2.2 Завершение рабочего дня кассовым работником, заведующим кассой
По окончании осуществления операций в послеоперационное время, в выходные, праздничные дни кассовый работник сдает наличные деньги и наличную иностранную валюту по приходному кассовому ордеру 0402008, а также кассовые документы заведующему кассой. Кассовый, контролирующий работники сдуют сумки с наличными деньгами и кассовые документы с проставление своих подписей в справке 0402302 соответственно заведующему кассой не позднее следующего или первого рабочего дня после выходного, нерабочего праздничного дня. Оформляемые документы по совершаемым кассовым операциям в послеоперационное время, выходные и праздничные дни датируются соответствующей календарной датой, отражение операций в балансе кредитной организации производится следующим или первым рабочим днём после выходных и праздничных дней. Кассовые, контролирующие работники, осуществлявшие кассовые операции в послеоперационное время, в выходные, праздничные дни хранят наличные деньги, сумки с наличными деньгами, а также кассовые документы в индивидуальных средствах хранения (сейфах), которые закрываются и сдаются под охрану на основании договора охраны.
Согласно пункту 6.6 Положения разрешена передача кассовых документов, сумок с наличными деньгами, наличных денег контролирующему работнику, заведующему кассой без личного присутствия кассового работника, осуществлявшего кассовые операции в послеоперационное время, в выходные, праздничные дни, в установленном кредитной организацией порядке, но с учетом обеспечения сохранности наличных денег и кассовых документов, по акту приема-передачи наличных денег в одном экземпляре, который подшивается в кассовые докуметы дня. В этом случае передача контролирующему работнику, заведующему кассой наличных денег, сумок с наличными деньгами без личного присутствия кассовых, контролирующих работников осуществляется уполномоченными лицами, которые назначаются распорядительным документам кредитной организации. Отдельно надо сказать о реестре операций с наличной валютой и чеками. Пунктом 4.5 Инструкции утверждено: кассовый работник ведет единый Реестр по всем видам операций с наличной иностранной валютой и чеками, осуществляемым в течение рабочего дня. Но при этом кассовый работник в конце рабочего дня закрывает текущий Реестр по завершении осуществления операций с иностранной валютой и чеками, подсчитывает и указывает в Реестре итоговые данные по суммам принятой и выданной наличной иностранной валюты, валюты РФ, чеков в разрезе видов операций, наименований валют, использованных курсов иностранных валют. А затем в случае продолжения осуществления операций с наличной иностранной валютой и чеками в послеоперационное время получает по расходному ордеру наличную иностранную валюту, открывает новый Реестр. Кассовым работником операционные кассы, осуществляющей кассовое обслуживание населения в послеоперационное время, в выходные и праздничные дни, книга хранилища ценностей 0402118 и книга учета принятых и выданных ценностей 0402124 не ведутся.
Сверка фактического остатка денежной наличности в хранилище кредитной организации с данными бухгалтерского учета происходит с учетом данных отдельных лицевых счетов, ведущихся на балансовом счете № 20202. Пункт 17.2 Положения определяет: «Заведующий кассой по данным отчетных справок 0402112, справок 0402302 с учетом приходных кассовых ордеров 0402008, расходных кассовых ордеров 0402009, приходных частей, расходных частей приходно-расходных кассовых ордеров 0402007, оформленных на основании описей на перевозимые наличные деньги по операциям, осуществленным заведующим кассой, актов 0402145 на выявленные излишки, недостачи наличных денег и сомнительные денежные знаки Банка России, составляет справку 0402114.Сверка итогов справки 0402114 с данными бухгалтерского учета заверяется подписью главного бухгалтера (его заместителя) или работника, ведущего бухгалтерский учет операций, осуществленных в ВСП, в справке 0402114». Книга хранилища ценностей 0402118 ведется заведующим кассой, осуществляющим заключение операционной кассы. При заключении операционной кассы остатки ценностей, записанные в книге хранилища ценностей 0402118, сверяются с данными остатков соответствующих счетов бухгалтерского учета.
2.3 Бухгалтерский учет кассовых операций, проводимых в послеоперационное время
Отражение кассовых операций, проводимых банком в послеоперационное время, в бухгалтерском учете осуществляется днем их совершения. При этом баланс составляется за истекший день до 12 часов следующего рабочего дня. Бухгалтерский учет кассовых операций с валютой РФ в послеоперационное время проводится аналогично операциям, проводимым в операционное время, только все операции корреспондируются не со счетом основной кассы, а с отдельным лицевым счетом кассы, работающим в послеоперационное время. Порядок отражения в бухгалтерском учете кредитными организациями (филиалами), включая их внутренние структурные подразделения, операции с наличной иностранной валютой и операций с чеками, устанавливает Указание Банка России от 13.12.2010 № 2538-У « О порядке бухгалтерского учета уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками ( в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц». Настоящее Указание устанавливает новый порядок учета операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками, в частности: наличная иностранная валюта и валюта РФ учитываются теперь на балансовом счете второго порядка № 20202 « Касса кредитных организаций», чеки- на балансовом счете второго порядка №20203 « Чеки, в том числе дорожные чеки, номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте». Данное Указание содержит перечень бухгалтерских проводок, а именно: покупка и продажа иностранной валюты за валюту РФ; размен валюты; продажа чеков; прием наличной иностранной валюты для зачисления на банковские счета физических лиц.
