Использование системы электронного документооборота в процессе обучения бакалавров прикладной информатики в условиях пандемии COVID-19
Е.Н. Степанова
Аннотация
В статье обсуждается разработанная автором технология, позволяющая студентам получить необходимые умения и навыки работы с системами электронного документооборота в условиях пандемии.
Ключевые слова: прикладная информатика; системы электронного документооборота; пандемия; модель обучения; программная платформа «1С:Документооборот 8».
Abstract
Using an Electronic Document Management System in the Process of Teaching Bachelors of Applied Informatics in the Context of the COVID-19 Pandemic
E.N. Stepanova
The article discusses the developed technology that allows students to gain the necessary skills and abilities to work with electronic document management systems in the context of a pandemic.
Keywords: applied informatics; electronic document management systems; pandemic; learning model; «1С».
В соответствии с Приказом Министерства науки и высшего образования РФ от 14 марта 2020 года № 397 «Об организации образовательной деятельности в организациях, реализующих образовательные программы высшего образования и соответствующие дополнительные профессиональные программы, в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории Российской Федерации» Приказ Министерства науки и высшего образования РФ от 14.03.2020 № 397 «Об ор-ганизации образовательной деятельности в организациях, реализующих образовательные программы высшего образования и соответствующие дополнительные профессиональные программы, в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории Российской Федерации» [Электронный ресурс] // Министерство науки и выс-шего образования РФ: официальный сайт. URL: https://minobrnauki.gov.rU/upload/iblock/2a6/2 a6d238a67aaf8efccae84c89da0907f.pdf (дата обращения: 10.10.2020).
© Степанова Е. Н., 2021 учредителям организаций, осуществляющих образовательную деятельность по образовательным программам высшего образования и соответствующим дополнительным профессиональным программам было рекомендовано при осуществлении обучения предусмотреть использование различных образовательных технологий, позволяющих обеспечивать взаимодействие обучающихся и педагогических работников опосредовано (на расстоянии), в том числе с применением электронного обучения и дистанционных образовательных технологий.
Во исполнение данной рекомендации ректором Российского нового университета (далее -- РосНОУ) был издан приказ от 16 марта 2020 года № 51-о «Об организации образовательного процесса в АНО ВО “Российский новый университет” в условиях предупреждения распространения новой корона- вирусной инфекции» Приказ от 16.03.2020 № 51-о «Об организации образовательного процесса в АНО ВО “Российский новый университет” в условиях предупреждения распространения новой ко- ронавирусной инфекции» [Электронный ресурс] // Российский новый университет: официаль-ный сайт | Документы. URL: https://rosnou.ru/sveden/document (дата обращения: 10.10.2020). о переходе с 17 марта 2020 года на удаленный режим обучения.
Осуществление учебной деятельности опосредованно привело к необходимости определенной перестройки образовательного процесса и разработке новых или модифицированных подходов к преподаванию.
Как показала практика, при проведении большинства лекционных занятий и ряда семинаров особенных проблем не возникало. Вместе с тем преподавание некоторых дисциплин, например такой, как «Электронный документооборот», изучаемый бакалаврами РосНОУ по направлениям подготовки 09.03.03 «Прикладная информатика» (профиль «Прикладная информатика в экономике») и 09.03.01 «Информатика и вычислительная техника» (профиль «Безопасность информационных систем и вычислительной техники») во 2-м семестре 3-го курса, вызвало значительные трудности, что было связано с необходимостью использовать для приобретения практических знаний, умений и навыков работы с системами электронного документооборота специальные программные продукты, размещенные на внутренних локальных информационных ресурсах вуза.
До пандемии практическое знакомство с системами электронного документооборота студенты осуществляли используя программные продукты различных производителей, в частности облачное решение компании «Летограф», а затем программную платформу «1С:Документооборот 8», установленную на серверах Российского нового университета.
