Для вчителів-предметників і адміністрації школи доцільно використовувати розклад уроків, у якому чітко видно зайнятість кожного вчителя по днях тижня, а також номер кабінету. За таким розкладом легко проводити заміну уроків учителів, які захворіли, визначати зайнятість навчальних кабінетів.
Міністерством освіти і науки України визначено такий перелік ділової документації, яка є обов’язковою у загальноосвітньому навчальному закладі:
1. Ліцензія на право проведення освітньої діяльності (тільки для приватних навчальних закладів).
2. Ліцензія на запровадження освітньої діяльності, пов’язаної з наданням професії.
3. Матеріали державної атестації навчального закладу.
4. Свідоцтво про державну атестацію.
5. Матеріали державної підсумкової атестації учнів (вихованців).
6. Статут загальноосвітнього навчального закладу.
7. Книга наказів з основної діяльності,
8. Книга наказів з кадрових питань.
9. Книга обліку руху учнів.
10. Алфавітна книга запису учнів.
11. Журнал обліку вхідного та вихідного листування.
12. Книга протоколів засідань педагогічної ради.
13. Книга обліку педагогічних працівників.
14. Книга обліку трудових книжок.
15. Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту.
16. Книга обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту.
17. Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот.
18. Книга обліку наслідків внутрішньошкільного контролю.
19. Книга протоколів загальних зборів (конференції) колективу загальноосвітнього навчального закладу.
20. Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального закладу.
21. Книга протоколів піклувальної ради, батьківського комітету.
22. Класні журнали.
23. Журнали груп продовженого дня.
24. Журнали обліку пропущених і замінених уроків.
25. Журнали обліку роботи гуртків, факультативів, секцій тощо.
26. Журнали обліку звернень та заяв громадян.
27. Контрольно-візитаційна книга.
28. Особові справи та медичні картки учнів.
29. Особові справи педагогічних працівників.
30. Табелі успішності учнів.
31. План роботи на поточний навчальний рік.
32. Перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення навчально-виховного процесу.
33. Навчальні плани та навчальні програми.
34. Атестаційні матеріали педагогічних працівників.
35. Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню.
36. Учнівські квитки для учнів 1-4, 5-9 та 10-12 класів.
37. Статистична звітність (форми № ЗНЗ-1, № ЗНЗ-3, № 83-РВК та інші).
38. Нормативно-правова документація з питань охорони праці та техніки безпеки.
39. Конституція України, Закони України «Про освіту», «Про загальну середню освіту».
40. Нормативно-правова документація Міністерства освіти і науки та місцевих органів управління освітою.
41. Акти прийому-передачі загальноосвітнього навчального закладу.
42. Акти державного інспектування загальноосвітнього навчального закладу.
43. Трудові книжки працівників навчального закладу.
44. Розклад уроків для учнів 1-4 класів та 5-12 класів.
45. Графік роботи гуртків, секцій, об’єднань тощо.
46. Графік проведення позакласних заходів.
47. Типові правила внутрішнього розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів.
48. Наочність з правил техніки безпеки, пожежної безпеки тощо.
У разі необхідності Міністерство освіти і науки України, місцеві органи управління освітою можуть встановлювати додаткову відомчу звітність, інформацію.
Розглянемо характеристику окремих документів.
Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожному загальноосвітньому навчальному закладі. У ній записуються всі учні навчального закладу в алфавітному порядку, незалежно від класу, в якому вони навчаються. Щорічно до неї заносяться відомості про учнів нового прийому. Для кожної літери відводяться окремі сторінки. Номер запису учня у книзі є одночасно номером його особової справи.
Вибуття учня (закінчення ним навчального закладу) оформляється наказом директора із зазначенням причин вибуття. У алфавітній книзі записується номер і дата наказу, вказується причина вибуття. Якщо учень, який раніше вибув, знову повернувся у даний навчальний заклад, то дані про нього записуються як про такого, що прибув вперше.
Після використання усіх сторінок алфавітної книжки на ту чи іншу літеру продовження записів здійснюється у новій книзі в порядку наступних номерів. Виправлення у книзі підтверджуються підписом директора закладу і скріплюються печаткою. Термін зберігання алфавітної книги – 50 років.
