Материал: Ивличев П.С. Практикум по информационным технологиям. Ч. 5. Проектирование баз данных

41

Необходимо указать ФИО сотрудника, его должность и специальное звание, вид поощрения, дату его применения, номер приказа.

Задание 20. Запросы с параметром Для использования одного запроса с целью извлечения однотипных

данных, удовлетворяющих различным, но однотипным условиям, в условии отбора можно указать параметр. Параметр заключается в квадратные скобки, внутри которых расположен замещающий текст.

Запрос – Личный номер

Пусть требуется по личному номеру определить ФИО сотрудника, его должность и специальное звание.

1. Выполните команду Конструктор запросов на вкладке Созда-

ние.

2.Добавьте в запрос таблицу Список сотрудников.

3.Добавьте в макет запроса все поля этой таблицы.

4.В качестве условия отбора в поле Личный номер введите пара-

метр с пояснением – [Введите личный номер сотрудника].

5.Сделайте поле Личный номер не выводимым на экран.

6.Закройте запрос, присвоив ему имя Личный номер.

7.С помощью созданного запроса выясните, кому принадлежит но-

мер С-114820.

7.1.Двойным щелчком запустите запрос на выполнение. Появится диалоговое окно для ввода параметра (Рисунок 28).

Рисунок 28 – Окно ввода параметров

7.2.Введите в поле требуемый номер (поскольку на поле Личный номер назначена маска ввода, знак тире не вводится!) и нажмите ОК. Появится результат выполнения запроса (Рисунок 29).

Рисунок 29 – Результат выполнения запроса

8. Выясните, кому принадлежат номера С-115158 и С-114050.

Самостоятельно создайте запрос.

1. Самостоятельно создайте запрос – Применение вида взыскания, позволяющий по введенному коду взыскания получить перечень сотрудников, к которым оно применялось. Запрос должен содержать фамилию, имя и отчество сотрудника, его должность, специальное звание, вид взыскания и дату его наложения.

42

Задание 21. Добавление в запрос групповых операций Групповые операции представляют собой простейшие статистические

функции, которые позволяют работать с массивом записей. Самой простой групповой операцией является Группировка. Она позволяет получить перечень всех значений поля, по которому проводится эта операция.

Запрос – Поощренные сотрудники

Пусть требуется получить список сотрудников, к которым применялись поощрения.

1. Выполните команду Конструктор запросов на вкладке Созда-

ние.

2.Добавьте в запрос таблицы Список сотрудников и Журнал учета поощрений.

3.Добавьте в запрос поля фамилия, имя, отчество, должность, подразделение и специальное звание из таблицы Список сотрудников.

4.Для того, чтобы при составлении запроса учитывался факт наличия записи в подчиненной таблице Журнал учета поощрений, необходимо добавить в запрос поле из этой таблицы, содержащее те же сведения, что и в таблице Список сотрудников. Таким полем является поле Личный номер. Добавьте в запрос это поле из таблицы Журнал учета по-

ощрений.

5.Закройте запрос, присвоив ему имя Поощренные сотрудники.

6.Откройте его. Обратите внимание, что данные каждого сотрудника повторяются столько раз, сколько раз к нему применялись поощрения. Это неудобно для восприятия, с целью устранения данного недостатка можно провести группировку.

7.Щелкните правой кнопкой мыши на запросе Поощренные сотрудники и выберите команду контекстного меню Конструктор.

8.На вкладке Конструктор выполните команду Итоги . В таблице добавленных полей появится дополнительная строка (Рисунок 30).

Рисунок 30 – Групповые операции

9.Установите тип групповой операции Группировка. Сделайте поле Личный номер не выводимым на экран. Закройте запрос, сохранив изменения в его структуре.

10.Откройте запрос. Убедитесь, что повторяющихся записей больше

нет.

43

Помимо операции Группировка, к групповым операциям относят следующие (Таблица 11).

Таблица 11 – Список групповых операций

Запрос – Сколько раз применялись виды поощрений

Пусть требуется получить информацию о том, сколько раз какое поощрение применялось. Для формирования такого запроса сначала необходимо сгруппировать все записи по коду поощрения, а затем подсчитать количество записей в каждой группе.

1. Выполните команду Конструктор запросов на вкладке Созда-

ние.

2.Добавьте в запрос таблицы Виды поощрений и Журнал уче-

та поощрений.

3.Добавьте в запрос поле Вид поощрения из таблицы Виды поощрений.

4.Для того, чтобы подсчитать количество записей в группе, необходимо выбрать любое поле из таблицы Журнал учета поощрений,

например, поле Номер.

5.Выполните команду Итоги на вкладке Конструктор.

6.В поле Вид поощрения установите операцию Группировка, в

поле Номер – операцию Count.

7.Поместите курсор в поле Номер и нажмите на вкладке Кон-

структор кнопку Страница свойств

8.В окне свойств, на вкладке Общие в поле Подпись введите но-

вое наименование поля: Количество применений.

9.Закройте запрос, присвоив ему имя Сколько раз применя-

лись виды поощрений.

10.Откройте запрос. Посмотрите результаты его выполнения (Рисунок 31).

44

Рисунок 31 – Запрос с итогами

Самостоятельно создайте следующие запросы (во втором и третьем запросах измените заголовок поля на более подходящий).

1.Запрос – Список применявшихся взысканий. Должен со-

держать перечень видов взысканий, наложенных когда-либо на сотрудников.

2.Запрос – Количество поощрений. Должен содержать информацию о количестве поощрений у каждого из сотрудников с указанием его фамилии, имени, отчества, должности и специального звания.

3.Запрос – Количество взысканий в приказах. Должен со-

держать информацию о количестве сотрудников, которых объявлено взыскание в каждом из приказов. Требуется указать номер приказа и дату приказа.

Задание 22. Перекрестные запросы Для наглядного представления данных в случае группировки по не-

скольким критериям Access содержит средство Перекрестные запросы.

Для корректного использования перекрестных запросов рекомендуется использовать промежуточные запросы на выборку, содержащие только необходимые поля.

Запрос – Статистика поощрений

Пусть требуется выяснить, сколько раз и какие меры поощрения применялись к каждому из сотрудников. В данном случае присутствуют два уровня группировки – по сотруднику и по виду поощрения. Несмотря на то, что решить эту задачу можно с помощью обычного добавления групповых операций, в данном случае это нерационально, поскольку один из уровней группировки в данном случае окажется вложенным и подсчет итоговых значений по этому уровню окажется проблематичным. Воспользуемся средством построения перекрестных запросов.

1. Создайте промежуточный запрос ФИО и поощрения, содержащий необходимые поля.

1.1.Выполните команду Конструктор запросов на вкладке Создание.

1.2.Добавьте в запрос таблицы Виды поощрений, Журнал учета поощрений и запрос Список сотрудников (Объединенные ФИО).