Материал: Формирование системы учета и документооборота на складе

В итоге на складе числится 1 единица товара, а провести ее в документе невозможно без выяснения, ручного вмешательства и исправления проблемы. Со стороны пользователей это выглядит как "глюк базы", а на самом деле - это "человеческий фактор". Вариант: отрицательные остатки.

Итак, сейчас 17.08.13 время 13:00, идет списание с партии 2.

Партия 1, товар "Ручка мебельная ВР", остаток по партии = 0.

Партия 2, товар "Ручка мебельная ВР", остаток по партии = 3.

Общий остаток товара "Ручка мебельная ВР" = 3.

Списание последней единицы ТМЦ партии 1, было 17.08.13 в 11:00.

Вдруг сотрудник, работающий с документами, по какой-то причине создает новый документ ("перемещение" или "реализация") на дату и время 16.08.13 - 17:00. Классический пример создания документа задним числом. Причины обычно очень убедительные. В новом документе от 16.08.13 - 17:00 товар "Ручка мебельная ВР" = 1шт. Сотрудник проводит этот документ датой и временем 16.08.13 - 17:00. Программа позволит провести такой документ, но перед этим запросит: какой датой это сделать. Если сотрудник оставит дату без изменения, то по учету на 16.08.13 - 17:00 списание по партии 1 еще не закончилось, товар есть на остатке, и документ при проведении спишет товар в минус.

В результате мы видим:

Партия1, товар "Ручка мебельная ВР", остаток по партии = -1.

Партия2, товар "Ручка мебельная ВР", остаток по партии = 3.

Общий остаток товар "Ручка мебельная ВР" = 2.

В ходе дальнейшего списания - со второй партии без проблем будет списано (и отгружено со склада) 2 шт. товара партии 2. В итоге мы увидим:

Партия1, товар "Ручка мебельная ВР", остаток по партии = -1.

Партия2, товар "Ручка мебельная ВР", остаток по партии = 1.

Общий остаток товар "Ручка мебельная ВР" = 0.

При этом если закупочная цена товара отличается, появляются проблемы в финансовом учете. Исправить ситуацию возможно только после достаточно затратного по времени выяснения, а со стороны пользователей, это выглядит как очередной сбой базы.

Для выравнивания положительных и отрицательных остатков по партиям многие предприятия выполняют полное последовательное перепроведение документов в учетной базе за определенный период, что выравнивает хронологию проводок по партиям и, в свою очередь, исправляет некорректные остатки. Но из-за перепроведения большого количества документов возникают серьезные затруднения в работе, особенно если база данных является распределенной. После перепроведения в центральной базе - все перепроведенные документы заново выгружаются вместе с синхронизацией в удаленную базу, а этот процесс занимает много времени.

Самое простое и эффективное решение проблемы положительных и отрицательных остатков - запретить какие-либо изменения остатков перед ТА. Проведение любых документов должно осуществляться только текущей датой и текущим временем. При необходимости "исправить" движение по товару - создаем отдельный документ, который проводится на общих условиях и после текущей ТА.

Пример:

С центрального склада А отправляется товар на магазин В. Допустим, что информационный обмен между центральной базой и удаленной проходит каждый час. Расстояние между пунктами А и В небольшое, и автомобиль доставит товар за 20 мин. Предположим, что в базе принят такой порядок движения ТМЦ: Создается "родительское перемещение" со склада А на магазин В, после его проведения товар списывается со склада А на "транзитный склад". На транзитном складе учитывается товар, перемещаемый между подразделениями компании. Проводить "родительское перемещение" необходимо, для того, чтобы были видны реальные остатки склада А для дальнейшего формирования документов на перемещение. Практика резервирования товара - не применяется исходя из операционной политики компании. Складу В для принятия товара нужно создать "подчиненное перемещение" от родительского и провести его по учетной системе. Тогда товар по учету перемещается с "транзитного склада" на склад В и становится доступен к реализации. На складе А сформировали "родительское перемещение" и провели списание по учетной системе, но товар еще не отобрали. В базе склада В документ виден, как уже проведенный. В течение следующих 30 мин на складе А отобран товар, но в родительское перемещение были внесены изменения (например, недостача одного из отбираемых товаров из-за пересортицы или обнаруженного дефекта). Через 50 мин. товар доставлен на склад В. Склад В еще не получил с синхронизацией измененный документ в свою учетную систему. В результате "человеческого фактора" (не сверены реквизиты накладной - сумма, количество позиций, количество штук) - сотрудник склада В подтверждает прием товара в учетной системе по старому варианту перемещения и создает соответствующее "подчиненное перемещение". После синхронизации - "родительское" и "подчиненное" перемещения не совпадают, на транзитном складе появляются положительные или отрицательные остатки товара, в зависимости от сделанных изменений в "родительском" документе на складе А.В результате необходимо очередное выравнивание остатков на складах учетной системы, с многочисленными изменениями уже проведенных документов и нарушениями хронологии последовательности отгрузки по партиям.

