Материал: Научная организация труда в службе организации

Адаптивные структуры управления

Адаптивные, или органические, структуры управления обеспечивают быструю реакцию предприятия на изменения внешней среды, способствуют внедрению новых производственных технологий. Эти структуры ориентированы на ускоренную реализацию сложных программ и проектов, могут применяться на предприятиях, в объединениях, на уровне отраслей и рынков. Обычно выделяют два типа адаптивных структур: проектный и матричный.

Проектная структура формируется при разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений в системе, например модернизация производства, освоение новых изделий или технологий, строительство объектов и т.п.

Матричная структура представляет собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю проекта, с другой - руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками в управлении, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности [10,с 37-39]

Должностная инструкция позволяет:

рационально распределить функциональные обязанности;

повысить своевременность и надежность выполнения задач;

улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;

четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

конкретизировать права работника;

повысить личную и коллективную ответственность;

повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

организовать равномерную загрузку работников.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

Общие положения

Основные задачи и функции

Обязанности

Права

Ответственность

Взаимосвязи

Должностные инструкции также относятся к документам длительного действия.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Итак, важнейшей характеристикой аппарата управления является его структура. Выделяют три вида организационных структур предприятия. А для разграничения должностных обязанностей между сотрудниками в организации используют должностную инструкцию [10,с 5-7].

.2 Подбор, расстановка кадров и повышение квалификации специалистов службы ДОУ

Эффективность управления организацией в решающей степени зависит от качественного подбора и расстановки кадров руководителей и специалистов. На современном этапе развития экономики требования к кадрам управления неизмеримо возрастают. Теперь большое значение имеют не только высокие деловые качества, но и широта экономического мышления, предприимчивость, умение видеть перспективу развития предприятия, обладать психологическими качествами, помогающими налаживать эффективные формы общения в коллективе. Поэтому при подборе и расстановке кадров необходимо учитывать все эти качества. В целях определения содержания работы по подбору и расстановке рассмотрим понятия подбор персонала и расстановка кадров [3,с 23-34].

Расстановка же кадров предполагает обоснованное и экономически целесообразное распределение работников по структурным подразделениям и должностям в соответствии с требуемым уровнем и профилем подготовки, опытом работы, деловыми и личными качествами. Обобщением процедуры подбора и перемещения кадров является расстановка персонала, под которой понимают распределение наличных сил с позиции требований к коллективу как в целом, то есть распределение работников по должностям для получения максимального интегрального эффекта от деятельности всего коллектива. В отличие от подбора расстановка кадров представляет процесс рационального распределения кадров по структурным подразделениям аппарата управления и задачам [3,с 55-57].

При организации предприятия подбор и расстановка кадров по времени их проведения практически совпадают. Таким образом, подбор и расстановка кадров решают две взаимосвязанные задачи: назначение на должность наиболее подходящих работников и нахождение для них наиболее соответствующей его данным сферы трудовой деятельности. Решение этих задач должно способствовать не только качественному выполнению должностных обязанностей, но и развитию квалификационного и творческого потенциала работника. За подбор и расстановку персонала на предприятии или в учреждении ответственность несет его руководитель, а непосредственно осуществляет эти функции кадровая служба совместно с руководителями подразделений, для которых подбираются кадры.

В соответствии с разработанными за последние годы рекомендациями формирование профессиональных требований должно основываться на изучении специфических особенностей содержания работы по соответствующей должности; определение ее сложности, требуемого уровня, специальной подготовки работника, необходимого производственного опыта. Помимо названных профессиональных требований надо установить также требования к личным качествам, которыми должен обладать работник для выполнения функциональных обязанностей. Требования к личным качествам зависят прежде всего от характера и содержания деятельности по той или иной должности. При определении требований очень важно, чтобы они были обоснованными. Поэтому, вырабатывая как профессиональные, так и технические требования, целесообразно использовать разного рода нормативные документы, рекомендации экономистов по труду, социологов, психологов, физиологов, проведение специальных исследований. Так при определении требований к знаниям, навыкам, уровню специальной подготовки нормативным документом служит «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих». Следует отметить, что требования к личным качествам в настоящее время на большинстве предприятий формируются в основном опытным путем, без достаточно научного обоснования. Надежной основой для выработки требований, как показывает зарубежный и отечественный опыт, служат профессиограммы, в которых отражаются все требуемые качества для различных должностей и профессий, как профессиональные, так и личные. Сформировать - это значит что-то организовать, создать. Следовательно, при формировании персонала ставиться вполне определенная цель. В нашем случае - создание групп трудовых коллективов, способных решать задачи, вытекающие из потребностей предприятий, и соответствующие требованиям. В этапы непосредственно входят подбор и расстановка кадров, причем подбор стоит у него на первом месте, затем идет оценка и найм работников, а уже потом происходит расстановка персонала. Место подбора и расстановки в развитии персонала известны два источника формирования персонала: внутренний подбор кадров за счет собственных ресурсов и внешний, когда используются возможности рынка рабочей силы вне предприятия. Внутренний подбор персонала имеет три преимущества перед внешним. Этот источник формирования персонала исключает расходы на его поиск извне и тем самым уменьшает расходы, связанные с неудачным внешним набором [6,с 17-28].

При этом источнике также появляется возможность для продвижения кадров на замещение вакантных должностей.

Внешний подбор персонала должен использоваться в случае, когда возможности внутреннего подбора не удовлетворяют потребности организации в кадрах. Причинами такого положения могут быть дефицит кадров высокого профессионального уровня, отставания развития кадров от потребностей в них, когда проводится недостаточная работа по профориентации работников. Здесь же играет отрицательную роль непродуманность мотивации кадров, неспособность организации конкурировать с рынком труда по материальному вознаграждению своих работников. В таком случае предприятие вынуждено использовать имеющие ресурсы рынка рабочей силы, которые его удовлетворяют как по профессиональным, так и по личностным качествам. Но какие бы не существовали источники формирования кадров (внешние или внутренние), методы и способы подбора их одинаковы [6,с 63-64].

