Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Порядок создания и представления в бухгалтерию первичных документов регламентируется графиком документооборота. Приложение 1.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. В графике за работниками закрепляется обязанность составлять документы. Каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления.
Таким образом, в графике документооборота предусматриваются:
наименование документа;
количество экземпляров;
лицо, оформляющее, проверяющее и обрабатывающее документ;
срок оформления и предоставления документа в бухгалтерию;
другие параметры, необходимые для рационального документооборота организации.
Поступление материалов (сырья) на склад.
Материалы - вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.
На нашем предприятии материалы поступают в организацию по договорам купли-продажи (договорам поставки), в котором прописываются условия, сроки поставки.
При поступлении материалов на склад кладовщик сверяет фактическое количество и качество материалов с указанным в товаросопроводительных документах. Если расхождений нет, кладовщик расписывается в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) в разделе "Груз получил грузополучатель" с указанием должности (кладовщик), расшифровкой подписи и проставляет штамп организации. Полученные первичные документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов. Затем кладовщик заполняет приходный ордер в одном экземпляре, который вместе с товаросопроводительными документами сдается в бухгалтерию. Приложение 2
На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, составляется один приходный ордер за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение дня на обороте ордера делаются записи. В конце дня они подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.
Если материалы не соответствуют ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, приемку осуществляет комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов. Причем приходный ордер не составляется. На основании акта приемки материалов предъявляются претензии и иски к поставщику или транспортной организации.
Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя продавца (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Необходимые дополнительные данные, не выделенные отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные".
После приемки ценностей один экземпляр акта с приложением первичных документов передается в бухгалтерию, другой вместе с претензионным письмом направляется поставщику (транспортной компании).
На основании первичного документа (накладной), составленного при оприходовании материалов на склад, кладовщик делает запись в карточке учета материалов или в книге складского учета. Таким образом на складе ведется количественный учет поступивших материалов.
При этом бухгалтер принимает от материально ответственного лица первичные учетные документы, проверяет их, сверяет с ними каждую запись в книгах складского учета и подтверждает это своей подписью на книгах. Одновременно проверяется правильность выведения остатков.
Под отпуском материалов в производство понимается их выдача со склада на изготовление продукции. Материалы отпускаются со склада в производство организации согласно нормам и объемам производственной программы.
При отпуске материалы измеряются в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно).
В первичных учетных документах на отпуск материалов со склада организации в подразделения указываются:
наименование материала;
количество;
цена;
сумма;
назначение материала: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.
Первичными учетными документами по отпуску материалов являются накладная внутреннего перемещения. Приложение 3
При отпуске материалов в производство в карточке учета материалов делаются соответствующие записи о расходе.
Поступление на склад и отпуск готовой продукции
Готовая продукция является частью МПЗ, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой, комплектацией). В нашем случае это мебель в сборе либо скомплектованные в грузовые пакеты фурнитуры.
Она учитывается в количественных и стоимостных показателях. Количественный учет ведется в единицах измерения (на нашем предприятии поштучно).
Для передачи готовой продукции из цехов организации на склад применяется накладная. Она составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению основанием для списания продукции, второй - принимающему складу для оприходования продукции.
Накладная подписывается материально ответственным лицом сдатчика и получателя (кладовщиком), затем передается в бухгалтерию для учета движения продукции.
Готовая продукция покупателям отпускается в организациях на основании первичного учетного документа - накладной. В ней отражается отгрузка готовой продукции (товара) покупателю и фиксируется момент перехода права собственности на товар, на ее основании продавец списывает, а покупатель приходует стоимость продукции на счетах бухгалтерского учет
Основанием для оформления накладной на отпуск готовой продукции является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица и договор с покупателем.
Таким образом, требование контрагента при отгрузке товара в поле "Груз принял грузополучатель" указать должность принимающего лица и расшифровку подписи является правомерным.
Количество накладных, выписываемых организацией при отгрузке готовой продукции, зависит от внутреннего документооборота организации. На нашем предприятии, при отгрузки готовой мебели выписывается товарно-транспортная накладная, при передаче небольших партий фурнитуры выписывается товарная накладная.
