Организовывать работу по пропаганде и внедрению физической культуры и здорового образа жизни.
Осуществлять информационное обеспечение студентов и сотрудников
факультета через информационные стенды, университетскую прессу и другие средства информации.
Разрабатывать предложения и рекомендации по совершенствованию системы воспитательной работы, ее финансовому и кадровому обеспечению. -Осуществлять организацию работы, связанной с художественно-творческой деятельностью студентов, проведение смотров-конкурсов на факультете и в университете.
Проводить анализ социально-психологических проблем студенчества, осуществлять работу по организации психологической поддержки и консультационной помощи.
Содействовать работе профсоюзной студенческой организации факультета, идругих общественных организаций, клубов и объединений.
Организовывать дежурство студентов факультета в учебных корпусах и в общежитиях.
Организовывать обеспечение, совместно со службой занятости, вторичной занятости студентов.
Вести учет о вселении и выселении студентов из общежития.
Вести работу со студентами - сиротами, инвалидами; студентами из малоимущих семей (ведение документации, предоставление необходимой информации в УМУ и др. подразделения и учреждения и т.п.).
Заместитель декана по воспитательной работе в основном занимается организационной деятельностью на факультете. Но также может работать в учебной и воспитательной сфере.
2. Информационные системы экономико-юридического факультета
.1 Анализ и обследование информационных систем деканата
В деканате содержится множество информационных систем, совокупности ведомостей, отчетов, списков, приказов, актов и т.д. На настоящий момент информационные системы учебных заведений отрасли представляют собой практически не масштабируемые офисные решения - технологии отдельного рабочего места или небольших рабочих групп. Так называемыми Автоматизированными Рабочими Местами (АРМ), рассматривающие каждую конкретную задачу отдельно, а не в рамках единой среды. АРМ - программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и её вывод на экран монитора, принтер, звуковую карту - динамики или иные устройства вывода.
2.2 Программное обеспечение
В деканате имеется такое программное обеспечение как PeerReview предназначенная для рецензирования результатов научных исследований и академических текстов, для принятия решений о финансировании исследовательских проектов, для оценки программ и политик, в том числе образовательных программ.
Программа для автоматизации бухгалтерского учета «БухСофт» которую, также широко используют для автоматизации управленческого, кадрового, складского, оперативного учета, автоматизации расчета заработной платы, производства и т.п.
Так же есть программа "1С:Университет" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента и позволяет автоматизировать:
Работу приемной комиссии;
Планирование учебного процесса (учебные планы, нагрузка);
Управление контингентом студентов (личные дела, учет успеваемости и посещаемости, воинский учет);
Работу с приказами;
Печать дипломов, приложений и справок;
Учет трудоустройства выпускников;
Учет оплаты за обучение.
Есть такие интернет браузеры как Internet Explorer, Opera, Mozilla и Google Chrome.
2.3 Узкие места и совершенствование информационных систем деканата
Узким местом в деканате является, отсутствие общей информационной среды. Которая, приводит к практической невозможности получить информацию о тех или иных бизнес - процессах, протекающих в учебных заведениях отрасли, особенно в смежных между отделами областях деятельности. Для того чтобы решить данную проблему необходимо разработать автоматизированную систему управления (АСУ) которая должна решать не локальные задачи, а обеспечивать единую среду, в которой решаются задачи, стоящие перед подразделениями, учебными заведениями. АСУ - комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т.п. Термин "автоматизированная", в отличие от термина "автоматическая" подчёркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации.
.4 Документооборот в деканате
Университет это то заведение, в котором постоянно и непрерывно происходит обмен документацией между подразделениями университета.
Документооборот - это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив. Также документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
1.документы, поступающие из других организаций (входящие);
2.документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
.документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие в организацию, проходят:
1.первичную обработку;
.регистрацию;
.рассмотрение руководством;
.передачу на исполнение.
В деканат постоянно приходит документация различного характера и вида. Это приказы, списки, отчеты, ведомости и т.д. Документация, которая поступает в деканат, рассматривается секретарем и дальше передается декану или заместителю по учебной, организационной работе. После рассмотрения, документы передаются на кафедры или же отправляются на исполнение.
Деканат также вправе составлять собственные документы. Существует пять основных этапов документооборота.
