Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Обеспечение эффективности принимаемых решений на основе системного подхода (на примере департамента имущественных и земельных отношений Воронежской области)
Карташов В.К.
Глазков Е.Б.
Аннотация
управленческий исполнительный власть
В статье рассматриваются понятие управленческого решения, этапы процесса принятия решения региональной исполнительной государственной власти, роль источников информации в принятии управленческих решений, современные модели и методы оценки качества источников информации, теоретические аспекты системного подхода к разработке и принятию управленческих решений, характеристика и применение методов принятия управленческих решений, подходы к разработке направлений принятия управленческих решений и обеспечения их эффективности и практические рекомендации по совершенствованию принятия управленческих решений и обеспечения их эффективности.
Ключевые слова: управленческое решение, системный подход, методы оценки.
Abstract
The article discusses the concept of managerial decisions, steps in decision making process of regional Executive power, the role of information sources in management decisions, current models and methods of assessing the quality of sources of information, theoretical aspects of a systematic approach to the development and adoption of administrative decisions, characterization, and application of methods of management decision making, approaches to the development of areas of managerial decision-making and ensure their effectiveness and practical recommendations to improve management decisions and ensure their effectiveness.
Key words: managerial decision, systems approach, assessment methods.
Введение. В настоящее время одним из критериев функционирования и повышения эффективности работы органов исполнительной государственной власти региона является разработка, обоснование, принятие и реализация управленческих решений с использованием системного подхода.
Следует отметить, что в настоящее время существенно возрастает роль информации и информационных потоков в разработке и принятии управленческого решения. Чем более качественная информация поступает в органы исполнительной государственной власти региона, тем эффективнее будут принятые ими управленческие решения. Осознание органами исполнительной государственной власти значимости экономической сущности информации привело к необходимости получения качественной информации из соответствующих информационных источников. Следовательно, возникла необходимость в изучении различных информационных процессов в управлении и разработке новых методов, которые помогли бы оценивать информацию при разработке и принятии управленческих решений с позиции ее качества. Одной из основных характеристик качества информации является ее источник.
В настоящее время для оптимизации управленческих решений и обеспечения их эффективности необходимо оценивать качество источника информации, т.к. именно источники информации, а не отдельные информационные сообщения могут создать определенную базу для принятия управленческих решений. Данная проблемная ситуация накладывает отпечаток на вопросы эффективности управления органов исполнительной государственной власти региона. Поэтому экономия на качестве разрабатываемого управленческого решения может принести в будущем потери из-за тиражирования неэффективного решения на последующих этапах управления. Отметим, что эффективность управленческих решений это есть ресурсная результативность, которая получена по результатам разработки, принятия и реализации управленческих решений в организации. В качестве ресурсов могут выступать финансы, материалы, здоровье персонала, организация труда и другие.
Основная часть. Отметим, что процессами, которые происходят в организации необходимо управлять. В организации руководители в своей деятельности основываются на знание основных функций управления. Руководителю необходимо процесс организовать, спланировать, т.е. спрогнозировать, мотивировать своих подчиненных, а также осуществить учет и контроль деятельности подчиненных. Основу методологического обеспечения конкурентоспособности разрабатываемых управленческих решений составляет системный подход и система объективных законов организации.
Таким образом, под управленческим решением необходимо понимать поиск наилучшего варианта действий, т.е. управленческое решение может быть получено в результате проведения ситуационного анализа, использования прогнозирования и оптимизации, применения экономического обоснования и в конечном итоге выбора наилучшей альтернативы из множества вариантов достижения цели организационной системы.[17]
Трофимова Л.А. и Трофимов В.В. говорят о том, что «...управление может представлять собой некоторое целенаправленное воздействие на организацию, осуществление координации для достижения поставленных целей». Таким образом, управленческое решение понимается данными авторами как акт выбора одной из возможных альтернатив и является результатом деятельности руководителя.[25].
Прохоров Ю.К. несколько уточняет понятие управленческого решения: «...управленческое решение - это не просто результат выбора, а вариант действий, который руководитель выбирает в соответствии с занимаемой должностью с целью обеспечения выполнения стоящих перед организацией задач». [27]
Лукичева Л.И. подходит к определению понятия управленческого решения несколько иначе. Так, «управленческое решение - это творческое и волевое воздействие руководителя, направленное на достижение поставленных целей. Важно понимать, что такое воздействие основано на знании объективных законов функционирования системы управления и анализе информации о ее состоянии». [26]
Асаул А.Н. дал определение управленческому решению - это ... директивный выбор целенаправленного воздействия на объект управления, который базируется на проведении анализа проблемной ситуации и содержит оптимальную программу для достижения цели». [3]
Российский ученый Э.А. Смирнов, понимает «.под управленческим решением результат мыслительной деятельности руководителя или управленческой команды организации, направленный на подчиненных для разрешения возникших проблем». [24]
Таким образом, управленческое решение является результатом осуществления субъектом управления, т.е. руководителем выбора определенного варианта действий для решения поставленных организационных или управленческих задач. Само же управленческое решение состоит из набора взаимосвязанных и последовательных действий, которые направлены на разрешение возникающей проблемы и устойчивую работу системы управления организации в дальнейшем.
