контроль и управление бизнес-процессом?

Кто выполняет операции?

Какие входные ресурсы используются в процессе?

Какие ресурсы или продукты появляются по завершению или ходу процесса?

Чем заканчивается процесс?

Существует несколько способов описания бизнес-процессов [21]:

Текстовый способ. Самый простой из способов описания, так как процесс с помощью него представляется в виде текстового описания действий, происходящих по ходу выполнения бизнес-процесса. Способ сложен для анализа и последующей оптимизации бизнес-процессов.

Табличный способ. Является более формализованным способом описания в отличие от вышеупомянутого текстового способа. Процесс в данном способе представляется в форме таблицы, заголовки столбцов которой приведены ниже (Таблица 4).

Таблица 4. Заголовки столбцов табличного метода описания БП

Данный способ подходит для проведения анализа бизнес-процессов и является достаточно популярным в различных компаниях.