Эффективность методов мозгового штурма и шести шляп для принятия управленческих решений
Шарова Д.А.
Введение
В последние годы практика управления все больше сталкивается с нестандартными организационными ситуациями, в которых превалирует человеческий фактор. В большинстве случаев такие ситуации включают психологические переменные, кроме того, очень быстро меняется организационная среда; менеджеры все чаще имеют дело с неожиданными ситуациями. Управленческие решения предполагают учет индивидуальных запросов, восприятий ценностей, целей и опыта персонала.
Особенно непросто принять управленческое решение в отношении создания какой-либо инновации. Хорошо, известно, что любая инновация начинается с идеи. Так как для нахождения хотя бы одной плодотворной идеи необходимо, как правило, рассмотреть множество альтернатив, процесс выдвижения новых идей должен быть организованным и систематизированным.
В настоящее время существует множество эффективных методов генерирования идей. Объектом исследования данной контрольной работы являются такие методы генерирования идей как "мозговой штурм" и метод "шести шляп".
Актуальность рассматриваемого вопроса объясняется тем, что данные методы, как креативные методы решения задач, стимулирует активность и интуитивное мышление людей в процессе поиска идей, предложений; способствует интегрированию накопленной информации и на этой основе значительно повышают эффективность принимаемых решений, что особенно важно в условиях жесткой конкуренции, когда необходимы инновационные стратегии, неординарные идеи и действия, новые способы поведения.
История происхождения методов
Основателем метода мозгового штурма является совладелец крупной рекламной компании в США Алекс Ф. Осборн. Практиковать данный метод он стал на своем предприятии в конце 30х годов прошлого века, а широкую известность метод получил в 1953 году после выхода книги "Управляемое воображение: принципы и процедуры творческого мышления" в 1953 году А. Осборна.
Осборн заметил, что, даже, несмотря на высокий профессионализм и интеллектуальный уровень своих работников, важные проблемы и задачи компании очень долго не могли решиться. Поиском путей решений данных задач обычно занимался узкий круг специалистов. Остальные же были обычными исполнителями.
Тогда Осборн рассмотрел ситуацию, когда к решению какой либо проблемы подключается новый человек. Понятно, что "новичок" будет испытывать трудности, связанные с тем, что специалисты, как правило, формулируют проблемы, используя профессиональный сленг и специальные термины, на базе глубоких знаний по решаемому вопросу. Чтобы включиться в обсуждение проблемы, "новичок" должен для начала разобраться в поставленной задаче, что, по причине вышесказанного, для него будет нелегко. Предложенные им идеи скорее всего были предложены ранее и уже были отвергнуты, или они поверхностны, имеют множество слабых сторон. Также, "новичок" может чувствовать себя скованно из-за того, что не может высказываться, используя специальную терминологию. Это в свою очередь приведет к негодованию специалистов, так как, чаще всего, по их мнению, выдвинутые идеи должны быть оформлены по определенным правилам. Поэтому они могут прийти к выводу, что "новичок" не способен на творческую работу. Но "правильно оформленной" идеи мало - она должна быть испытана и обоснована. Все это объясняет трудности в привлечении новичков-неспециалистов в обсуждение важных вопросов для организации.
Осборном было предложено снять эти ограничения.
Осборн отметил, что некоторые люди имеют больше способностей к выдвижению идеи, другие - лучше анализируют идеи. А еще важно не упускать тот факт, что у каждого из нас глубоко в подсознании заложена боязнь критики. Поэтому в своем методе Осборн разделил процесс поиска решения на два условных этапа: 1. Высказывание идей в свободной творческой обстановке; 2. Анализ и осмысление выдвинутых идей.
Метод "шести шляп" появился намного позже "метода мозгового штурма" и многими авторами считается одной из разновидностей "мозговых атак". Его создатель - британский психолог, консультант в области творческого мышления, писатель Эдвард де Боно. В 1985 году была впервые опубликована его книга "Шесть шляп мышления".
При разработке метода Боно основывался на убеждении, что в течение жизни человеческое мышление становится односторонним, появляются стереотипы. На это воздействует целый ряд факторов: образование, религия, представления о логике, морали и т.д. Также, стоит указать на то, что мыслительные процессы связаны с эмоциями человека, с интуицией.