Решением этой проблемы является присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы создаваемые в системе учета, могут иметь следующие статусы:

Запланирован - документ создан, работы с документом не начаты, автор документа (например менеджер по продаже) может вносить любые изменения.

Выполняется - начата работа по выполнению задания, после изменения статуса документа - корректировки может вносить только оператор склада (в данном случае целесообразно не персонифицировать оператора, поставившего блокировку, а уравнять всех пользователей учетной системы с этой ролью и имеющих право проведения документов по данному складу). Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.

Завершен - задание выполнено, оператор склада-грузоотправителя теряет право вносить изменения в документ, оператор склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приема товара.

Изменение статуса документа производится вручную (максимально просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих "флагов" или "галочек" в полях документа.

Пример.

В "родительском" перемещении добавляется отметка статуса документа. Отсутствие отметки "накладная проверена" не дает возможности оператору склада - грузополучателя создать и провести по учету подчиненное перемещение. Устанавливается определенный набор прав с разграничением доступа к документам по признаку "Проверен". Если отметка не стоит, то склад-отправитель может корректировать документ, но склад-получатель не может создать и провести подчиненное перемещение. После установки отметки - операторам склада-отправителя доступ на изменение документа запрещается, и в свою очередь, разрешается прием товара на склад-получатель.

. Проблема партионного учета при резервировании.

Практика резервирования товара имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. Но в работе при этом также могут возникнуть проблемы. Так называемое "жесткое" резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определенному количеству определенной партии. В совмещении с практикой FIFO- в результате существенно осложняется отбор товара, возрастает посерийная пересортица. Или - склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считаем, что предпочтительнее "мягкое" резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке (перемещению) товара, но при этом не "привязывается" к определенной партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара - данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учета.

. Внедрить программное обеспечение 1С:Склад на предприятии.

Развитие современных средств транспорта, информационных систем, систем связи и телекоммуникаций открывает большие возможности для быстрого распространения информации, технологий, товаров и финансовых ресурсов. Внедрение современной компьютерной программы 1С:Склад на предприятии обеспечивает, сокращение времени выполнения заказа и увеличение его качества.

Предприятие имеет в своём подчинении 2-х кладовщиков. Старший кладовщик отвечает за поставленные материалы и её отпуск в производство.

Согласно фотографии рабочего дня (ФРД), видно, что время на работу у кладовщика составляет 66% от времени смены (Тсм.). Другие затраты рабочего времени выглядят так:

подготовительно-заключительное время: Пз = 30 мин. или 6,0% от Тсм.

время на обслуживание рабочего места: ОБС = 15 мин. Или 3% от Тсм.

потери времени по организационным причинам: ПО = 20 мин. Или 4% от Тсм.

время на отдых и личные надобности: ОЛН = 15 мин. Или 3% от Тсм.

потери из-за нарушения трудовой дисциплины: ПНД= 93мин. Или 18% от Тсм.

оперативное время (фактически отработанное): ОП = 327 мин. Или 66% от Тсм.

Согласно ФДР имеют место нарушения трудовой дисциплины:

Кпнд = (ПНД+ОЛН)/Тсм, (3.1)

где Кпнд - коэффициент потерь времени по нарушению трудовой дисциплины;

ОЛН - время на отдых и личные надобности;

ПНД - потери времени по нарушению трудовой дисциплины.

Кпнд = (93+15)/480 = 22,5%

Таблица 3.1 - Усредненный баланс рабочего времени рабочих склада

Примечание - Источник: данные по предприятию "АллестаМебель"

Так как оперативное время должно занимать порядка 95% от времени смены (а фактически - 66%), то вычислим экономический эффект от снижения численности сотрудников.

Заработная плата кладовщика составляет 5000000 руб., ежеквартальная премия 50%:

*0,5=2500000 руб.