Порядок осуществления кассовых операций в послеоперационное время должен быть установлен внутренним нормативным документом, бухгалтерский учет регламентирован учетной политикой кредитной организации.
3. Основные направления совершенствования кассовых операций банка в послеоперационное время
Для осуществления совершенствования кассовых операций банки используют автоматизированные системы, такие как « Электронные кассиры».
Автоматизация операций, связанных с обработкой наличных, может обеспечить сокращение уровня запаса наличных в отделениях, повышение надежности защиты от поддельных и фальшивых банкнот, устранение ошибок, связанных с человеческим фактором, и повышение скорости и эффективности обслуживания клиентов. Электронный кассир (Teller Cash Dispencer) TCD устанавливается на рабочем месте операциониста-кассира и представляет собой устройство для хранения и выдачи наличных денег, размещенное в специальном сейфе, обеспечивающем надежную защиту денежных средств. Внедрение TCD приводит к изменению технологии работ в банке: должности операциониста и кассира сливаются, клиент обслуживается одним сотрудником от начала и до конца. Электронные кассиры» выдают вклады по принципу «одного окна»: оформление документов и получение денежных средств происходит в одном и том же месте, что позволяет сократить время обслуживания клиентов. ТСD управляется с персонального компьютера и для работы с ним каждый операционист - кассир имеет индивидуальный код доступа. Осуществление каждой выдачи денежных средств автоматически документируется. Способность TCD обслуживать одновременно двух операционистов кассиров дает возможность в подавляющем большинстве филиалов автоматизировать процесс выдачи денег, используя один, максимум два TCD. TCD может устанавливаться:
1) в составе автономного рабочего места операциониста-кассира;
2) в составе интегрированной автоматизированной банковской системы.
В первом случае информацию о сумме выданных денежных средств, а также по остатку средств в TCD получает кассир.
Во втором случае информацию по количеству наличных денег во всех TCD можно получить по запросу в любой момент времени с рабочего места, управляющего филиалом или центральным отделением. Осуществление стыка программного обеспечения устройства с автоматизированной банковской программой позволяет автоматически в реальном масштабе времени отражать в ней все операции по выдаче и получению денежных средств. Наибольшая функциональность электронного кассира проявляется при интегрировании его в АБС банка. TCD работает с банкнотами всех стран мира, включая российские рубли, независимо от их качества. Устройства делятся на аппараты с замкнутым оборотом наличности и аппараты с отдельными кассетами. Преимущество аппаратов с замкнутым типом оборота наличности заключается в том, что они используют депонированные купюры для последующей выдачи клиентам. Эта технология позволяет сократить издержки на инкассацию в несколько раз. Кроме того, автомат, в отличие от человека, не устает и его внимание не отвлекается и не рассеивается, что позволяет избежать ошибок при пересчете и детекции. Банкам и кассовым центрам угрожают два вида опасностей - подделки и ограбление. За распознавание подделок отвечает система детекции. Распознав подозрительную банкноту, аппарат возвращает ее кассиру либо помещает в специальное отделение для подозрительных банкнот. Для защиты от грабителей предусмотрена временная задержка открытия встроенного сейфа, благодаря которой оператор не сможет отдать грабителям деньги сразу же по требованию. Кроме того, «электронные кассиры» могут быть интегрированы в общую систему сигнализации банка.
Преимущества использования электронного кассира:
- повышение уровня обслуживания - позволяя выдавать и принимать банкноты, ATS освобождает кассиров от пересчета для выполнения роли продавца других банковских услуг;
- универсальность - создает возможность организации универсальных рабочих мест, где документарно - денежные операции делаются от начала до конца;
- повышение безопасности - вся приходно-расходная наличность находится в стальном корпусе и защищена от несанкционированного изъятия;
- увеличение емкости - общая емкость кассет / барабанных модулей обеспечивает оптимальную емкость устройства;
- эффективность - позволяет работать одновременно с российскими и зарубежными купюрами;
- улучшение информативности - предоставляет информацию в реальном времени о балансе;
- оптимизация процессов - устраняет необходимость в ручном пересчете и проверке купюр на подлинность на месте операциониста. Сокращение необходимой площади помещений и расходов на их укрепление. Клиент все расчетные операции производит на месте. Соответственно, нет необходимости строить несколько кассовых кабин. Электронные кассиры не занимают дополнительного рабочего пространства, а размещаются под столом операциониста. Использование TCD дает банку и существенное имиджевое преимущество - сокращаются очереди, поскольку клиент не общается к оператору через бронированное стекло укрепленной кабины, строительство которой, кстати, тоже недешево само по себе.
