Книга / учебник: Облік необоротних активів та виробничих запасів

Підставою для таких записів по дебету субрахунку 333 є квитанції установ банку, Ощадбанку, поштового відділення зв'язку, копії супровідних документів про здачу виручки інкасатором банку, а по кредиту - виписки банку.

Для перевірки достовірності облікових даних по цих операціях проводиться щомісячна інвентаризація щоб уникнути розбіжностей (недостач або надлишків) між обліковими і фактичними даними.

За наявності на дату балансу по дебету рахунку 33 залишки не зарахованих на поточний рахунок грошових коштів такі суми відбиваються у формі №1 "Баланс" в рядку 250 у складі інших оборотних активів.

2.5 Порядок ведення касових операцій на підприємстві

Велика частина розрахунків по виконання зобов'язань підприємств ведеться в безготівковій формі через установи банків, проте нерідко використовуються і готівкові розрахунки.

Готівкові розрахунки - це платежі грошовою готівкою підприємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також по операціях, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) і іншого майна.

Всі операції підприємств між собою, з підприємцями і з фізичний особами, пов'язані з ухваленням і видачею наявних грошових коштів, проводяться через касу підприємства.

Каса підприємства - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, прийому, видачі, зберігання готівки та інших цінностей, а також касових документів.

Зберігати в касі грошову готівку і інші цінності, які не належать підприємству, забороняється.

Вся готівка в касах повинна знаходитися у вогнестійких металевих сейфах, які після роботи каси закриваються на ключ і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключ і печатка зберігаються у касира, дублікати ключів в опечатаній касиром упаковці (пакеті, мішечку, шкатулці) - у керівника підприємства.

Перед початком роботи, до того як відкрити двері касового приміщення, касир зобов'язаний переконатися в тому, що пошкоджень печатки, замку дверей немає.

Якщо пошкодження виявлені, не слід робити самостійно ніяких дій, треба відразу ж повідомити про це керівникові підприємства, який прийме необхідні заходи (повідомить у відповідні органи і т. д.).

На керівника підприємства покладений обов'язок обладнати касу належним чином і забезпечити збереження грошової готівки. За невиконання даної вимоги він несе відповідальність згідно законодавству.

Обов'язки касира

Касові операції проводить касир, якщо ця посада передбачена на підприємстві штатним розкладом. Якщо в штатному розкладі посади касира немає, то по письмовому розпорядженню керівника підприємства обов'язки касира покладаються на головного бухгалтера або іншого працівника підприємства.

Касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Для цього при зарахуванні касира на роботу керівник підприємства укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність (зберігається в особистій справі касира) і знайомить його під розписку з вимогами Положення про ведення касових операцій.

У обов'язки касира входить.

• отримання готівки в банку і здача касових надходжень в банк;

• прийом в касу і видача з каси готівки;

• оформлення касових документів;

• ведення касової книги;

• дотримання ліміту каси;

• здійснення контролю за своєчасним поверненням невикористаних підзвітних сум.

Касирові забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам. У разі несподіваної відсутності на роботі касира цінності, що знаходяться у нього під звітом, перераховуються особою, на яку будуть покладені його обов'язки, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або комісії, після чого складається акт.

Документальне оформлення касових операцій

Надходження і видача грошових коштів з каси підприємства оформляються касовими ордерами, витратними відомостями, розрахунковими документами, документами по операціях із застосуванням платіжних карток, іншими касовими документами.

Каси підприємств приймають готівку по прибуткових касових ордерах форми №КО-1, підписаним головним бухгалтером або особою, на це уповноваженим. При прийомі гро форми №КО-1шей в касу видається квитанція з штампом за підписами головного бухгалтера і касира або відтисненням касового апарату.

Видача готівки з каси підприємства проводиться по витратних касових ордерах форми №КО-2 або належно оформлених інших документах з накладенням на ці документи штампу з реквізитами витратного касового ордера. Документи на видачу грошей повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими.

У випадках, коли на прикладених до витратних касових ордерів документах, заявах, рахунках є дозвільний підпис керівника підприємства, підпис керівника на витратних касових ордерах необов'язковий.

При видачі грошей по витратних касових ордерах або документах, їх замінюючих, окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, який підтверджує особу одержувача, записує назву і номер документа, ким і коли він виданий, і бере розписку одержувача.

Розписка про отримання грошей може бути зроблена тільки власноручно чорнилом або пастою кулькової ручки з підтвердженням отриманої суми прописом і цифрами. При отриманні грошей по відомості суму прописом не указують.

Видачу грошей касир проводить тільки особам, вказаним у витратному касовому ордері або документі, який його замінює.

Виплата заробітної платні, інші виплати, як правило, проводяться по платіжних відомостях без складання розрахункового касового ордера. На титульному листі платіжної відомості робиться запис про дозвіл видачі грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.

Після закінчення встановленого терміну оплати праці, виплати пособій з тимчасової непрацездатності, стипендій і премій касир повинен:

- в платіжній відомості проти прізвищ осіб, яким не проведена оплата поставити штамп або зробити відмітку від руки "Депонент";

скласти реєстр депонуюємих сум;

в кінці відомості зробити напис про суму, що фактично видана, і недоотриману суму що підлягають депонуванню, звірити дані суми із загальним підсумком по платіжній відомості і скріпляти напис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Гроші по відомості видав (підпис)";

записати в касову книгу суму, що фактично видана, і проставити на відомості штамп: "Витратний касовий ордер №_______".

Бухгалтерія здійснює перевірку відміток, зроблених касирами в платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонуємих по них сум.

Депоновані суми підлягають здачі до установи банку, по яких складається один загальний витратний касовий ордер.

Прибуткові і витратні касові ордери або замінюючі їх документи, негайно після отримання або видачі по них грошей підписуються касиром, а прикладені до них документи погашаються штампом або написом "Сплачено" з вказівкою дати (числа, місяця, року).

Прибуткові і витратні касові ордери або замінюючі їх документи до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і витратних касових ордерів, де їм привласнюється номер. Витратні касові ордери, оформлені в платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на виплату заробітної платні, реєструються після її видачі.

Всі надходження і видачі готівки підприємства відображаються в Касовій книзі .

Кожне підприємство, що має касу, веде тільки одну Касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастиковою печаткою. Кількість листів в Касовій книзі завіряється підписами керівника і головного бухгалтера даного підприємства або вищестоящого органу.

Записи в Касовій книзі проводяться в 2-х екземплярах через копіювальний папір. Другі екземпляри листів повинні бути відривними, вони служать звітом касира. Перші екземпляри листів залишаються в Касовій книзі. Перші і другі екземпляри листів нумеруються однаковими номерами.

Записи в Касову книгу проводяться касиром відразу після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому замінюючому його документу. Щодня в кінці робочого дня касир підводить підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає в бухгалтерію як звіт касира другий відривний лист (копію записів в Касовій книзі за день) з прибутковими і витратними касовими документами під розписку в Касовій книзі.

Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у витратному касовому ордері або в іншому замінюючому його документі, у виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира. Готівка, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується в дохід підприємства.

.6 Інвентаризація каси

З метою контролю за збереженням готівки на підприємстві в терміни, встановлені керівником, проводиться інвентаризація каси.

Згідно п. 3 Інструкції № 69 обов'язкова інвентаризація проводиться:

• перед складанням фінансової звітності;

• при зміні матеріально відповідальної особи (на день приймання-передачі справ);

• при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (в день встановлення таких фактів);

• у разі техногенних аварій, пожеж або стихійного лиха (на день після закінчення вказаних явищ) і в інших випадках.

Для проведення інвентаризації каси видається наказ, яким призначається інвентаризаційна комісія (якщо немає тієї, що постійно діє) і визначаються терміни її проведення.

До складу комісії можуть входити:

• голова - керівник підприємства або призначена ним особа;

• члени комісії - головний бухгалтер (бухгалтер), економіст і ін.

Касир або працівник, виконуючий обов'язки касира, не входить до складу інвентаризаційної комісії, але обов'язково присутній при проведенні інвентаризації.