Облачная версия компании «Летограф» позволяла, выполнив ряд демонстрационных примеров по обработке различных видов документов в демонстрационной среде, самостоятельно осуществить адаптацию этого решения под конкретные условия, получая полностью готовую к работе информационную систему управления документооборотом организации, что и было применено при обучении студентов. Позднее, после прекращения работы облака компании «Летограф», данный порядок в учебном процессе был применен и для программной платформы «1С:Документооборот 8», поскольку и в том и в другом случае для приобретения студентами умений и навыков работы с системами электронного документооборота использовалась одна и та же методика [1].
Суть указанной методики сводилась к выполнению лабораторных работ по обработке различных видов документов и автоматизации бизнес-про- цессов. Затем студенты настраивали справочники системы с информацией о должностях, подразделениях, пользователях и типах документов выбранного ими объекта автоматизации и переходили к выполнению самостоятельно разработанных сценариев работы по обработке различных видов документов для вновь созданного демообъекта автоматизации, таким образом выполняя проект по адаптации типового решения под определенные условия.
Принципиальное отличие в использовании двух различных программных продуктов в учебном процессе заключается в возможности и невозможности их использования удаленно: разработка компании «Летограф» позволяла это делать, а программный продукт «1С: Документооборот 8» -- нет.
Для выполнения работ по использованию систем электронного документооборота для учебных целей и в том и в другом случае была создана учебная база данных на основе получаемого от разработчика экземпляра программного продукта.
На основании подготовленных сценариев работы с программным продуктом также и в том и в другом случае были написаны тексты лабораторных работ, охватывающих процессы обработки основных потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) и автоматизацию бизнес-процессов.
Перед выполнением лабораторных работ студенты получали их описание и рекомендации о процессе первоначального запуска программного продукта и дальнейшей работе в системе электронного документооборота.
Однако, поскольку установленная в РосНОУ версия программного продукта «1С:Документооборот 8» не позволяла в условиях пандемии начать работать удаленно и доступ к учебной базе системы электронного документооборота отсутствовал, для учебных целей было решено использовать демонстрационные конфигурации программной платформы «1С:Документооборот 8», свободный доступ к ним открыт на сайте фирмы «1С».
Вместе с тем использование демосреды данной программной платформы в учебном процессе не позволило применить разработанную ранее модель обучения с использованием систем электронного документооборота по дисциплине «Электронный документооборот», так как выполнение лабораторных работ оказалось невозможным из-за несоответствия учебной базы данных, для которой были ранее подготовлены сценарии работы с системой, с предлагаемыми базами данных демонстрационных конфигураций.
Стало невозможным и выполнение обучающимися самостоятельного проекта по адаптации программного продукта под конкретные условия и приобретение ими профессиональных компетенций, связанных с получением практических навыков самостоятельного обследования объектов автоматизации, анализом полученных данных, постановкой задачи и настройкой типового решения информационной системы электронного документооборота под выявленные требования из-за используемого разработчиком графика еженедельного обновления баз данных демонстрационных конфигураций и невозможности сохранения выполненной работы на длительный срок.
Однако возникшие проблемы удалось преодолеть и модифицировать сложившуюся модель обучения дисциплине «Электронный документооборот» для условий пандемии COVID-19.
Рассмотрим более подробно организацию учебного процесса с использованием системы электронного документооборота в условиях пандемии. Для работы с программной платформой «1С:Документооборот 8» преподавателем было предложено обучающимся использовать две демосреды различной структуры: одна могла быть применена для изучения возможностей управления документами в коммерческих организациях, а вторая -- для изучения документооборота государственных органовТам же..
Так как имеющееся описание лабораторных работ использовать было невозможно, то перед каждым практическим занятием преподавателю приходилось разрабатывать новый сценарий обработки документов, прогонять его в системе электронного документооборота с использованием одной из баз данных демонстрационных конфигураций, готовить по нему презентацию и только затем показывать обучающимся.