Помимо « Электронных кассиров» банки также используют банкоматы для кассовых операций: банкомат - многофункциональное устройство самообслуживания, предназначенное для обслуживания клиентов в отсутствие банковского персонала, главной функцией которого остается снятие наличных денег с карточного счета. В этой операции содержится некое внутреннее противоречие: ведь достоинство банковских карточек заключается в возможности не иметь дела с наличными.
Хороший современный банкомат может производить практически все операции, которые выполняет обычно кассир банка: сообщить остаток средств на счете держателя карточки; выдать наличные деньги; принять наличные деньги; перевести указанную держателем карточки безналичную сумму на другой счет; давать отчет о движении средств на счете за определенный период времени; выполнять периодические платежи; представлять информационно справочные услуги. Кроме того, банкомат печатает квитанцию, подтверждающую проведение транзакции. Некоторые модели обеспечивают печать не только квитанции, но и выписки по счету, и записей в сберегательной книжке клиента. Печать производится по запросу клиента, который должен выбрать соответствующий пункт из меню и нажать на соответствующую клавишу. Банкоматы делят на универсальные (полнофункциональные) и специализированные. Банкоматы, предназначенные только для предоставления информационно-справочных услуг, получили название «информационных киосков». Основное преимущество банкомата перед обычным кассиром - возможность круглосуточной работы. Поэтому банкоматы должны быть установлены в наиболее посещаемых местах, куда клиент платежной системы может попасть в любое время дня или ночи. Хотя банкоматы имеют довольно надежную защиту от взлома и вандализма, банки пока опасаются размещать дорогостоящее оборудование в тех местах, где за ним нет присмотра, поэтому клиенты лишены возможности получать наличные в любое время и в любом месте. Очевидно, что это препятствует превращению банковских карточек в универсальное средство оплаты и снижает их привлекательность для потенциальных клиентов. В России, где инфраструктура безналичных расчетов еще далеко не всеохватна, возможность легко и в любое время получить наличные деньги со своего счета становится необходимым условием существования любой платежной системы. При выполнении перечисленных выше операций происходит обмен информацией между клиентом и платежной системой при посредстве банкомата. Этот обмен может осуществляться в одном из трех режимов:
- On-line (режим реального времени) - банкомат постоянно подключен к процессинговому центру, обмен информацией происходит непрерывно. В этом случае все необходимые данные о клиенте, движении средств и остатках на его счете могут находиться в процессинговом центре, все транзакции по карточному счету выполняются в реальном масштабе времени процессинговым центром;
- Off-line (автономный режим) - банкомат не имеет связи с процессинговым центром, и обмен информацией осуществляется с продолжительными интервалами, путем переноса информации на магнитных носителях. В этом случае возникает необходимость хранить данные о клиенте, движении средств и остатках на его карточном счете в самом банкомате. Транзакции по карточному счету также регистрируются и накапливаются в банкомате, и лишь после переноса информации в процессинговый центр, производится пакетная обработка этих транзакций и корректируется состояние карточного счета клиента. В режиме оff-line проверки производятся с использованием автономной базы данных банкомата.
- Квази - on-line - банкомат связывается с процессинговым центром по каналам связи, но связь не поддерживается непрерывно, а осуществляется по некоторому расписанию. Различают системы с дозвоном от банкомата в процессинговый центр или с обзвоном банкоматов процессинговым центром, а также системы с обзвоном /дозвоном по и системы с дозвоном по мере необходимости.
Загрузка банкомата наличными деньгами осуществляется инкассаторскими, кассовыми работниками по мере необходимости. Наличные деньги для загрузки банкомата выдаются инкассаторским, кассовым работникам заведующим кассой, кассовым работником ВСП по расходному кассовому ордеру пачками банкнот, мешками с монетой. Инкассаторским, кассовым работникам для загрузки банкомата могут выдаваться предварительно подготовленные сумки с наличными деньгами. Сумки опломбировываются заведующим кассой, кассовым работником ВСП, осуществлявшими подготовку наличных денег. К сумке с наличными деньгами прикрепляется ярлык, на котором проставляются фирменное наименование кредитной организации, номер банкомата, дата упаковки, сумма наличных денег, фамилия, инициалы и подпись заведующего кассой, кассового работника. Инкассаторские, кассовые работники принимают сумки с наличными деньгами для загрузки банкомата по надписям на ярлыках к сумкам с наличными деньгами с проверкой целости сумок и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к сумкам с наличными деньгами.