Основываясь на вышесказанном, Боно предложил 6 путей, которые нарушают стандартное для мозга состояние мышления и принятия решений. Эти пути основываются на рассмотрении проблемы с разных сторон. Но здесь и возникает первая загвоздка - эти способы организации мышления не естественны для человека. Как указал в своей статье Крутько С.: "Методике сначала нужно обучиться и лишь получив необходимый опыт, "примерять" на себя" [4].
Таким образом, можно сделать вывод, что оба метода применяются при поиске новых направлений решения проблемы в недостаточно исследованной области.
Сущность и принципы метода мозгового штурма
Создание метода мозгового штурма обусловлено тем, что генерирование идей в коллективе обладает большей эффективностью, чем, если бы в этом процессе участвовал один человек. Балдин К.В. под методом мозгового штурма понимает "получение решения как продукта совместного творчества специалистов в ходе совещания проводимого по установленным правилам, и дальнейшего детального анализа его итогов" [1,с. 13].
В своей статье Измаилова выделяет цель мозговой атаки: "стимулировать группу лиц к быстрому генерированию большого числа идей и получить их как можно больше" [2,c. 32]. Этот метод должен разрушить те препятствия, которые присутствовали бы при обычном обсуждении проблемы. Здесь должен произойти процесс высвобождения творческой энергии, причем процесс должен быть непрерывным - одна мысль порождает другую. Приветствуются даже самые "сумасшедшие" идеи. Т.е. "мозговой штурм" - это форма свободной дискуссии, во время которой ничьи высказывания и идеи не будут подвергаться критике.
Метод мозговой атаки должен быть основан на двух принципах.
Первый принцип: при коллективном обсуждении проблемы возникают идеи лучшего качества, чем при индивидуальном генерировании идей. Все потому, что один человек может отвергнуть идею, которая кажется ему бесперспективной. А в коллективе она может быть додумана и доработана до стадии пригодности к осуществлению.
Второй принцип: отличительной чертой мозгового штурма от других методов является то, что процесс генерирования идей нельзя приостанавливать оценкой или анализом предложенных идей.
Теперь рассмотрим технику проведения мозгового штурма. Для успешного проведения мозговой атаки требуется выполнение ряда рекомендаций. Так, например, не желательно присутствие начальника во время процесса мозгового штурма, т.к. он чаще всего настроен скептически. Количество членов группы может варьироваться от 5 до 12 человек (оптимальный размер группы - 7 человек). Не желательно затягивать по времени проведение мозгового штурма, т.е. самого этапа генерирования идей - не более 60 минут. Обсуждение проблемы в течение слишком долгого времени может привести к отвлеченным от темы разговорам. Все идеи необходимо записывать, а чтобы ничего не упустить, желательно использовать диктофон. В качестве места проведения нужно выбрать закрытый кабинет или аудиторию, где не будет мешать посторонний шум. Участников не должно что-то отвлекать, например, их телефоны.
Первый этап является предварительным. На нем происходит отбор участников штурма: первый вариант, когда сначала собирается группа, а уже потом внутри нее выбирается руководитель процесса мозгового штурма; второй вариант - вначале назначается руководитель, а уже он в свою очередь занимается отбором участников.
Второй этап является самым важным, так как непосредственно на нем происходит генерация идей. На этом этапе должны выполняться четыре главных правила:
• нужно предлагать как можно больше идей;
• идеи могут комбинироваться и улучшаться;
• самые неожиданные и "сумасбродные" идеи только приветствуются;
• никакой критики;
Важно, чтобы обстановка в группе была творческой и непринужденной. Необходимо фиксировать все предложения, чтобы не упустить ни одно из них.
Третий этап заключительный. На нем происходит отбор идей, их анализ и оценка. В отличие от предыдущего этапа критика здесь приветствуется. Причем анализ может осуществляться другой группой, которая не участвовала в генерировании идей. Если же оценку проводят те же участники, тогда рекомендуется выждать какое-то время перед третьим этапом.
В результате, избирается оптимальная идея, которая может быть с легкостью реализована в сложившихся условиях.