Лапыгин Ю.Н. выделяет 4 этапа в процессе разработки и реализации управленческого решения: - осуществление выявления проблемной ситуации; - подготовка самого управленческого решения, т.е. проведение анализа проблемы, генерирование и оценка альтернатив; - осуществить управленческое воздействие; - осуществить контроль за выполнением управленческого решения и оценить его эффективность. [27]
Зуб А.Т. определяет следующую схему принятия рационального управленческого решения, состоящую из четырех этапов: 1). Необходимость определения проблемы, ее осознание и идентификация. 2). Необходимость сбора информации для разработки альтернатив. 3). Необходимость идентификации решения, т.е. разработка критериев оценки альтернатив, их оценка и в конечном итоге выбор. 4). Необходимость реализации управленческого решения и осуществление контрольной функции управления. [23]
Таким образом, качество управленческого решения -- это соответствие всех параметров выбранной альтернативы решения системе характеристик, которая удовлетворяет и его разработчиков и его потребителей и может обеспечить эффективность его реализации. Требования к качеству управленческого решения: научная обоснованность; своевременность;
непротиворечивость; адаптивность и реальность. Оно может быть обеспечено на использовании необходимой и достоверной информационной составляющей. [7]
Следует отметить, что информация - очень многогранное понятие. В науке существует множество определений информации, однако, ни одно из них не является общепринятым определением. Приведем краткий обзор трактовок понятия информации. [4]
Качество информации может быть искажено как внешними условиями, например, закрытым доступом информации, коммерческой или государственной тайной, так и внутренними причинами, например, приспособлением или нежеланием что-то изменить в работе исполнителей. Также нужно отметить, что объективно качество информации зависит от того, в каком состоянии она находится: детерминированном, стохастическом (вероятностном) или неопределенном. [17]
Необходимо отметить, что управленческие решения, принятие которых основано на существующей детерминированной (определенной и конкретной) информации, как правило, могут иметь высокую эффективность. Например, управленческое решение по поводу формирования ассортимента и методов продвижения табачной или алкогольной продукции исходит из законодательно детерминированной информации. В качестве примера решений, основанных на стохастической (случайной и непредсказуемой) информации, можно привести следующее - определение целевой аудитории и потенциальных рынков сбыта.
Наиболее сложными решениями являются решения, принимаемые на основе неопределенной информации. В подобных ситуациях на первый план выступает опыт и интуиция управленца. В качестве примера можно привести решение по поводу выбора метода ценообразования для инновационного продукта. Отметим, что на разработку управленческих решений может влиять и качество обработки информации. Для этого можно использовать метод экспертных оценок.[16]
В настоящее время ведется работа по определению общепринятых методов отбора источников информации, так как объем информации и количество их источников в мировом сообществе постоянно растет.
Следует отметить, что первичная информация может быть как внутренней, так и внешней. Существуют иные классификации источников информации, разработанные по другим классификационным признакам. Рассмотрим классификации и то, как классификационный признак связан с качеством информации, поступающей из данного источника.
В зависимости от способа хранения и передачи информации выделяют четыре вида источника: устные свидетельства, печатные материалы, артефакты, аудиовизуальные (технические) свидетельства. Применительно к качеству информации, классификация источников по такому типу может косвенно свидетельствовать о надежности и достоверности информации. Так, наименее надежная информация исходит из устных источников в силу ее субъективности. Важно отметить, что объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. [14]
Отметим, что Департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области (далее - Департамент) представляет собой множество упорядоченных подразделений, которые связаны между собой по определенному признаку, тем самым происходит их взаимодействие друг с другом и внешней средой для достижения определенной цели. На основании приведенного определения можем установить в частности, признаки Департамента: множество упорядоченных подразделений, связи между ними, представляют из себя единое целое, и в то же время относительная свобода подразделений друг от друга, подразделения стремятся к общей цели, присутствует иерархия управления, установлены связи с внешней средой, присутствие в отношениях гармонии, т.е. эффективно может проявляться в Департаменте положительная синергия. Основополагающим элементом Департамента выступает человек, его интересы и потребности, мотивация и отношения между собой. В Департаменте не может быть лишних элементов и связей. Таким образом, системный подход включает в себя анализ и синтез объекта управления, которым является Департамент, в том числе и разрабатываемые и принимаемые в нем управленческие решения. [18]
Системный подход предполагает, что специфика такого сложного объекта как Департамент не исчерпывается особенностями составляющих его подразделений, а еще во многом определяется характером связей и отношений между ними и сотрудниками, работающими в данных подразделениях. На основании вышеизложенного можно определить основные свойства Департамента:
целостность Департамента, другими словами несводимость его свойств к сумме свойств составляющих его подразделений и не выводимость из последних свойств Департамента;
структурированность, т.е. описание Департамента посредством установления его структуры, связей и отношений внутри, следовательно, поведение Департамента может быть обусловлено не только поведением его структурных подразделений, но и свойствами его структуры в целом;
взаимообусловленность структуры Департамента и внешней среды, т.е. Департамент может формировать и проявлять свои свойства в процессе взаимодействия с внешней средой, при этом является ведущим активным компонентом данного взаимодействия;
иерархичность построения уровней управления Департамента, т.е. каждое структурное подразделение Департамента можно рассматривать как систему, которая может представлять собой один из компонентов системы более высокого уровня;