При расчете данной экономии берутся не 12 месяцев, а 10 мес., так как при сокращении работников предприятие обязано выплатить ему средне месячную заработную плату за 2 месяца (с учетом индекса роста среднемесячной заработной платы). Рассчитаем экономию по заработной плате при сокращении ставки кладовщика.

Экономия по з/п = 5000000*1,267*10мес+2500000*1,267*4кв =76020000 руб.

Далее произведем расчет расходов связанных с приобретением и установкой программы.

Расходы на программу "1С: Склад" - 4000000руб.

Амортизация программы со сроком не более 3-х лет

/3 = 1333333 руб.

Расходы на установку программы - 600000 руб.

Расходы на обучение персонала - 420000 руб.

Рассчитаем годовую экономию после внедрения данной рекомендации.

Годовая экономия = (1333333 + 600000 + 420000) - 76020000 = -61666667 руб.

Таким образом, проведенные расчеты показывают возможность сокращения ставки кладовщика и получение экономической выгоды в размере 61666667 руб. за год.

Так же программа 1С: склад позволяет вести учет наличия и движения материальных и денежных средств. Она позволяет автоматизировать складской учет, торговлю, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и прочее, т.е. позволяет учитывать любые складские и торговые операции. А это очень упрощает работу персонала.

Таким образом, предлагается сократить штат отдела на одного работника и приобрести для этого отдела программу "1С: Склад".

"1С:Склад" автоматизирует работу склада. Типовая конфигурация позволяет вести раздельный управленческий и финансовый учет, вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней), вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию, оформлять закупку и продажу товаров, выполнять резервирование товаров и контроль оплаты.

При этом в "1С:Склад" можно хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен, выполнять автоматический расчет цен списания товаров, быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов, получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег, автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии. [9]

Таким образом, внедрение данной рекомендации позволит упростить работу кладовщика, и с учетом неполного использования рабочего времени, сократить лишнего работника, тем самым увеличить рентабельность затрат, в конечном счете, улучшить финансовое состояние предприятия.

Заключение

В заключение к сказанному - хочется еще раз обратить внимание на то, что используемые сейчас учетные системы и базы данных различны, но имеют схожие проблемы. И для решения этих проблем в первую очередь нужно правильно оценить ситуацию, последовательность выполняемых процессов, провести анализ всех проблемных зон. Очень часто можно услышать мнение: лучше заменить используемую программу на более мощную и дорогостоящую, и все будет в порядке. Но если разобраться и произвести правильный анализ всех бизнес-процессов предприятия, а также регламентирование основных операций в рамках одного процесса, с введением достаточно детальных инструкций по выполнению операций - то окажется, что нужно менять не программу, а подход к работе, повышать профессиональный уровень сотрудников, которые работают с данной программой. Программа может быть самой современной, и стоить заоблачные деньги, но в ней все равно будут работать люди, которым нужно иметь соответствующую квалификацию и достаточный багаж знаний и опыта, чтобы работать в этой программе без ошибок.

Так как программа "1С: склад" позволяет вести учет наличия и движения материальных и денежных средств, она позволяет автоматизировать складской учет, торговлю, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и прочее, т.е. позволяет учитывать любые складские и торговые операции. А это очень упрощает работу персонала. Благодаря этому и неполной загруженности персонала на складе возможно увеличение прибыли за счет сокращения штата на одного работника.

Список использованных источников

1.      Сербул И.Т. Логистика складирования: Учебно-методическое пособие для студентов. - Мн., 2008.

.        Дыбская В., Логистика складирования: Учебник.- ИНФРА-М, 2011 г.

.        Дроздов П.А., Основы логистики: Учебное пособие. - Мн., 2008.

.        Волгин В.В., Логистика приемки и отгрузки товаров: практическое пособие / В.В. Волгин. - Москва:, 2009. - 457 с.

.        Гаджинский А.М., Логистика: учебник для высших учебных заведений по направлению подготовки "Экономика" / А.М. Гаджинский. - Москва: 2011. - 481 с.

.        Логистика: Учебное пособие. - Под ред. Б.А. Аникина; Т.А. Родкиной и др. - М.: Проспект, 2006 г.

.        Ковалев В.В., Складские операции // Складские технологии, 2007. №2.

.        Кириченко Н.С., Организация складских работ на предприятиях МТО. - Киев, 2001 г.

.        Т.Г. Богачева, 1С:Торговля и Склад в вопросах и ответах: Издание 3.- М.: 1С-Паблишинг, 2003. - 273 с.

Приложение 1

Образец графика документооборота на складе предприятия "АллестаМебель"