Контрольная работа: Документационное обеспечение управления

2. Практическое задание. Вопрос 3. Что обозначает и как оформляется реквизит «отметка о приложении»? Приведите примеры

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

На основном документе под его текстом и от границы левого поля оформляется отметка со словом «Приложение» в единственном числе, даже если документов-приложений будет несколько и потребуется их перечисление.

Отметка о приложении оформляется следующим образом:

- если приложение названо в тексте:

- если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

- если приложения сброшюрованы:

- если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения. Например:

Так же в организациях может быть документооборот построен в форме электронного документооборота, исключающего бумажную передачу и хранение. В таком случае используется Система Электронного Документооборота (СЭД). Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. В тексте документа указывается наименование и количество приложений. Приложения прикрепляются с использованием возможностей программы в связанные документы или указывается ссылка на приложение.

Пример служебной записки организации с указанием приложений ООО «Название организации»

Иванова Н.А.

216-00-00

Пример распорядительного документа с приложением

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

№ _____ ______________ 2021 г.

г. Екатеринбург

О введении в действие Политики в области производственной безопасности (по охране труда и заявление о политике в области промышленной безопасности)

С целью сведения к минимуму профессиональных рисков и повышения надежности оборудования, зданий и сооружений

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие со дня издания настоящего приказа Политику в области производственной безопасности (по охране труда и заявление о политике в области промышленной безопасности)

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ на 2021-2023 годы (далее - Политика) (Приложение).

Далее текст приказа

Генеральный директор О.О. Оносов

Приложение

к приказу от №

ПОЛИТИКА В ОБЛАСТИ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

(по охране труда и заявление о политике в области промышленной безопасности) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Осознавая важность требований по безопасности производства, сохранения жизни и здоровья работников, а также для гостей и контрагентов, руководство ОРГАНИЗАЦИИ признает здоровье и безопасность человека одним из главных приоритетов своей деятельности.

Цель, которую ставит перед собой……

Генеральный директор ОРГАНИЗАЦИИ О.О. Оносов

Список литературы

1. Григорьева Е.А. Организация службы документационного обеспечения управления: / Е.А. Григорьева. - Казань: Казан. ун-т, 2015. - 128с.

2. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности

3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

4. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (разработаны ВНИИДАД)>Методические рекомендации>4. Оформление реквизитов документов

5. Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/47782-otmetka-o-prilozhenii-na-dokumente-obnovlenie-pravil-oformleniya-i-slozhnye-sluchai/