мощью Конструктора запросов спроектируйте запрос создания таблицы и присвойте новой таблице имя Зачетка_Фамилия1. Выполните запрос и проверьте правильность заполнения новой таблицы. Повторите выполнение запроса для всех N членов бригады, создав таблицы Зачетка_Фамилия2, ... ,
Зачетка_ФамилияN.
6.Спроектируйте запрос обновления Пересдать_удовлетворительно для вновь созданной таблицы Зачетка_ФамилияN. В качестве критерия обновления укажите равенство поля Оценка значению 3, а в качестве новой оценки значение 4 или 5. Выполните запрос для члена бригады, имеющего удовлетворительные оценки, и проверьте правильность его выполнения.
7.Спроектируйте запрос удаления Удалить_удовлетворительно для вновь созданной таблицы Зачетка_ФамилияN. В качестве критерия удаления укажите равенство поля Оценка значению 3. Выполните запрос для члена бригады, имеющего удовлетворительные оценки, и проверьте правильность его выполнения.
8.Для всех спроектированных запросов получите текстовое описание на языке SQL. Для этого откройте запрос в режиме проектирования и выполните его трансляцию в форму SQL. Зафиксируйте полученный текст запроса и сохраните его в виде файла.
Содержание отчета:
1.Описание всех полученных запросов в форме QBE.
2.Описание всех полученных запросов в форме SQL.
4.Результаты выполнения запросов выборки.
5.Результаты выполнения запросов создания таблицы.
6.Результаты выполнения запросов удаления.
7.Описание структуры данных таблицы Зачетка_ФамилияN, полученной в результате выполнения запроса.
6.Выводы по работе.
Лабораторная работа 5. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ В СРЕДЕ MS ACCESS
Цель работы – проектирование отчетов для представления в форме документов информации из базы данных, созданной в среде универсальной СУБД Microsoft Access.
26
5.1.Основные положения
Вотчете пользователь может наглядно расположить информацию, извлеченную им из банка данных в процессе анализа. В части оформления отчета система Access предоставляет пользователю разнообразные средства. Имеется возможность выбирать элементы информации, включаемые из банка
вотчет; элементы управления, позволяющие автоматизировать выполнение последующих операций; элементы оформления, превращающие его в законченный образец высококачественного документа. В Access предусмотрена стандартная структура отчета, предполагающая содержание в нем основной части и колонтитулов. Примерами отчета могут служить распечатанный телефонный справочник, отчет о торговых операциях фирмы за квартал, список сотрудников отдела и др.
5.2.Процедуры проектирования отчетов
Пользователю доступны два способа проектирования отчета. Можно воспользоваться поддержкой Конструктора Отчетов, а можно спроектировать отчет и самостоятельно, «вручную». Если пользователь уже имеет некоторые навыки работы с Access-отчетами, то второй способ позволяет достичь результата быстрее. Начинающим пользователям помощь Конструктора отчетов даст возможность избежать ошибок.
5.2.1. Изготовление отчетов с помощью Конструктора отчетов
Конструктора отчетов берет на себя управление процессом проектирования отчета. Он ставит перед пользователем вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета, ограничивая возможность непродуманных, некорректных действий. На каждый из задаваемых вопросов сам же Конструктор отчетов предлагает пользователю несколько вариантов ответов, сводя роль пользователя к простому выбору одного из возможных решений. Конструктор отчетов позволяет подготовить следующие типы отчетов:
–отчет, содержащий информацию, расположенную в одну колонку;
–отчет с группированием и вычислением итоговых величин;
–адресные этикетки.
Для обращения к Конструктору отчетов за помощью в деле проектирования отчета сначала в окне банка данных следует выбрать пиктограмму отчета Report и затем щелкнуть «мышью» на кнопке New (новый).
27
В появляющемся после этого диалоговом окне New Report (Новый отчет) вводится имя исходной таблицы или запроса, из которых будет извлекаться информация для построения отчета. Далее следует щелкнуть «мышью» на кнопке Report Wizards (конструктор отчетов), после чего он начинает работать. Он опрашивает пользователя при помощи последовательно возникающих на экране диалоговых окон, выясняя детали содержания и оформления проектируемого отчета. По мере получения ответов пользователя Конструктор отчетов создает прототип отчета. В последнем диалоговом окне пользователь может решить, в каком режиме он хочет видеть результат: в режиме Preview или в режиме проектирования.
Если результат не полностью отвечает представлениям пользователя, то можно самостоятельно доработать отчет в режиме проектирования либо снова вызвать Конструктор Отчетов и изготовить новый отчет. Более того, по ходу проектирования пользователь может вернуться на несколько шагов назад и изменить одно из принятых им решений.