В ходе практического занятия преподаватель в режиме «Демонстрация рабочего стола» приложения Microsoft Teams выполнял сценарий в одной из представленных демонстрационных конфигураций программной платформы «1С:Документооборот 8», а текст выполненного сценария после занятия направлялся студентам для самостоятельной работы.
Кроме этого, осуществлялась видеозапись занятия с демонстрационным процессом, ссылка на просмотр которой направлялась по внутренней вузовской электронной почте каждому обучающемуся, изучающему дисциплину «Электронный документооборот».
Таким образом, даже отсутствующий на занятии студент мог в любое удобное для него время просмотреть видеозапись демонстрационного примера и повторить его выполнение самостоятельно с заданными преподавателем исходными данными. С этой же целью в ходе проведения занятий присутствующим на них студентам выдавались задания для самостоятельного повтора рассмотренного процесса с измененными входными параметрами.
В конце семестра студенты должны были оформить общий отчет по всем выполненным ими сценариям в демонстрационных конфигурациях программной платформы «1С:Документооборот 8» и защитить его.
Защита проводилась в виде демонстрации одного из сценариев работы в среде представленных демонстрационных конфигураций программной платформы «1С:Документооборот 8» в режиме «Демонстрация рабочего стола» приложения Microsoft Teams и ее коллективного обсуждения.
В качестве самостоятельной исследовательской работы (вместо проекта по адаптации типового решения для конкретных условий) была разработана замещающая технология, суть которой изложена далее.
Бакалаврам, осваивавшим дисциплину «Электронный документооборот» в условиях пандемии COVID-19, было дано задание просмотреть видеофильм «Автоматизация документооборота в учебных заведениях: проектные технологии и подводные камни» Скрипко Е., Гафаров Е. Автоматизация документооборота в образовательных ор-ганизациях. Видео на тему «1С:Документооборот 8, Отчеты о внедрении, Работа с докумен-тами». Длительность: 1.47.11. [Электронный ресурс] // Система программ 1С:Предприятие, официальный сайт -- поддержка и обучение, приобретение и внедрение. URL: https://v8.1c. ru/metod/video/avtomatizatsiya-dokumentooborota-v-obrazovatelnykh-organizatsiyakh.htm (дата обращения: 10.10.2020). и ознакомиться с Положениями о деятельности подразделений и иных структур Российского нового университета, размещенными на официальном сайте вуза Структура и органы управления образовательной организацией [Электронный ре-сурс] // Российский новый университет: официальный сайт | Сведения об образовательной организации. URL: https://rosnou.ru/sveden/struct/ (дата обращения: 10.10.2020)..
Выбор видеофильма был неслучайным, поскольку в нем руководителем проектов ООО «Большие числа» и методологом, ведущим экспертом по управлению документами компании «1С» подробным образом излагалась методика внедрения системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8» на объекте автоматизации, которым являлся вуз.
После просмотра видеофильма студентам предлагалось разработать план внедрения системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8» по предложенной методике в одном из структурных подразделений РосНОУ с приложением документов, необходимых для внедрения системы, таких как: перечень документов подразделения, обрабатываемых только в электронном виде; проект распоряжения о начале работы с внедряемой системой и проект должностной инструкции одного из пользователей.
Предложенный способ позволил студентам систематизировать полученные знания о системах электронного документооборота и методах их внедрения в условиях пандемии, когда выполнение самостоятельного проекта было невозможным.
План внедрения системы электронного документооборота «1С:Доку- ментооборот 8» в подразделении Российского нового университета и приложенные документы обучающиеся защищали в ходе проведения промежуточной аттестации в виде зачета. Подобная схема работы позволила, несмотря на пандемию, не только обеспечить получение студентами необходимой профессиональной подготовки, но и дать объективную оценку уровня полученных ими знаний, умений и навыков по использованию и внедрению систем электронного документооборота и оформлению необходимой при этом технической документации.