Особова справа учня заводиться з моменту вступу його в навчальний заклад. До неї заносяться такі дані: загальні відомості про учня, підсумкові оцінки успішності за кожен клас, записи про нагороди (похвальні листи, похвальні грамоти, золота або срібна медаль).
Особові справи учнів І-ІV класів ведуть учителі податкових класів, V-ХІІ класів — класні керівники. Особова справа має номер, що відповідає номеру в алфавітній книзі (наприклад, № В/128 означає, що учень записаний в алфавітній книзі на літеру В під № 128).
У разі вибуття учня з навчального закладу особова справа видається на підставі письмової заяви батькам або особам, що їх заміняють.
Після закінчення учнем навчального закладу його особова справа зберігається 5 років.
Класний журнал ведеться в кожному навчальному закладі за формою, затвердженою Міністерством освіти і науки. Встановлені такі види класних журналів: для 1-4, 5-9, 10-12 класів. Відповідні записи в них роблять вчителі початкових класів, класні керівники, вчителі-предметники.
У розділі «Облік досягнень у навчанні учнів» (з окремих предметів) на лівій стороні розгорнутої сторінки журналу вчитель веде щоденний облік відвідування і досягнень у навчанні. Відсутність учня на уроці позначається буквою «н».
За письмові роботи бали виставляються у графі того дня, коли вони проводилися. На правій стороні розгорнутої сторінки журналу вчитель записує дату проведення уроку, його зміст і завдання додому. У графі «Завдання додому» записується зміст завдання і характер його виконання (читати, вивчити напам’ять), сторінки підручника, номери задач, прикладів і вправ, практичні роботи. Якщо дається завдання на повторення, то конкретно вказується його обсяг.
Облік індивідуальних і групових занять, що проводяться з учнями згідно з навчальним планом, а також заняття з правил безпечної поведінки на вулицях і дорогах, з питань протипожежної безпеки, цивільної оборони, санітарії і гігієни записуються на вільних сторінках журналу.
Графи розділу «Загальні відомості про учнів» (№ особової справи, прізвище, ім’я та по батькові учня, стать; рік, місяць і число народження; коли і куди вибув; прізвище, ім’я та по батькові батька і матері або опікунів; заняття і місце праці батьків (посада, назва і адреса підприємства, телефон; домашня адреса, телефон) класний керівник заповнює на підставі документальних даних про учнів у період перших 10 днів навчального року і систематично протягом року вносить в цей розділ відповідні записи в зв’язку з прибуттям або вибуттям учнів.
У графі «Рішення педагогічної ради» записуються відомості про результати, досягнуті у навчанні учня: переведено до наступного класу, нагороджено Похвальним листом, видано свідоцтво з відзнакою, залишено на повторний курс, призначено повторну державну атестацію та з яких саме предметів, наслідки повторної державної підсумкової атестації. При цьому зазначається дата і номер педагогічної ради.
Класний журнал розрахований на один навчальний рік. Контроль за веденням та зберіганням його здійснюють директор навчального закладу і його заступники з навчально-виховної роботи. Свої зауваження вони записують на спеціальній сторінці в кінці журналу. Всі записи у класному журналі повинні вестися чітко і охайно.
Зберігається класний журнал у справах школи 5 років, а випускних класів – 10 років.
Журнал планування та обліку роботи гуртка розрахований на один навчальний рік і ведеться керівником гуртка.
Книга обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписами завідуючого відділом освіти районної держадміністрації, інспектора та гербовою печаткою.
У книзі зазначається кількість отриманих і виданих атестатів про повну загальну середню освіту (із зазначенням їх номерів). Решта чистих і зіпсованих бланків здається у відділ освіти районної держадміністрації, про що в книзі робиться відповідний запис і розписується завідуючий відділом освіти чи інспектор.
Атестати про повну загальну середню освіту видаються на основі рішення педагогічної ради навчального закладу. В книзі записується дата і номер протоколу.
Для тих, хто екстерном складає екзамени, запис про видачу атестата про повну загальну середню освіту робиться у графі: «Рік вступу до даного закладу» – «екстерн». У кінці списку повинні бути підписи всіх, хто в даному році закінчив навчальний заклад.
