деятельность Департамента можно описывать по разному с помощью различных моделей, каждая из которых будет давать описание лишь определенного аспекта его работы;
непрерывность функционирования и развития Департамента и его структурных подразделений;
Департамент и входящие в него структурные подразделения всегда будут стремиться к равновесию и устойчивости;
постоянное стремление Департамента с одной стороны к дифференциации, с другой стороны к мобильности.
Далее определим важнейшие принципы системного подхода к разработке и принятию управленческих решений в Департаменте:
четкая формулировка конкретных целей - вот с чего должен начинать процесс принятия решений руководитель Департамента;
руководителю Департамента необходимо рассматривать существующую проблему как целое, как единую систему и выявлять все последствия и взаимосвязи каждого частного принятого им управленческого решения;
руководителю Департамента необходимо проводить выявление и анализ всех разработанных альтернативных вариантов для достижения цели;
цели, которые ставят перед собой структурные подразделения Департамента не должны противоречить друг другу, и не вступать в конфликт с целями всего Департамента и обеспечивать достижение главной цели, т.е. философии организации;
руководителю Департамента необходимо применять метод «восхождение от абстрактного к конкретному», т.е. движение, но не реального предмета, который всегда есть конкретная живая целостность, а «мыслящей головы», которая осваивает для себя эту целостность единственно возможным способом;
руководитель Департамента в своей деятельности руководствуется единством анализа и синтеза, логического и исторического;
руководитель Департамента должен выявлять в объекте управления различные связи и устанавливать их взаимодействие;
Руководителю Департамента необходимо рассматривать его работу с позиции «черного ящика», т.е. всеми способами изучить поведение Департамента, его реакцию на разнообразные внешние воздействия, и в то же время абстрагироваться от его внутреннего устройства.
Таким образом, работу Департамента необходимо изучать не только как совокупность взаимосвязанных элементов, но и как целое, которое взаимодействует с внешней средой на входе и выходе системы. [21]
Системный подход - это философия построения, функционирования и развития Департамента и его структурных подразделений. Управленческое решение необходимо рассматривать как результат конкретной управленческой деятельности руководителя Департамента. Следовательно, разработка и принятие управленческих решений является основой его управления структурными подразделениями, входящими в Департамент и Департаментом в целом. [22]
Системный подход -- это подход к исследованию объекта как системы, в которой выделяются элементы, их внутренние и внешние связи, которые могут наиболее существенным образом влиять на результаты его функционирования.
В процессе разработки решений в Департаменте можно выделить следующие этапы: необходимо определить стратегические цели Департамента; выявить проблемы при достижении заданных целей; исследовать проблемы и поставить диагноз; найти пути решения проблемы; оценить все альтернативы и выбрать наилучшую из них; согласовать управленческое решение; утвердить управленческое решение; подготовить управленческое решение к реализации; осуществить контроль реализации управленческого решения и достижение на основании его внедрения стратегических целей Департамента. [12]
Таким образом, системный подход основан на представлении системы как целостного элемента, обладающего новыми свойствами по сравнению со свойствами, которые составляют ее элементы. Новые свойства выражаются, в частности, в способности решать возникающие проблемы или достижение новых целей.
Таким образом, проектирование работы сложной системы можно разбить на два этапа: внешнее или макро- и внутреннее или микро -проектирование. Внешнее проектирование ответит на вопрос: «какова цель создания системы?». Внутреннее проектирование на вопрос: «какими средствами может реализоваться система?». Этап внешнего проектирования складывается из этапов анализа и синтеза. На первом этапе формируется цель разрабатываемой системы, проводится изучение существующей системы, составляется генеральная схема будущей системы. На втором этапе -- последовательно выполняется эскизное, техническое, рабочее планирование системы. [6]
Отмечено, что в любой организации, а именно в Департаменте действуют одновременно объективные законы, которые оказывают существенное воздействие на конкурентоспособность разрабатываемых и принимаемых управленческих решений. Однако, если руководитель Департамента не будет знать данные объективные законы организации и вести учет их проявления, то данный фактор может привести к неоправданным ошибкам в управлении Департамента. Приведем эти объективные законы: - объективный закон «...приоритета целого над частью»; - объективный закон «...учета системы потребностей»; - объективный закон «синергии» проявляется в том, что «.сумма свойств системы не равна сумме свойств ее компонентов»; - объективный закон «наименьших»; - объективный закон «самосохранения»; - объективный закон «онтогенеза»; - объективный закон «композиции»; - объективный закон «пропорциональности»; объективный закон «упорядоченности и информированности»; объективный закон «единства анализа и синтеза» и др.
Установлено, что все объективные законы организации действуют не изолированно друг от друга, а в диалектическом взаимодействии, в определенной системе «горизонтальных» и «вертикальных» связей системы управления Департаментом.
К методам выявления мнения можно отнести интервью, анкетирование мнений, выборочные опросы и экспертизу. Ниже рассмотрим некоторые из них. Проведение интервью - это метод, при котором информацию получают в ходе устного непосредственного общения. Вопросы и ответы регистрируются и анализируются. [20]
Так как Департаментом имущественных и земельных отношений Воронежской области должна быть проведена инвентаризация земель сельскохозяйственного назначения в разрезе всех муниципальных районов, организовано ведение базы данных, созданы карты на каждый муниципальный район, на которых можно наглядно отобразить всех землепользователей. В ходе инвентаризации основные усилия направляются на выявление всех хозяйствующих субъектов.