На основании накладных на отпуск готовой
продукции и иных аналогичных первичных учетных документов организация
выписывает счета-фактуры в двух экземплярах. Первый не позднее пяти дней с даты
отгрузки продукции высылается (передается) покупателю, а второй остается у
организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на
добавленную стоимость. Примечание 4,5. Дополнительно, для контроля за движением
и сохранностью готовой продукции, на складе кладовщик в конце каждого отчетного
периода составляет и представляет в бухгалтерию отчет о движении готовой
продукции на складе.
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию
системы учета и документации на складе
В данной главе рассмотрены наиболее часто возникающие проблемы при ведении учета на складе предприятия "АллестаМебель" и рекомендации по их решению.
. Проблема наименования номенклатурных позиций в справочниках.
Последствия от неправильного наименования номенклатурных позиций - это пересортица и дублирование позиций. Зачастую не уделяется должное внимание переносу физического наименования товара в электронную таблицу базы данных. "Дубли" обычно появляются как следствие не формализованного процесса введения данных, описывающих свойства товара в наименовании, особенно когда наименования в базу данных вводят разные операторы. Когда новую позицию номенклатуры создает несколько человек, и каждый вносит так, "как ему удобно", или название товара переносится из документов поставщика (а разные поставщики могут именовать один и тот же товар по-разному), возникает примерно такая ситуация:
Пример:
"стеклорез KEDALONG" или
"KEDALONG стеклорез" или
"стеклорез KEDALONG 2-6мм"
Решением является жесткая формализация процесса внесения в базу нового элемента номенклатуры, с прописанием иерархии свойств товара, вносимых в базу данных ("паспорт товара") и жесткой последовательности формирования названия, отражающего свойства товара, например:
введите группу товара
стеклорез
введите марку производителя
введите дополнительную характеристику товара (например, цвет, размер)
-6 мм
Распространенная ошибка - игнорирование дополнительной характеристики товара, поскольку на данный момент предлагается только один вариант исполнения. После появления нового исполнения товара - его в базу данных уже вводят с дополнительной характеристикой, но не редактируют наименование более старого варианта. Результат - рост пересортицы на складе.
. Применение дополнительного ПО для работы со штрих-кодами.
На нашем предприятии больше интересует способность при сканировании штрих-кода предоставить работнику перечень наименований, имеющих данный штрих-код, и предложить подтвердить одно из предложенных наименований товара.
. Проблема приема товара при расхождениях в наименованиях номенклатурных позиций в справочниках учетных систем поставщика и получателя.
Необходимо внедрить практику приема товара не по документам поставщика, а по предварительно созданным в собственной учетной системе приходным накладным. Конечно, на сегодняшний момент есть ряд препятствий: преувеличение сложностей в общении с поставщиком, недопонимание с их стороны. Но если ввод документа в базу данных и проведение прихода в учетной системе происходит после приема товара на основании переданных со склада документов - ошибка ввода данных будет обнаружена постфактум, либо при инвентаризации, либо при включении в накладную отсутствующего на складе товара. В результате - наверняка вызовет сбой в работе склада и дополнительные затраты времени на поиск и исправление ошибочно введенного документа, а также всей последовательности документов, затрагивающих товар, по которому была допущена ошибка.
Достигаемые после внедрения преимущества:
неизбежные ошибки ручного ввода документов в учетную систему будут обнаружены на этапе приема товара и исправлены с минимальными усилиями.
на этапе приема и размещения товара персонал оперирует названиями и (или) артикулами, совпадающими с терминологией расходной накладной.- игнорирование поставщиком в расходных документах дополнительных характеристик товара не вызовет (например - цветовой) пересорт на складе.
немаловажный фактор - преднамеренная или непреднамеренная ошибка ввода при создании документов у поставщика - также может быть оперативно выявлена, если при вводе приходной накладной будет произведена сверка расходной накладной поставщика и размещенного у поставщика заказа.
. Проблема перепроведения документов задним числом и перепроведения всех документов в базе, положительные и отрицательные остатки ТМЦ.
