Министерство образования Республики Беларусь
УО
"Белорусский государственный экономический университет"
Курсовая работа
Формирование
системы учета и документооборота на складе
Студентка
Якимовец Татьяна Михайловна
Руководитель
к.ф-м.н., доцент
Кашникова Инна Васильевна
Минск
2013
Реферат
Курсовая работа: 38 с, 9 источников литературы, 5 приложений.
Складская система учета, факторы формирования систем учета, документооборот на предприятии, внешние документы склада, внутренние документы склада, автоматизированные системы учета склада, информационная система.
Объектом курсового исследования является ЧТУП "АллестаМебель".
Предметом исследования является методика формирования системы учета и документооборота на складе.
Целью данной курсовой работы является разработка рекомендаций по улучшению системы учета и документооборота на складе.
Методы исследования:
теоретические: анализ литературы по системам учета и документооборота на складе;
эмпирические: системный, функциональный анализ.
Информационной базой послужили данные управленческого и бухгалтерского учета частного торгового унитарного предприятия "АллестаМебель".
Практическая значимость заключается в том, что
разработанные рекомендации позволят совершенствовать систему учета и
документооборота на складе предприятия "АллестаМебель", повысят
эффективность процессов снабжения, сбыта, а также внутреннего перемещения ТМЦ
на предприятии.
Abstract
: 38, 9 sources of literature, 5 applications.system of accounting, a factor of the accounting, workflow in the enterprise, external document warehouse, internal documents warehouse, automated accounting system for warehouse, information systems.object of the course is to study private trading unitary enterprise "AllestaMebel".subject of the study is a technique of forming a system of accounting and document management in the warehouse.purpose of this course is to develop recommendations to improve the system of accounting and documents in the warehouse.:
Theory: an analysis of the literature on accounting systems and workflow in a warehouse;
Empirical: the system, the functional analysis.
Empirical The information base was
provided by data management and accounting Private Trade Unitary Enterprise
"AllestaMebel."practical significance lies in the fact that the
resulting recommendations will improve the system of accounting and documents
stock company "AllestaMebel" improve the efficiency of supply,
marketing, and internal movement of goods and materials in the enterprise.
Содержание
Введение
Глава 1. Формирование системы учёта и документооборота на складе
.1 Формирование системы учёта
.2 Документы, используемые при работе с товарами
.3 Автоматизированные системы учёта
Глава 2. Анализ системы учета и документооборота на складе ЧТУП "АллестаМебель"
.1 Анализ внутренней среды компании
.2 Формирование системы учета и документооборота на складе ЧТУП "АллестаМебель"
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы учета и документации на складе
Заключение
Список использованных источников
Приложения
Введение
Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся производством и торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств на складах. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.
За последнее время резко возрос объем информации, которая должна своевременно обрабатываться для конкурентоспособного развития и функционирования организации.
В ЧТУП "АллестаМебель", основной деятельностью которого является оптовая продажа фурнитурой и производство мебели, основным информационным ресурсом является наличие товара, его движение, а, следовательно, оперативность складских и хозяйственных операций. Скорость работы склада определяется скоростью обработки информации о товаре, комплектующих, необходимых для производства.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы ЧТУП "АллестаМебель", нельзя не отметить, что эффективная работа его склада зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.
Использование автоматизированных информационных систем позволяет:
оптимизировать планы работы,
быстро вырабатывать решения,
четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.
Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются:
активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;
интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;
формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;
постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.
Актуальность настоящей работы обуславливается
тем, что информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих
ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые,
материальные и финансовые ресурсы. В настоящее время информационные процессы
являются активными силами взаимосвязи внутри и между экономическими объектами
хозяйствования. Такие процессы в основном строятся на использовании
разнообразных технологических решений.
1. Формирование системы учёта и документооборота
на складе
.1 Формирование системы учёта
Складская система учета должна соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению учета ТМЦ в компании, т.е. корпоративному порядку ведения учета и документообороту. Для выполнения заданий по работе с ТМЦ склад, с одной стороны, получает информацию от других подразделений компании и в некоторых случаях от поставщиков и получателей, а также от перевозчиков, а с другой стороны управление складскими операциями невозможно без постоянного получения информации о движении ТМЦ внутри склада.
При формировании складской системы учета необходимо принимать во внимание следующие факторы:
- установленные стандартные формы документов для ведения различных операций;
существующий порядок документооборота и учета ТМЦ в компании;
возможности корпоративной информационной системы;
перечень объектов, с которыми необходимо осуществлять обмен информацией;
степень детализации учета осуществляемых операций;
возможности используемого оборудования (ТСД, принтера для распечатки этикеток со штрих-кодом и др.) и программного продукта;
существующую систему управления складскими операциями;
- знание технологического процесса на складе.
Складская система учета движения товара должна обеспечивать оперативное управление и контроль движения товаров. Только наличие полной информации о том, что происходит на складе в режиме реального времени, позволит осуществлять планирование складских операций, осуществлять управление деятельностью сотрудников склада и принимать своевременные решения.
Степень детализации определяется потребностью в более полном получении информации о происходящих процессах. Например, можно установить порядок контроля товаров только при поступлении, размещении на хранение и отгрузке, а можно установить порядок сканирования товара еще и при размещении в зоне сортировки и при перемещении из зоны сортировки в зону отгрузки. Можно ввести и другие места или моменты контроля. Все зависит от поставленных перед складом задач и способов их достижения. На некоторых складах будет достаточно отслеживать только вход и выход товара со склада. При разработке системы учета необходимо точно знать, какие результаты должны быть, и определить, что может помочь в их достижении.