Анкетирование - это письменный опрос, наиболее распространенный вид опроса, в котором общение исследователя и респондента опосредовано текстом анкеты. Характерными особенностями метода экспертных оценок являются:
во-первых, научно-обоснованное проведение этапов экспертизы, которая обеспечивает наибольшую эффективность работы на каждом из этапов;
во-вторых, необходимость применения количественных методов оценки. [5]
Системный анализ предусматривает использование как строгих количественных, так и логических суждений, опыта и интуиции. С помощью системного анализа можно исследовать любые проблемы, учитывая не только те факторы, влияние которых может быть выражено количественно, но и факторы, оцениваемые качественно. [8]
Р. Доусон отличает следующие характерные черты системного анализа: принимаемые решения могут касаться отдельных элементов системы; анализ осуществляется для всего комплекса проблем и сводится до уровня составляющих их частей; в системном анализе первостепенное значение должны иметь такие факторы, как стоимость и качество работы, поэтому руководитель должен иметь о них ясное представление; системный анализ не может заменить логические суждения, он является по отношению к ним вспомогательным элементом. [10]
В настоящее время мозговой штурм, известный также под названием мозговой атаки, конференции идей, коллективной генерации идей - наиболее известный и широко применяемый метод поиска идей путем творческого сотрудничества группы специалистов. [28]
Итак, мозговой штурм состоит из следующих этапов: подготовительный, генерирование идей, заключительный - анализ и оценка идей. [19] Главным вопросом в проведении процедуры выбора альтернативы является критерий такого выбора, в соответствии с которым задаются приоритеты в принятии управленческих решений. [20]
Метод Дельфи, как технология принятия управленческих решений, применяется на этапах формулировки проблемы и оценки различных способов ее решения, т.е. данный метод один из инструментов выбора и оценки управленческого решения. [13]
С помощью данного метода можно разрешить следующую проблему Департамента, т.е. оптимизировать разработку нормативно-правовой базы взаимодействия структурных подразделений, т. к. ряд текущих актов рассеивается во множестве приказов, инструкций, служебных записок. Недостатки взаимодействия можно объяснить недостаточным количеством разделов, посвященных порядку и периодичности взаимодействия представителей различных отделов, т.е., иными словами, в необходимой мере обеспечить «горизонтальные» связи взаимодействия между структурными подразделениями.
Должностные регламенты как метод наглядного представления работы Департамента представляют собой документы, которые регламентируют полномочия и обязанности работника в соответствии с занимаемой им должностью. [9]
Прежде всего, разработка должностных регламентов имеет смысл при наличии в организации стратегического плана развития. [11]
Таким образом, для того чтобы должностные регламенты стали действительно нужными документами и регулярно использовались в процессе управления организацией, необходимо соблюдение некоторых общих правил. Для того чтобы должностной регламент приобрел обязательную для сотрудника силу, его надо сначала утвердить приказом руководителя, а после этого обязательно ознакомить работника под роспись. [2]
Ведение переговоров как метод обеспечения эффективности принятых управленческих решений может выступать способом разрешения конфликтных ситуаций как внутри организации, так и в контакте с внешней средой. [1]
Цель этого метода заключается в том, что конфликт для человека оказывает вредное воздействие, как на самого человека, так и на его работу, на состояние всего коллектива, на психологический климат коллектива. [3]
В настоящее время существуют некоторые проблемы в разработке и принятии управленческого решения, в том числе и в органах исполнительной государственной власти субъектов Российской Федерации. Прежде всего, первая проблема в принятии управленческого решения состоит в том, что из множества вариантов действий руководителя, ему необходимо выбрать наилучший вариант. Вторая проблема разработки и принятия управленческого решения представляет собой аспект того, что целям необходимо придать количественные значения и качественные характеристики. Причем количественные значения более предпочтительны, так как они позволяют формализовать задачу выбора альтернативного варианта управленческого решения. Третья проблема - это некоторая ограниченность различных ресурсов организации, прежде всего их, необходимо оптимально распределить по задачам, а также выбрать способ их использования, применения и реализации. [2]
Следует отметить, что одна и та же цель может быть достигнута разными альтернативными способами. При выборе наилучшего варианта действий, обеспечивающего максимальную эффективность деятельности, руководитель Департамента выбирает оптимальный вариант по заданному критерию или группе критериев, а сам процесс поиска этого управленческого решения ему необходимо оптимизировать при помощи экспертов, которыми являются руководители отделов Департамента. [24]
На наш взгляд, основными недостатками системы разработки и принятия управленческих решений в органах государственной исполнительной власти могут быть:
не всегда может присутствовать четкая постановка и формулировка целей принятия управленческих решений;
недостаточная обратная связь, которая может проявляться в недостаточной своевременности принятия управленческих решений из-за того, что руководитель не вовремя узнает о необходимости принятия управленческих решений, а также недостаточная адаптивность управленческих решений, что может проявляться в нерегулярном мониторинге принимаемых решений и внесении необходимых корректировок в них;
недостаточно эффективно используется функция системного подхода к разработке управленческих решений, которая может проявляться в том, что не все принимаемые решения в полной мере учитывают их влияние на различные аспекты деятельности организации. [15]
Департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области является исполнительным органом государственной власти в сфере имущественных и земельных отношений, который уполномочен осуществлять государственное управление в области приватизации, управления и распоряжения государственным имуществом и земельными ресурсами на территории Воронежской области в пределах своей компетенции.
Далее рассмотрим организацию работы по подготовке и принятию решений, исполнению и контролю принятых решений. В соответствии с Положением о Департаменте данный исполнительный орган обязан разрабатывать и организовывать реализацию стратегий, концепций и программ эффективного использования и распоряжения государственным имуществом и земельными ресурсами, принимая соответствующие управленческие решения и исполняя их. Информация о порядке исполнения возложенных на Департамент государственных функций представляется непосредственно в Департаменте посредством размещения сведений в информационно -телекоммуникационных сетях общего пользования, в т. ч. в сети Интернет, публикации в средствах массовой информации и издания информационных материалов.