Журнал групи продовженого дня ведеться в усіх загальноосвітніх навчальних закладах, де є групи продовженого дня. Журнал групи продовженого дня розрахований на один навчальний рік. Ведення відповідних записів у даному журналі є обов’язковим для кожного вихователя. Правильність ведення журналу перевіряє директор навчального закладу і заступник директора з навчально-виховної роботи.
Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту ведеться аналогічно до книги обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту.
Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот ведеться у кожному загальноосвітньому навчальному закладі. Облік Похвальних листів «За відмінні успіхи у навчанні», Похвальних грамот «За особливі успіхи у вивченні окремих предметів» у книзі ведеться окремо.
У книзі обліку педагогічних працівників, яка ведеться в усіх загальноосвітніх навчальних закладах, записуються усі педагогічні працівники закладу, відмічаються результати атестації вчителів (вказується дата і номер рішення атестаційної комісії).
Книги обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту, свідоцтв про базову загальну середню освіту зберігаються у справах навчального закладу 75 років.
Книга протоколів засідань педагогічної ради. Вона ведеться в усіх навчальних закладах, де є педагогічна рада. У ній фіксуються всі питання, які розглядаються на засіданні педагогічної ради, а також прийняті рішення. Книга протоколів засідань педагогічної ради навчального закладу зберігається 25 років.
Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального закладу ведеться аналогічно до книги протоколів педагогічної ради .
Книга обліку трудових книжок працівників загальноосвітнього навчального закладу ведеться у всіх закладах. Трудові книжки зберігаються у директора закладу. Зберігається дана книга у справах закладу 50 років.
Журнал обліку пропущених і замінених уроків вчителями (зберігається 5 років) ведеться заступником директора загальноосвітнього навчального закладу з навчально-виховної роботи.
Книга наказів ведеться у тих загальноосвітніх навчальних закладах, де є не менше 3-х працівників. У ній записуються накази і розпорядження з питань навчально-виховного процесу (про вивчення стану викладання навчальних дисциплін, якість знань, умінь і навичок учнів, виконання нормативних документів про освіту тощо), про розподіл посадових обов’язків між керівництвом закладу, педагогічного навантаження вчителів, класного керівництва, стимулювання їх праці.
Наказами по навчальному закладу оформляються рішення педагогічної ради навчального закладу про переведення в наступний клас, допуск учнів до екзаменів, про закінчення учнями навчального закладу, нагородження їх золотими, срібними медалями, Похвальними листами, грамотами.
Книга наказів зберігається у справах закладу 50 років.
У контрольно-візитаційну книгу (зберігається 10 років) заносяться зауваження і пропозиції осіб, що перевіряли роботу загальноосвітнього навчального закладу. У записах вказуються їх прізвища та ініціали, посада, дата.
Книга запису наслідків внутрішнього контролю (зберігається З роки). Її ведуть директор навчального закладу та його заступники з навчально-виховної роботи (кожен окремо). У ній записують результати внутрішньо шкільного контролю.
У загальноосвітньому навчальному закладі ведеться така фінансово-господарська документація:
1. Технічний паспорт школи.
2. Інвентарні списки основних засобів.
3. Акт на відведення і закріплення земельної ділянки.
4. Книга складського обліку матеріалів.
5. Книга обліку бібліотечного фонду.
6. Відомості про видачу витратних матеріалів.
7. Відомості оперативного обліку малоцінних та швидкозношувальних матеріалів, що знаходяться в експлуатації.
8. Штатний розпис загальноосвітнього навчального закладу.
9. Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської діяльності. Бухгалтерський облік здійснюється і ведеться відповідно до нормативних документів Мінфіну України на Міносвіти і науки України.
Відповідає за ведення діловодства в загальноосвітньому навчально-виховному закладі його директор і відповідальний працівник згідно з штатним розписом та функціональними обов’язками. Правильність ведення діловодства контролюють відповідні органи управління освітою.
Однією з умов підвищення рівня навчання і виховання учнів є наявність необхідної навчально-матеріальної бази школи.