Еще одна распространенная и очень болезненная проблема - перепроведение документов задним числом. Одно из основных предназначений информационной базы оперативного учёта - это получение финансовых и количественных остатков на заданный момент времени. Единственный инструмент для ввода информации - документ, который может создавать только движение: либо приход, либо расход расчётных значений. Соответственно, для получения остатков (задолженностей) на заданный момент времени необходимо просчитать все приходы и расходы от самого начала существования базы до этого момента. Такой процесс расчета достаточно длительная процедура.
При решении данной проблемы можно внедрить использование таких инструментов, как Точка актуальности и Отчётный период.
Точка актуальности (далее ТА) - это момент времени, дата и время последнего проведённого документа, который показывает, что на этот момент в базе рассчитаны все остатки и задолженности, и при необходимости их получения - расчёт производить не надо. Например, если для сравнения сделать "Отчёт по остаткам товаров" на момент ТА и на любую другую более позднюю дату, то для построения первого потребуется меньше времени, так как нет необходимости рассчитывать итоги, а надо только сформировать печатную форму.
Период хранения итогов. Как говорилось ранее, чтобы рассчитать остаток не на момент ТА, необходимо пересчитать все приходы и расходы от начала базы до заданной даты. Но если, к примеру, база имеет несколько десятков (или сотен?) документов в день и ведётся не один год, то такой расчёт затянется на длительное время. На самом деле пересчитывать нужно только приходы и расходы с начала отчетного периода (обычно - месяца) до заданной даты. На начало же каждого месяца итоги сохраняются при ежемесячной процедуре открытия нового периода (месяца). В системе товарооборота существует такое понятие, как партии товаров. Упрощенное определение: партия - это совокупность ТМЦ одной приходной накладной, которая формируется в группу со своим индивидуальным номером. В компьютерных базах данных партии хранятся в таблицах регистров. Основная задача партий - это предоставление информации о движении конкретного ТМЦ, и возможность разделить поступления ТМЦ на склад по различным признакам.
Пример:
.08.13 на склад был принят товар "Ручка мебельная ВР" 15 шт.,
.08.13 было повторное поступление этого же товара 20 шт., но от другого поставщика и по другой цене.
За период с 01.08.13 по 30.08.13 было продано 7 единиц товара.
Товар от первого поступления 01.08.13 оказался с дефектами и поставщику нужно вернуть оставшийся нереализованный товар.
Для того чтобы узнать, сколько осталось единиц товара от первого поступления, нужно просто посмотреть движение товара по первой партии от 01.08.13 и сравнить расход с приходом.
Здесь часто играть немаловажную роль человеческий фактор. Зачастую люди недопустимо халатно относятся к своей работе, забывая своевременно проводить документы, связанные с движением и списанием товара, или несвоевременно их изменяют.
Обычно списание товара по партиям производится по методу FIFO (по себестоимости первых по времени поставок). Если в одно время было два поступления одинакового ТМЦ от разных поставщиков, списание не будет хаотичным. Сначала со склада спишется весь товар от первого поставщика (первая партия), и только после полного списания, начнется списание от второго (вторая партия).
Вот что мы видим, когда происходят изменения и перепроведения документов задним числом.
Вариант: положительные остатки
По первой поступившей партии уже полностью списан товар, остаток =0, и началось списание со второй партии, общий остаток ТМЦ на складе = 6. Но сотрудник, работающий с документами, по какой-то причине изменяет количество в одном из ранее проведенных документов, который уже списал часть товара по первой партии. В документе изменяется количество ТМЦ с 4 на 3, и после изменения перепроводится документ.
На первый взгляд ничего страшного не произошло, но если продолжить списания ТМЦ и в итоге посмотреть движения по партиям, мы увидим следующее: у первой партии на остатке появилась 1 шт., общий остаток на складе = 7. Во время дальнейшей работы со второй партии без проблем спишутся 6 шт., ведь товар списывается по FIFO, и для учетной системы первой партии уже "не существует" (несмотря на то, что остаток по партии числится), т.к. уже началось списание со второй партии.