1.Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
2.Передача документа в бухгалтерию;
.Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
.Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:
.Сдача документов на хранение в архив.
Документооборот является особо важной деятельностью университета, поскольку именно от него зависит работоспособность учебного заведения. Для того чтобы избежать проблем с организацией документооборота, необходимо обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
3.Индивидуальные задания
В первый день учебной практики нас распределили по структурным подразделениям университета. Мне предстояло работать в деканате.
Я начал свою работу с проверки наличия дипломных работ выпускников дневного обучения экономического факультета, кафедры менеджмента, туризма и экономической теории. Передо мной стояла задача проверить наличие дипломной работы и заполнить таблицу, внеся туда ФИО студента, тему квалификационной работы и год при помощи текстового редактора Microsoft Office Word.
Такая же работа была проделана для выпускников заочного отделения экономического факультета, кафедры менеджмента, туризма и экономической теории.
После выполнения этих задач, мы с руководителем заполнили акт о передаче всех квалификационных работ в архив университета.
Далее я работал с документацией в деканате. Было дано четыре разных документа для каждого выпускника. Мне предстояло отсортировать их объединить в один документ.
В процессе прохождения учебной практики мне было поручено составить акт «о приёмке и передачи документов» и акт «о переводе студентов на следующий курс». При составлении акта о приемке и передачи документов мне был дан список документов, которые полагались переводу. Список содержал в себе имя документа, его дату, индекс документа (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи, Количество дел (томов, частей), сроки хранения дела и примечание. Я создал и заполнил таблицу исходя из данных, которые были в списке.
При составлении акта о переводе студентов на следующий курс я пользовался списком студентов экономического факультета. Который содержал название факультета, ФИО студентов, номер группы и номер приказа о переводе или об отчислении (если студент был отчислен или переведен).
Следующей работой для меня стало создание перечня зачетов и экзаменов для студентов экономико-юридического факультета и систематизация данных по студентам имеющим задолженности.
Далее была работа с учебно методическими комплексами дисциплин (УМКД) по менеджменту. УМКД - стандартное название для совокупности учебно-методической документации, средств обучения и контроля, разрабатываемых в высшей школе Российской Федерации для каждой дисциплины. УМК должен включать полную информацию, достаточную для прохождения дисциплины. УМК предназначены для обеспечения открытости образовательного процесса и должны быть доступны любому желающему.
Моей задачей было ознакомиться с рабочей программой дисциплины, посмотреть список рекомендуемой литературы, если в списке содержится устаревшая литература, я должен был найти в электронной библиотеке университета более новую замену.
Я начал с такой дисциплины как Информационные технологии в менеджменте. Основная литература данной дисциплины действительно была устаревшей. Я зашел на сайт университетской библиотеки и нашел необходимую, более новую литературу.
После чего внес найденную литературу в рабочую программу дисциплины.
Таким же образом мною были обновлены рабочие программы таких дисциплин как: Анимация в туризме, введение в профессию (менеджмент), деловые коммуникации, профессиональная этика и этикет.
Заключение
Цель и задачи, поставленные в научной практике, выполнены. В частности ознакомление со структурным подразделением университета - деканатом. Разобрана её роль в жизни университета, её функции, задачи и права. Исследованы должностные инструкции работников деканата, их обязанности, функции, права и возможности. Изучены и проанализированы информационные системы, которые используются в деканате.
Подводя итоги анализа, можно сделать вывод, что в деканате содержится очень большое количество информационных систем, которые прямо или косвенно относятся к университету, к работоспособности учебного заведения. Также в деканате стоит немалое программное обеспечение, в которое входят различного рода редакторы, программы для расчета, мультимедийные программы и программы для ввода и вывода данных или информации.
Проведенные исследования документооборота позволяют сделать вывод о том, что документооборот в жизни университета имеет главное значение. При нарушении работы документооборота, выходят из строя все подразделения университета. Для предотвращения таких проблем, необходимо качественно осуществить организацию документооборота.
В заключении отметим, что в ходе выполнения индивидуальных заданий я научился работать с программным обеспечением деканата. Работать с документацией которая содержится в деканате. Также я развил в себе умения работать с информационными системами и анализировать их сильные и слабые стороны.