Для проведення навчальних занять у загальноосвітніх навчальних закладах обладнують навчальні кабінети для учнів І-ІV класів, робочі кабінети для початкових класів, кабінети з кожного предмета або суміщені кабінети, майстерні по металу і дереву, кабінети обслуговуючої праці. Кабінети для занять учнів І-ІV класів забезпечують відповідними меблями, наочними посібниками, технічними засобами навчання, навчальним обладнанням, приладами, необхідними для навчання і виховання учнів.
Якщо кількість V-ХІ класів у школі велика, то можуть обладнуватися по кілька кабінетів з кожного навчального предмета – в такому випадку кожний з них відводиться для певних класів. При кабінетах фізики, хімії, біології створюють лаборантські.
Кабінети навчальних предметів повинні бути забезпечені необхідним навчальним обладнанням, комплектом необхідних технічних засобів навчання, в них потрібно створити фільмотеки, діатеки, фототеки, відеотеки. У кабінетах фізики необхідно обладнати метеорологічний куток, а біології – ботанічні і зоологічні кутки:
Робочі місця для учнів обладнуються двомісними партами або учнівськими столами і кріслами з урахуванням антропометричних особливостей учнів, з дотриманням правил техніки безпеки, а також вимог естетики.
Відстань від класної дошки до першого ряду парт (столів) повинна бути 160-200 см, а між першим рядом і столом учителя – 50 см. Відстань між останнім рядом і задньою стіною, між партами (столами) і зовнішньою стіною – 50-60 см, між рядами парт – 60-70 см. Площа класних кімнат у сучасних типових проектах шкільних приміщень дорівнює 50 м2(по 1,25 м2 на учня), висота – 3-3,5 м, а об’єм – 150-175 м3.
У випадку використання телепередач відстань між першим рядом і екраном повинна бути від 2 до 5,5 м, а у разі розгляду діафільму – 1,8-2,4 м, а останнього ряду – 4-6 м (причому, ширина екрана становить 1,2-1,4 м).
Класна дошка повинна бути темно-зеленого або темно-коричневого кольору, відстань від підлоги до нижнього краю дошки повинна бути 70-80 см для учнів початкових класів, 80-90 см – для V-ХІІ класів.
Колір стін, стелі, підлоги, вікон, дверей класної кімнати значною мірою впливає на працездатність учнів. Підлога повинна бути не дуже темною, матовою. Стелю білять вапном. У білий колір фарбують двері, вікна, підвіконня. Стіни фарбують у теплі тони (світло-жовтий, оранжевий), якщо вікна класної кімнати виходять на північ, і в холодні (світло-зелений, світло-голубий, світло-сірий), якщо вікна виходять на південь. У тих класних кімнатах, вікна яких виходять на південь і південний захід, для захисту від яскравих сонячних променів доцільно використовувати світлі штори. Не рекомендується ставити на підвіконня кімнатні квіти, захаращувати класну кімнату стендами.
На робочому місці у класній кімнаті повинна бути забезпечена нормальна освітленість: 48 Вт/м2 від лампи розжарювання, 20 Вт/м2 від люмінесцентних ламп.
У класних кімнатах для учнів І-ІV класів, а також у навчальних кабінетах розміщують умивальники.
Вішалки для верхнього одягу учнів розміщують у спеціальному приміщенні, а для учнів початкових класів можуть обладнувати шафи для одягу в класних кімнатах.
Для організації навчально-виховного процесу в школі можна використовувати актовий зал як лекційну аудиторію для паралельних класів, і як кінозал.
У школі утворюються навчальні майстерні для обробки металу і деревини, а якщо число класів-комплектів менше 20, то може бути і одна комбінована майстерня.
У майстернях обладнуються робочі місця учнів і вчителя. Для учнів обладнуються робочі місця індивідуального користування (столярні, слюсарні і комбіновані верстаки), а також загального користування (верстати, муфельна піч, прес для штампування, пристрої для гнуття та ін.). Робочі місця оснащуються комплектом відповідних інструментів.
Робоче місце вчителя обладнується верстаком, столом, класною дошкою з набором креслярських інструментів, дидактичних матеріалів, електричним розподільним щитом для подачі електроенергії.