Содержание
Введение
1. Факторы, задачи и функции службы документационного обеспечения управления
2. Практическое задание: Что обозначает и как оформляется реквизит «Отметка о приложении». Примеры
Список литературы
Введение
В современных условиях глобализации информационно-поисковых систем совершенствование управления производственно-хозяйственными комплексами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально организовано делопроизводство.
Создавая эту службу, необходимо решить ряд организационных вопросов, связанных с выбором:
- структуры, функций и задач делопроизводственной службы;
- организационной формы делопроизводства;
- ее должностного и численного состава;
- квалификационных требований, предъявляемых к работникам сферы делопроизводства.
1. Факторы, задачи и функции службы документационного обеспечения управления
Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, или иметь ответственного за ведение делопроизводства. Эта ответственность может быть возложена на одного сотрудника -- секретаря организации или руководителя.
В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическим документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.
Служба ДОУ решает конкретные задачи, выполняет определенные функции, имеет строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействует с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.
Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координация, реализация. Создание службы ДОУ обязательно сопровождается выбором организационной формы работы с документами. Практикой выработано три формы: централизованная, децентрализованная или смешанная.
Централизованная форма позволяет выполнять все технологические операции по работе с документами в одном специализированном структур ном подразделении (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов - от момента их получения или создания и до сдачи в архив - выполняется в одном месте. Эти операции включают: прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, формирование дел, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.
Полную централизацию работы с документами можно осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также в тех организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации.
Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль сроков исполнении, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, обработке перед сдачей в архив.
В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.
Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Задачи и функции службы ДОУ
К основным задачам службы ДОУ относится следующее: - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,
- совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
- функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
- разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,
- обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,
- контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
- функции, связанные с организацией работы с документами:
-установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),
- обработка поступающих и отправляемых документов,
- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов.
- разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,
- предварительное рассмотрение документов,
- контроль за исполнением документов,
- систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,
- подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,
- обеспечение защиты документной информации,
- организация работы с обращениями граждан;
Функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
- разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,
- проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,
- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,
- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.
Структура службы ДОУ
Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:
- секретариат,
- экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.),
- подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов,
- подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,
- подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,
- подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшее машбюро),
- отдел совершенствования делопроизводства,
- копировально-множительное бюро,
- протокольная группа,
- редакционная группа,
- приемная,
- архив.
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками.
В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.
Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства. Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
- 1-я категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;
- 2-я категория - учреждения с объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;
- 3-я категория - учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;
- 4-я категория - учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.
Так, согласно выше представленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения.
Несмотря на то что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Таблицу 1).
документационный управление делопроизводство
Таблица 1 Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота
|
Объем докумен- тооборота, тыс. документов в год |
Организационные формы службы ДОУ |
|
|
менее 10 |
обычно один-два секретаря руководителя организации |
|
|
от 10 до 25 |
служба организационно оформляется, требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников) |
|
|
от 25 до50 |
создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.) |
|
|
от 50 до 100 |
более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование документационного обеспечения управления, в том числе на основе автоматизации |
|
|
свыше 100 |
сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем |
Говоря о структуре службы ДОУ, необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (см. Таблицу 2).
Таблица 2 Функции основных подразделений службы ДОУ
|
Наименование подразделения службы ДОУ |
Основные функции, выполняемые подразделением |
|
|
1 |
2 |
|
|
секретариат |
- информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации - планирование рабочего дня руководителей - предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов - составление и оформление документов, аналитическая работа по документам по заданиям руководителей - организация телефонных переговоров руководителей - организация командировок руководителей - организация деловых встреч руководителей |
|
|
экспедиция |
- прием корреспонденции, поступающей в адрес организации - распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения - обработка отправляемых из организации документов |
|
|
подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов |
- регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов - ведение информационно-справочной работы по документам организации - подготовка документов для представления на рассмотрение руководства - контроль за правильностью оформления документов - формирование дел - подготовка дел к передаче на хранение в архив организации |
|
|
подразделение (отдел, группа) по контролю испол- нения документов |
- организация контроля за сроками исполнения документов - постановка документов на контроль - проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей - предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов - снятие документов с контроля - учет и обобщение результатов контроля исполнения документов - подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов |
|
|
подразделение (отдел, группа) по работе с обраще- ниями граждан |
- регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб) - подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством, направление обращений граждан на исполнение - контроль за сроками исполнения обращений граждан - отправка писем-ответов гражданам - обобщение результатов исполнения обращений граждан - формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан - подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан |
|
|
подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов |
- перепечатка документов по заявкам подразделений и работников - считывание документов |
|
|
отдел совер- шенствования делопроизводства |
- разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству - отслеживание изменений в правовых актах и нормативных доку- ментах в сфере документации и информации и переработка в со- ответствии с этими изменениями инструктивных и методических документов организации по делопроизводству - разработка и корректировка номенклатуры дел организации - консультирование работников организации по вопросам работы с документами |
|
|
- методическое руководство и контроль за организацией делопро- изводства в подразделениях и подведомственных организациях - проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации - организация повышения квалификации работников - разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве - постановка задач автоматизации делопроизводства |
||
|
копировально- множительное бюро |
- копирование и тиражирование документов по заявкам структурных подразделений |
|
|
протокольная группа |
- разработка планов работы коллегиальных органов - оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа - подготовка и проведение коллегиальных мероприятий - ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов - рассылка копий протоколов заинтересованным организациям и лицам - оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов - контроль за исполнением решений коллегиальных органов - оформление выписок из протоколов и др |
|
|
редакционная группа |
- редактирование документов, издаваемых в организации - корректорская правка |
|
|
приемная (может быть структурной частью подразде- ления по работе с обращениями граждан) |
- организация приема посетителей руководством организации - составление плана работы приемной - ведение учетной документации по личному приему граждан - организация исполнения документов, полученных при личном приеме - обобщение результатов приема посетителей - подготовка предложений по совершенствованию работы приемной |
|
|
архив организации |
- ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива - прием дел структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива - учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов - создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива - осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования - проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение - осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и подведомственных организациях - источниках комплектования - организация работы по составлению номенклатуры дел организации - оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами - участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления - участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и других подразделений службы ДОУ в области архивного дела |