Таким образом, как указывают в своей статье, касающейся метода мозгового штурма, Конторусова С.С. и ее соавторы: "фундаментом методологии является преодоление стереотипов мышления и коммуникативных барьеров, т.е. обеспечение процесса создания идей, без их сквозного контроля и обсуждения; успех исполнения мозгового штурма базируется на принципе синергии и запрета застопоривания генерации идей субъективной оценкой" [3,с. 130]. мозговой штурм мышление
Суть метода шести шляп мышления
Метод шести шляп считается одним из самых эффективных методов организации мышления. Для оценки каких либо новаторских идей он подходит особенно хорошо. Данный метод основывается на так называемой концепции "параллельного мышления". Как отмечает в своей статье Полещук К.О. - "любое решении рождается в процессе столкновения мнений, в дискуссии и полемике. При таком подходе предпочтение часто отдается не самому лучшему варианту, а тому, который более удачно продвигался в споре. При конструктивном мышлении разные подходы, мнения и идеи сосуществуют, а не противопоставляются и не сталкиваются друг с другом" [6,с.177, 178]. В этом и заключается суть метода шести шляп мышления.
В процессе решения поставленных проблем, метод шести шляп позволяет справиться с тремя основными трудностями, связанными с практическим мышлением:
Эмоции - часто думая над решением мы ограничиваемся только эмоциями, а логика и здравый смысл отходят на второй план.
Растерянность (беспомощность) - когда перед нами встает сложная задача, мы испытываем неуверенность, нерешительность, особенно если сталкиваемся с этим в первый раз.
Путаница в голове - рассматривая проблему разных сторон и пропуская через себя большой поток информации, мы начинаем путаться и нам сложно сосредоточиться на главном.
Метод шести шляп делит сложный мыслительный процесс на шесть разных режимов. Представлены эти режимы в виде разноцветных шляп. Надевая ту или иную шляпу, мы примеряем на себя определенные роли, т.е. рассматриваем проблему со стороны разных точек зрения.
Итак, шляп - 6, у каждой свой цвет. Рассмотрим, за какой аспект отвечает каждая из них:
Красная шляпа - отвечает за чувства, эмоции и интуицию. На определенной стадии наших размышлений эмоции просто необходимы. Данный метод как раз помогает проявить их в нужное время. Никакие логические объяснения здесь не требуются. Надевая красную шляпу нужно опираться только на свои ощущения, которые вызывает поставленная задача.
Белая шляпа - надевая эту шляпу необходимо сосредоточиться исключительно на информации и фактах. Если имеющихся данных недостаточно, то нужно постараться найти источники дополнительной информации. Анализ проблемы при этом должен быть абсолютно беспристрастным.
Желтая шляпа - шляпа оптимиста. Рассматриваются только позитивные стороны идеи, ее преимущества, достоинства и выгоды.
Черная шляпа - шляпа пессимиста или критика. Примеряя эту шляпу, нужно рассматривать только отрицательные моменты. Выявляются недостатки, недочеты и риски.
Зеленая шляпа - от обладателя этой шляпы должен литься поток новых идей и предложений. Именно тут могут родиться альтернативные подходы к решению проблемы и ее неожиданные решения. Поэтому, данная шляпа вызывает больший интерес, чем все остальные.
Синяя шляпа - эта шляпа создана для управления процессом мышления и непосредственно в самом процессе обсуждения не участвует. Именно она устанавливает последовательность примерки шляп. Эту шляпу называют еще шляпой руководителя и рекомендуют надевать как перед обсуждением, чтобы сформулировать цели и задачи, так и в самом конце обсуждения, чтобы подвести итоги.
Структурируем в таблице функции каждой из шляп мышления Боно, а также, приведем примеры вопросов, которые помогут направить мысли в нужное русло.
Таблица 1
Функции "шести шляп" в процессе дискуссии
Существует несколько программ, представляющие собой варианты последовательности использования шляп для решения конкретной задачи. Главное условие - последовательность всегда начинается и заканчивается синей шляпой. В последовательность могут входить всего две-три шляпы, в зависимости от цели дискуссии. Например, для выявления и устранения недостатков рекомендуется черную шляпу сопровождать зеленой шляпой. Для оценки идеи - желтую шляпу черной.
Рассмотрим на рисунке примеры программ использования шести шляп Боно.
Рисунок 1 - Программы использования "шести шляп мышления"
Метод шести шляп мышления можно использовать как индивидуально, так и в группе. Рассмотрев принцип действия метода шести шляп, можно сказать, что "меняя шляпы" мы приучаемся видеть один и тот же предмет с разных сторон, а это расширяет наше представление о поставленной проблеме.
Применение метода мозгового штурма и его модификации.
Сразу после своего появления метод мозгового штурма получил широкое распространение в США, Японии и неоднократно применялся в бывшем СССР.