Перед початком інвентаризації касир складає касовий звіт за поточний день і заповнює розписку, текст якої приведений в акті про інвентаризацію.

Інвентаризаційна комісія перераховує готівку та інші цінності, що все знаходяться в касі ( цінні папери, чекові книжки, бланки строгої звітності, грошові документи (акції, облігації, сплачені санаторно-курортні і туристичні путівки і т. п.)).

Залишок готівки в касі звіряється з даними книг обліку. Якщо підприємство застосовує реєстратори розрахункових операцій (РРО), то сума грошової готівки, що знаходиться на місці проведення касиром розрахунку, звіряється з сумою, вказаною в звіті РРО (у розрахункових книжках і книгах обліку розрахункових операцій).

В результаті інвентаризації каси можуть бути виявлені розбіжності між фактичною наявністю готівки і даними обліку по касовій книзі. Грошові кошти, що зберігаються в касі, але не підтверджені касовими документами, вважаються надлишком грошової готівки. Вони оприбутковуються в касу з складанням прибуткового касового ордера і зараховуються в дохід підприємства. Сума недостачі стягається з винного лиця відповідно до законодавства України.

При виявленні в касі підприємства недостач або надлишків грошових коштів касир повинен дати письмове пояснення причин їх виникнення.

Порядок відображення недостач і надлишків наведено у табл. 1.2.5.

Таблиця 1.2.5 - Порядок відображення результатів інвентаризації каси

Якщо на підприємстві ведеться облік касових операцій з використанням комп'ютера, тоді слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів обробки касових документів.

Після завершення інвентаризації складається акт про результати інвентаризації наявних кошті в 2 екземплярах. Один екземпляр передається в бухгалтерію підприємства, другий залишається у матеріально відповідальної особи. У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається в 3 екземплярах (для матеріально відповідальної особи, що здала цінності, і матеріально відповідальної особи, що прийняла цінності, а також для бухгалтерії).

.7 Порядок встановлення ліміту каси

Щоб в касі підприємства не накопичувалися крупні суми грошових коштів, вони повинні здаватися в банк для зарахування на поточний рахунок.

Ліміт каси - це граничний розмір грошової готівки в касі на кінець робочого дня, перевищувати який підприємство не має права.

Ліміт каси встановлюється окремо по підприємству і по кожному його відособленому підрозділу. Підприємство самостійно встановлює ліміт каси на підставі розрахунку середньоденного надходження грошової готівки в касу або її середньоденної видачі з каси.

Знов створені підприємства встановлюють ліміт каси на перші три місяці відповідно до прогнозних розрахунків, а потім переглядають його з урахуванням фактичних показників.

Встановлений ліміт каси затверджується внутрішнім наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Вся готівка, що перевищує ліміт каси, повинна бути здана в банк для зарахування на поточний рахунок підприємства. Терміни здачі наявних грошових коштів для зарахування на банківський рахунок підприємства визначають і погоджують в договорах з обслуговуючим банком:

• щодня (в день надходження наявної виручки в їх каси або наступного дня);

• не рідше одного разу на п'ять робочих днів;

• на наступний робочий день банку і підприємства.

Якщо підприємство в окремі дні не має перевищення ліміту каси, то тоді воно може не здавати у встановлені терміни грошову готівку.

Обмеження ліміту каси

Положення №637 встановлює деякі обмеження на розмір ліміту каси:

. Для підприємств, що здають наявну виручку в банк щодня (в день її надходження в касу) або на наступний після її надходження день, ліміт встановлюється в розмірах, необхідних для забезпечення їх роботи на початку робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження грошової готівки в касу (за три будь-яких місяця підряд з останніх 12).

. Для підприємств, що мають термін здачі грошової готівки в банк не рідше за один раз на п'ять робочих днів, розмір ліміту каси повинен бути не більше 5-кратного розміру середньоденного надходження грошової готівки (за три будь-яких місяця підряд з останніх 12).

. Для підприємств, ліміти каси яким встановлюються згідно фактичним витратам грошової готівки (окрім виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), - не більше розміру середньоденної видачі готівки (за три будь-яких місяця підряд з останніх 12).