5.2.2. Создание отчета без Конструктора отчетов
Если пользователь захочет самостоятельно спроектировать отчет, он должен изготовить пустой отчет, добавить необходимые указания в отношении сортировки и группировки и затем ввести в него управляющие элементы и другие необходимые для оформления отчета компоненты.
Для самостоятельного проектирования отчета в окне банка данных вначале выполните щелчок на пиктограмме отчета Report, а затем на кнопке New (новый). Появляется диалоговое окно New Report (новый отчет). В нем следует указать имя таблицы или имя запроса, на которых должен базироваться отчет. Далее следует нажать кнопку Blank Report (пустой отчет). Появляется пустой отчет (прототип отчета) в режиме проектирования. Окно проектирования разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета, в которые по необходимости можно ввести управляющие элементы, уровни группировки и другие элементы проекта.
5.2.3.Встраивание управляющих элементов
Впрототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.
Чтобы встроить управляющие элементы в отчет, на экран нужно вывести инструментальное меню Toolbox (опция View/Toolbox), в котором выби-
28
рается кнопка создаваемого управляющего элемента. После этого следует выполнить «мышью» щелчок в той позиции прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер, цвет и т. п.).
Для изменения стандартных значений характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно промаркировав настраиваемый элемент. Окно характеристик видно на экране при установленной опции View/Properties. Размер элемента и его местоположение можно изменить, перемещая с помощью «мыши» весь элемент или его размерные манипуляторы.
5.2.4. Связывание управляющего элемента с полем
Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей таблице или запросе. С помощью зависимого (связанного) управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать их в отчете.
Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция Vlew/Field List. Управляющий элемент, изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которой он связан. Для выполнения свызывания следует отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор «мыши» в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента, и затем отпустить кнопку «мыши». Access создает для каждого поля, выбранного в списке, связанный управляющий элемент (текстовое поле).
5.2.5. Создание вычисляемых управляющих элементов
Вычисляемый управляющий элемент в отчете индицирует значение, которое было рассчитано с помощью данных из одного или нескольких полей базовой таблицы или из других управляющих элементов. Вычисляемое значение определяется в соответствии с выражением, указанным в характеристике ControlSource при определении управляющего элемента.
Вычисляемым элементом можно сделать любой управляющий элемент. Обычно речь идет о текстовом поле. Для превращения обычного управляющего элемента в вычисляемый следует маркировать его, щелкнув на нем
29
«мышью». Повторный щелчок «мышью» на маркированном управляющем элементе приводит к преобразованию указателя «мыши» в курсор ввода. Теперь можно вводить подлежащее вычислению выражение, например:
= Количество * Цена ,
чтобы получить произведение содержимого полей Количество и Цена для каждого блока данных. Ввод выражения завершается нажатием клавиши Enter, после чего оно появляется в качестве значения характеристики ControlSource в окне характеристик.
С помощью вычисляемого управляющего элемента можно выполнить расчет для одного блока данных, для группы блоков данных и для всех блоков данных в одном отчете.
Для вычисления по группе блоков данных следует добавить вычисляемое текстовое поле в шапку группы или в подстрочник группы. Для вычисления функции применительно ко всем блокам данных текстовое поле должно стоять в шапке отчета или в подстрочнике отчета.
Вычисления для группы или для всех блоков данных предполагают использование в выражении, связанном с вычисляемым элементом, функций, выполняющих обработку ряда записей. Речь может идти о функциях суммирования, определения среднего, минимального, максимального значений и т. п. Продолжая предыдущий пример, можно предложить следующее выражение:
= Sum ( Количество * Цена )
для вычисления полной стоимости всех проданных товаров.
5.2.6. Сортировка и группировка данных в отчете
Проектируемый отчет будет выглядеть гораздо представительнее, если данные в нем будут сгруппированы по категориям и в пределах категорий рассортированы. Access дает пользователю возможность разделить блоки данных на группы и рассортировать их в этих группах. Например, можно сгруппировать список продуктов по категориям и рассортировать блоки данных внутри каждой группы по наименованию продукта.
Для обращения к средствам сортировки данных в рамках отчета следует в режиме проектирования вызвать директиву Sorting and Grouping (сортировка и группировка) из меню View.
5.3.Порядок выполнения работы
Впроцессе выполнения работы требуется разработать ряд отчетов для отображения в виде документов информации из базы данных Dekanat.
1. Войдите в среду Windows и вызовите СУБД Access. Откройте в рабочем каталоге базу Dekanat.
30