При поступлении на работу или переводе претендент на ту или иную должность предъявляет такие официальные документы, как заявление, трудовая книжка, диплом или свидетельство об образовании. Однако на основании этих документов нельзя составить полного представления о деловых и личностных качествах человека, именно по этому нужны дополнительные сведенья. Дополнительные сведения, необходимые для объективной оценки претендентов.

Таким образом, рассмотрев вышесказанное, можно прийти к выводу, что подбор и расстановка кадров на вакантные должности - работа трудоемкая и кропотливая. Причем выполнять эту работу должны высококвалифицированные специалисты, иначе результат может оказаться плачевным для организации.

3. НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА СЛУЖАЩИХ

.1 Методы нормирования труда делопроизводственного персонала

Нормирование труда служащих - одно из важнейших условий совершенствования организации труда и управления предприятиями (организациями).

Под методом нормирования труда понимаются методические основы, определяющие способы исследования, проектирования и установления необходимой величины затрат рабочего времени. В практике нормирования труда применяются экспертный, опытно-статистический, математико-статистический и аналитические методы нормирования. Экспертные методы основываются на оценках экспертов, данных экспериментов. Основными видами экспертных оценок являются анкетирование, интервьюирование, дискуссия, совещание и другие. При опытно-статистическом методе нормы трудовых затрат и численности работников определяются на основе статистических данных, материалов о выполнении аналогичных работ (функций) и суммарных наблюдений за использованием рабочего времени и т. п. Он менее трудоемок, но не обеспечивает достаточной точности и обоснованности нормирования. Сущностью математико-статистического метода нормирования труда является определение зависимостей между количественными и качественными факторами и затратами рабочего времени. Он основан на математико-статистических исследованиях с использованием корреляционно-регрессивного анализа, теории вероятности и других математических методов. Аналитические методы нормирования труда основываются на предварительном изучении содержания и проектировании рациональных способов выполнения нормируемых работ (функций), измерении затрат рабочего времени, что позволяет устанавливать обоснованные нормы трудовых затрат, обеспечивающие их оптимальную напряженность и достоверность, а также необходимую численность работников различных должностей в системе управления персоналом [1,с 45-46].

В зависимости от способа определения величины затрат рабочего времени различают аналитически-исследовательский и аналитически-расчетный методы. Применение принятых методов нормирования труда в кадровой службе позволяет устанавливать обоснованные нормы и нормированные задания, определять оптимальную численность работников, обеспечивать своевременное и качественное выполнение функциональных должностных обязанностей, в связи с чем может быть повышена степень рациональности использования фонда рабочего времени и трудовых ресурсов предприятия.

Для нормирования труда специалистов и других служащих целесообразно применять нормативные материалы по труду, а при их отсутствии - аналитически-исследовательский метод нормирования, основанный на изучении и измерении трудовых затрат, проектировании оптимальных значений норм труда (времени, обслуживания, численности и других) [4,с 5-9].

Таким образом, методом нормирования труда понимаются методические основы, определяющие способы исследования, проектирования и установления необходимой величины затрат рабочего времени.

.2 Разработка штатных расписаний с использованием нормативных материалов

Штатное расписание - нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях [7,с 69-72].

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты труда. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объёма выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации.

Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3. Заполнение унифицированной формы № Т-3 следует начинать с заполнения строки «Наименование организации». Наименование организации должно соответствовать учредительным документам. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращённое наименование, допускается употребление любого из них. В графу «по ОКПО» вносится код организации из соответствующего классификатора. Далее заполняется графа «Номер документа». Нумерация может быть сквозная или по годам. При нумерации по годам штатному расписанию на начало следующего года присваивается номер 1. При сквозной нумерации - номер, следующий за номером штатного расписания на данный год.

Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, «2-ШР»). В графе «Дата составления» проставляется дата составления документа в виде день, месяц, год («дд. мм. гггг»).

Следует учитывать, что это дата составления документа, а не дата начала его действия, то есть дата составления штатного расписания всегда будет предшествовать дате начала его действия. В унифицированной форме предусмотрена строка «Штатное расписание на период __________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать (то есть указывается дата вступления штатного расписания в действие).

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Для этого в строке «Утверждено приказом организации от «___» _________ 20 ___ г. № ____» проставляется дата и номер приказа «О введении в действие штатного расписания». В строке «Штат в количестве __________ единиц» указывает общее количество штатных должностей (единиц) организации. Строка заполняется на основании итогового количества штатных единиц из соответствующей графы таблицы [8,с46-57].

Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учётом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее - ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей.

В четвёртой колонке «Количество штатных единиц» указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием. В пятой колонке «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывают месячную заработную плату по должности в рублях. Самыми распространёнными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка.

Тарифная ставка - инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой (ЕТС). Оклад или должностной оклад - фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение трудовых обязанностей определённой сложности за единицу времени. Бюджетные организации при назначении оклада руководствуются Единой тарифной сеткой (ЕТС). Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

В штатном расписании есть несколько колонок (6-8), объединённых общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и прочее), установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, надбавки за учёную степень и прочее), а также введённые по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда) [2,с 13-16].

Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания - это две основные формы выплат надбавок и доплат. Первая форма - процентная, устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

Вторая форма выплат - это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Девятая колонка «Всего» рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы. Месячный фонд заработной платы - это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам.