Автоматический режим управления по системе "офф-лайн" или "он-лайн" охватывает управление всем складом, включающим и управление грузовым потоком. Работа системы "офф-лайн" заключается главным образом в централизованном автоматизированном сборе данных (при возможности ими распоряжаться).
Отличие систем "он-лайн" ("on-line") и "офф-лайн" ("off-line") состоит, прежде всего, в изменении времени прохождения и обработки информации. Если в системе "он-лайн" информация обрабатывается в режиме реального времени, то в системе "офф-лайн" необходимо учитывать большую временную разницу между командой и ее выполнением. Компьютер в системе "он-лайн" принимает решение о выборе места складирования товара на основе информации о запасах товара, принципах складирования груза заложенных в информационной системе, а также степени загрузки отдельных подъемно-транспортных средств.
Целесообразность системы управления "он-лайн" обусловливается следующими факторами: большой емкостью склада, значительным ассортиментным перечнем товара, процессом комплектации (сложностью заказов по ассортименту), сокращением времени выполнения заказов и другими.
Логистический процесс на современных складах, и в первую очередь на автоматизированных складах, предполагает наличие систем управления информационными потоками, которые осуществляют: управление приемом и отправкой грузов; управление запасами на складе; обработку поступающей документации; подготовку сопроводительных документов при отправке грузов и т. д.
В зависимости от уровня организации программно-технических средств выделяют:
- обработку информации вручную;
обработку информации в пакетном режиме (имеется в виду подготовка данных о поступающих и отгруженных грузах, которые периодически вводятся в ЭВМ, обрабатываются вручную или автоматически. В этом случае речь идет об использовании машинного времени, а вычислительная техника может не являться собственностью склада);
- обработку информации в режиме реального времени. В этом случае информация вводится в ЭВМ одновременно с движением грузов, или, точнее, в момент их перехода через контрольные пункты. Для ввода и обработки информации используются развитая терминальная сеть и определенная вычислительная мощность ЭВМ. В зависимости от конкретных условий это может быть отдельная машина, общая для нескольких складов, или машина, управляющая всем производством (системы управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не зависят от технических характеристик грузов и технологии их обработки на складе. Они могут применяться на складах с высоким уровнем механизации);
непосредственное управление от компьютера. На практике это предполагает интегрированное управление материальными и сопутствующими им информационными потоками в режиме реального времени.
Информационная система - ИС, является важнейшей из всего обеспечивающего комплекса. В основу ее формирования должны быть положены следующие принципы.
. Полнота и пригодность информации для пользователя
Складской персонал должен иметь в наличии необходимую и полную информацию для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о наличии запасов или о заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решения. Поэтому ИС должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих складских логистических функций и операций.
. Точность
Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильного решения. Например, информация об уровнях запасов в складской сети в современных логистических системах допускает не более 1% ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в сбыте, создании запасов и удовлетворении потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в закупках товаров и т.д.
3. Своевременность
Логистическая информация должна быть доставлена в систему менеджмента склада вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции ЛТ. Своевременность информации важна практически для всех логистических функций складирования. Кроме того, многие задачи в транспортировке, грузопереработке, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени ("on line"). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга функционирования склада. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрение стандартов EDI/EDIFACT.
4. Ориентированность
Информация в складской ИС должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества складского сервиса, снижения логистических издержек, повышения производительности персонала и технологического оборудования. Способы получения передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению "узких" мест, резервов экономии ресурсов на складе и т.д.
5. Гибкость
Информация, циркулирующая в ИС, должна быть приспособлена для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как складского персонала, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса на складе и адаптированы к возможному многопользовательскому интерфейсу.
6. Подходящий формат данных
Форматы данных и сообщений, применяемые в компьютерных и телекоммуникационных сетях складской ИС должны максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т.д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных.
Для управляющего складом персонала информационно-компьютерные технологии (ИКТ) являются одним из основных источников повышения эффективности принимаемых решений, производительности и конкурентоспособности. Логистические ИКТ, применяемые на складе, можно определить как совокупность операций, связанных с получением и обработкой потоков информации в реальном масштабе времени о внутренних материальных потоках, характеристиках и товарных запасах, грузовых отправках, параметрах заказов и других логистических характеристиках складской системы. С точки зрения внешней логистики склад предприятия нуждается в коммуникациях с логистическими посредниками (в обработке заказов, транспортировке, грузопереработке, управлении запасами), банками, страховыми фирмами и непосредственно с конечными потребителями.
В настоящее время существует большое количество ИКТ и программных продуктов, применяемых для автоматизации документооборота на складе и поддержки работы технологического складского оборудования. Одним из наиболее перспективных направлений развития складских ИКТ является использование возможностей глобальной сети Интернет.
Остальные указанные подсистемы
обеспечивающего комплекса строятся на принципах, типичных для подобных структур
в АСУ промышленными предприятиями (АСУП) или АСУ технологическими процессами
(АСУТП) [1, c. 109-111].
Глава 2. Анализ системы учета и документооборота
на складе ЧТУП "АллестаМебель"
.1 Анализ внутренней среды компании
Частное торговое унитарное предприятие "АллестаМебель" было основано в 2010 г.
Основной деятельностью предприятия является производство корпусной мебели, прием заказов на изготовление мебели по индивидуальным заказам. В 2012 г. предприятие начало осуществлять оптововую торговлю мебельной фурнитурой.
Магазин "АллестаМебель" находится по адресу: г. Брест, ул. Халтурина, 2/1. Общая площадь магазина составляет 135 кв.м. в том числе:
Экспозиционная площадь - 85 кв.м.
Площадь контрольно-кассового узла - 25 кв.м.
Площадь административно-бытового назначения - 25 кв.м.
Этот магазин с индивидуальной формой обслуживания покупателей. Режим работы: с 10.00 до 20.00, без выходных.
В общей сложности на предприятии числится 14 человек:
Директор - 1 чел.
Гл. бухгалтер - 1 чел.
Бухгалтер - 1 чел.
Дизайнер - 1 чел.
Логист - 1 чел.
Начальник производства - 1 чел.
Раскройщик-1 чел.
Главный сборщик - 1 чел.
Кладовщик - 2 чел.
Сборщик - 4 чел.
Уборщица - 1 чел.
Мебельный салон "АллестаМебель" состоит из четырех залов: в первом зале размещены гостиные; во втором - офисная мебель; третий зал вмещает в себя мебель для прихожей, шкафы купе; в четвертом зале размещены кухни и обеденные группы.
Производственно-складские помещения находятся вне магазина и располагаются по адресу Г. Брест, ул. Южный городок. Площать произодственной части 200 м2, складские помещения подразделяются на склад готовой продукции и склад мебельной фурнитуры и комплектующих и в сумме составляют 250 м2.
Складская часть представлена двумя помещениями:
. Склад готовой продукции. По техническим характеристикам данный склад относиться к классу В - это капитальное здание одноэтажное
Высота потолков 4,5 м. Пол ровный, выложен плиткой. Присуствует пожарная сигнализация и гидрантная система пожаротушения. В наличии офисные помещения с доступом к интернету. Охрана по периметру территории. Ответственный кладовщик.
. Склад фурнитуры и комплектующих. По техническим характеристикам этот склад также относиться к категории В складов. Кроме того оснащен дополнительной системой видеонаблюдения.
Внутренние водопровод и канализация складских зданий спроектированы в соответствии со СНиПом. Расходы воды на складе предусматриваются на санитарно-хозяйственные нужды, душевые, туалеты, столовые, противопожарные цели с учетом максимального расхода. Противопожарный водопровод объединяется с хозяйственно-питьевым. Диаметры труб применяются 70 мм.
Наличие канализация для стока от душевых, санитарных узлов, покрасочного цеха.
В зимние, ранне весенние и познеосенние складские и подсобные помещения отапливаются. Отопление спроектировано в соответствии со СНИПом. Внутреннюю температура складских и других помещений поддерживается на следующих уровнях: офис - +16-18°С; склады материалов, инструмента - +12-14°С.