При описании бизнес-процессов обязательно указывается, когда, кто и каким образом должен формировать и отправлять необходимую информацию. Так как информация передается не только внутри склада, но и для внешних пользователей, и, соответственно, идет ее получение, то этот процесс необходимо регламентировать и установить порядок обмена информацией с внутренними и внешними контрагентами:
- время передачи данных, ее регулярность (сразу после приема/отгрузки товаров, ежедневно в установленное время, раз в неделю и т.п.);
какая информация должна передаваться при приеме/отгрузке товаров или о наличии товаров на складе (артикул, наименование, количество, вес, объем и т.п.);
в каком формате необходимо передавать информацию (в произвольной форме, согласно установленных форм документов или др.);
каким образом передавать ту или иную информацию, документы (по факсу, по электронной почте, курьером);
кто имеет право передавать информацию (необходимо указание ответственных лиц с обеих сторон).
Порядок обмена информацией и документами внутри склада и между складом и внешними пользователями должен быть прописан в действующей складской технологии, соответствовать возможностям используемой складской программы и регламентирован соответствующей инструкцией (положением) в рамках компании.
Результатом получения и обработки информации являются различные отчеты, формируемые складской программой. Существуют стандартные формы отчетов, а также могут быть разработаны дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада. Наличие всех данных в БД об ожидаемом поступлении товара, о находящихся на складе товарах и об ожидаемой отгрузке позволяет формировать необходимые отчеты. В зависимости от назначения могут быть сформированы следующие виды отчетов:
- отчет о наличии товаров (качественных, бракованных);
отчет о наполнении склада товаров и наличии свободных мест (по объему, ячейкам, весу);
отчет о принятых/отгруженных товарах за сутки;
отчет о наличии транспортных средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров);
отчет по количеству товаров по отдельным наименованиям;
отчет по наличию товаров отдельных владельцев (для склада ответственного хранения);
отчет по стоимости оказанных услуг за определенный период (за сутки, за неделю и т.п.);
отчет по результатам инвентаризации;
отчет по выполненным работам сотрудниками склада;
отчет по учету рабочего времени сотрудников склада;
отчет по расходованию материалов.
Для определения результатов деятельности склада на основе имеющихся данных возможно осуществление анализа по следующим показателям:
- по стоимости оказанных услуг за определенные периоды;
объемам обработки товаров за определенные периоды;
- по степени заполняемости объема склада за определенные периоды;
по количеству принятых и отгруженных ТС за определенный период;
экономической эффективности
работы склада за определенные
периоды [1, c. 105-108].
.2 Документы, используемые при
работе с товарами
В зависимости от назначения документы, обрабатываемые на складе, можно отнести к внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие документы, которые используются только складом и внутренними подразделениями компании (бухгалтерией и др.).
Внешние документы:
Товарно-транспортная накладная, CMR.
Товарная накладная (форма ТОРГ-12),
Грузовая таможенная декларация (ГТД).
Спецификация.
Счет-фактура, инвойс.
Упаковочный лист.
Заявка на прием товаров.
Заявка на отгрузку товаров.
Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1).
Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3).
Доверенность на получение товара со склада.
Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма MX-14).
Инвентаризационная опись.
Сводная инвентаризационная опись.
Сличительная ведомость.
Таблица несоответствий.
Акт инвентаризации.
Внутренние документы склада:
Приходная накладная.
Расходная накладная.
Журнал регистрации транспортных средств.
Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений.
Лист осмотра товара.
Пропуска на въезд и выезд с территории склада.
Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности компании.
Оператор склада, проверяя
правильность оформления документов на поступающий и отправляемый груз, получает
подтверждение или разночтения с информацией, поступившей в БД от сканирования
ТМЦ. Таким образом, осуществляется проверка поступающей информации. Также
желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при
приемке ТМЦ, а доверенность на получение ТМЦ со склада, при отгрузке.
Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т.п.) может повлиять на
тщательность проверки данных, указанных в документах, выявить ошибки и
расхождения [1, c. 108-109].
1.3 Автоматизированные системы
учёта
При использовании автоматизированной системы учета создание необходимых документов для выполнения каких-либо складских операций занимает минимум времени. Автоматизированная система позволяет формировать любой документ, используя информацию, имеющуюся в БД. Эту информацию можно разделить на постоянную и переменную.
К постоянной (неизменной) информации можно отнести:
- наименование, адрес и платежные реквизиты владельца товара;
наименования перевозчиков;
наименование, адрес и платежные реквизиты склада;
наименование, адрес и платежные реквизиты получателей товара;
артикул и наименование товаров;
определенные характеристики товаров и др.
К переменной (меняющейся) информации можно отнести:
- данные о транспортном средстве;
данные о водителе или экспедиторе;
время и дату;
данные о количестве товара и др.
Подготовка документов при помощи автоматизированной системы позволяет значительно ускорить их изготовление и вносить точные данные о товаре, отправителе и получателе. При этом повышается надежность правильности внесения информации и обеспечивается последовательность выполнения операций (соблюдение технологического процесса).
При отработке технологии и создании технологической карты для каждой операции необходимо четко указывать круг обязанностей и порядок действий каждого сотрудника, с какими документами или с какой информацией он должен работать. Каждый сотрудник должен твердо знать, как он должен поступить в любой ситуации, к кому он должен обратиться при наличии каких-либо сомнений.
В программе должны быть система доступа определенного сотрудника для выполнения возложенных на него обязанностей. Как правило, доступ сотрудника к внесению или изменению БД определяется личным паролем, который в зависимости от должности и выполняемых обязанностей наделяет сотрудника определенными полномочиями (правами доступа). Также необходимо наличие в программе возможности фиксирования доступа сотрудников, не имеющих надлежащих полномочий или проникновения посторонних лиц. Время от времени необходимо менять пароли у всех сотрудников, так как эта информация может стать известной другим лицам.