В складах применяется, как правило, отопление паром.
Склад распологается вместе с производственными помещениями, поэтому полностью оснащен вентиляционными устройствами, которые создают в помещении склада необходимый микроклиматический режим хранения материалов.
Электротехническая часть склада соответствует требованиям "Правил устройства электроустановок". Электропроводка, в помещениях складов выполняется на напряжение 380 В.
В складах используются открытые способы прокладки проводов и кабелей по стенам и потолку, а также в гибких металлических коробках.
Складские помещения оборудованы рабочим и аварийным освещением. Для освещения складских помещений применяются люминесцентные лампы. На складе фурнитуры наряду с общим освещением применяется местное освещение с установкой светильников в проходах между стеллажами.
Для более полного использования объемов складских помещений, на складе фурнитуры и комплектующих используются стеллажи различных видов:
Легкие грузовые полочные стеллажи, состоящие из сварной рамы и продольных балок, оснащены полками.
Консольные стеллажи используются в основном для хранения длинномерных грузов (профили, пиломатериалы, рулонные материалы, кромка ПВХ, релинговые трубы).
К специальному оборудованию, которое используется на данном складе для упаковки как готовой продукции, так и сформированных пакетов для торговли фурнитуры, можно отнести ручное пневматическое устройство для упаковки пластиковыми лентами.
Для обмотки товаров стрейч-пленкой применяются оброллер для ручной обмотки. Для сшивки гофротары применяются специальные стиплеры.
Из-за малых объемов производства и торговли на нашем складе для перемещения грузов используются ручные тележки. Они применяются для перемещения грузов массой до 1000 кг на небольшие расстояния.
На сегодняшний момент формирование системы учета и документации на складе налажено полностью за счет внедрения автоматизированной системы управления складскими операциями и ведения учета движения товароматериальных ценностей. Наличие 1С программы позволило решить многие вопросы и проблемы, присущие прежней организации труда на складе и ручному учету ТМЦ. Она позволила свести к минимуму действия человеческого фактора при работе с ТМЦ.
Что касается структуры управления складом ее разделить на три уровня:
• управленческий (начальник);
• организационный (главный сборщик);
• исполнительский (кладовщик, сборщик).
В своей деятельности ЧТУП "АллестаМебель" руководствуется законодательными и нормативно-правовыми документами, условно разделенные на три уровня:
) Законодательные и нормативные акты Республики Беларусь, регулирующие деятельность всех субъектов (Конституция РБ, Гражданский, Налоговый, таможенный кодексы и т.п.).
) Законы, постановления и рекомендации, регулирующие производственную и торговую деятельность в РБ.
) Организационно-правовые документы предприятия.
Основными клиентами ЧТУП "АллестаМебель" являются физические лица, приобретающие мебель, а также производственные мебельные предприятия г. Бреста и Бресткой области, которые закупают мебельную фурнитуру и инструмент.
Товарная политика предприятия включает в себя наличие необходимого в соответствии с рыночной ситуацией ассортимента мебелии и фурнитуры как по глубине, так и по широте охвата наиболее востребованных рынком ассортиментных позиций.
С целью закрепления своих позиций на насыщенном рынке мебельной фурнитуры и при этом не загружая склад, под каждого постоянного клиента создается своя складская программа, с целью полного удовлетворения спроса за кратчайшее время.
Ценовая политика ориентирована на обеспечение прибыльной
работы предприятия, быструю адаптацию к изменению рыночной конъюнктуры с учетом
среднего уровня цен на аналогичную продукцию. Она формируется исходя из анализа
покупательского спроса и сезонности.
.2 Формирование системы учета и документооборота
на складе ЧТУП "АллестаМебель"
Каждая производственная компания знает: учет сырья и готовой продукции на складе связан с множеством документов. Но далеко не все умеют правильно их оформить и организовать их оборот.
Все хозяйственные операции, проводимые нашей организацией, оформляются оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Если первичный документ отсутствует, у бухгалтера нет оснований ни отражать хозяйственную операцию в бухучете, ни признавать расходы при расчете налога на прибыль.