Обычно объяснительная записка личного характера оформляется работником от руки.
Образцы оформления объяснительных записок.
Рис.2
Рис. 3
Последний вид деловой записки о который автор желает осветить в данной статье -- это пояснительная записка.
Пояснительная записка - это записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).
Пояснительные записки, как приложение к основному документу, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Структура документа:
· автор (организация, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
· адресат (кому направляется документ);
· название вида документа (например, «Пояснительная записка»);
· дата, когда составлялся документ и номер регистрации;
· заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
· текст;
· подпись составителя (указать должность).
Хоть и форма заполнения должна быть по образцу, на каждом предприятии есть свои правила и требования к оформлению пояснительной записки. То есть записки оформляются по образцу, но с внесением собственных поправок.
Увеличение объемов и сложности управленческих задач объективно обусловливает рост документационных потоков. Однако, в ряде ситуаций, возникающих в процессе управления, имеет место и неоправданное возрастание количества создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях документов: документирование для перестраховки, стремление «прикрыться» документом, создание его «на всякий случай». Имеет место в практике работы учреждений и дублирование традиционных документов, наличие излишних, неиспользуемых форм документов. Решению этих проблем способствуют мероприятия по совершенствованию и рационализации организации документооборота.
Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Унификация позволяет упорядочить образование документов, внести в этот процесс научную основу и тем самым способствует сокращению объемов документооборота.
Сокращению документооборота способствует также уменьшение физического размера документа и экономия бумаги. Так, применение угловых стандартных бланков, рекомендуемых ГОСТом, позволяет экономить около 1/5 площади листа, а уменьшение объема текста за счет применения стандартных правил машинописи, деление его на четкие структурные части сокращает текст (примерно на 5%) за счет исключения словесных переходов между частями. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения. Установлена определенная математическая зависимость между качеством работы контрольной службы и ростом объема документооборота: чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов. Порядок прохождения документа должен напрямую зависеть от распределения обязанностей между сотрудниками и наделения их полномочиями для решения вопроса. Когда вопрос будет закреплен за конкретным исполнителем, путь движения документа будет предопределен и выпрямлен. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов [10].
Электронный документооборот предполагает, что информация передается в виде электронных документов, то есть документов, создаваемых, хранимых, передаваемых и доступных для восприятия при помощи электронных средств. Это облегчает работу с информацией, ускоряет процесс работы с ней, но компьютерное оборудование и программное обеспечение становится необходимым посредником в работе с документами.
В настоящее время в государственных и муниципальных учреждениях России продолжается внедрение электронного документооборота. Происходит процесс вытеснения бумажных документов и даже встаёт вопрос, а будут ли они существовать вообще в будущем. Общество считает, что электронные документы помогают людям, они позволяют им вести более эффективнее документооборот в государстве, на предприятиях и в различных учреждениях. Не смотря на широкое внедрение электронного документооборота, на ровне с ним существуют организации, в которых до сих пор в основном используют бумажный документооборот. Как бы мы не старались полностью отказаться от бумажных документов, нам это не удастся. Почему? Потому что существуют случаи, когда необходимость создавать документы на бумажных носителях требуется в соответствии с законом или какими-либо правовыми актами. Так, например, в современной России, деловые записки в основном создаются на бумажных носителях, что связанно с ограниченным использованием государством электронных подписей, средств подписания и утверждения электронного документа. И по мнению автора от этого нам не удастся уйти в ближайшее время, в связи с высокой стоимостью как самой электронной подписи, так и наличием дополнительной инфраструктуры такой как удостоверяющий центр.
Электронная подпись - это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента его формирования и подтвердить принадлежность владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации. Электронная подпись выдается удостоверяющем центром, следящим за ее целостностью и дающим определенные гарантии. Использование электронной подписи вносит дополнительные расходы на ее приобретение и ежегодное обслуживание в удостоверяющем центре.
Список литературы
учет документ текстовый
1.ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) (отменен) Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/181655/#ixzz4TtKlozhO дата доступа 25.12.2016г.
2.ГОСТ ИСО 15489-1-2007. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. Электронный фонд правовой и технической информации: http://docs.cntd.ru/document/gost-r-iso-15489-1-2007-sibid дата доступа 25.12.2016г.
3.ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст) Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/70650732/#ixzz4TtNlf08J дата доступа 25.12.2016г.
4.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями). Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/12148555/#ixzz4TtQfSNbj дата доступа 25.12.2016г
5.К. Рудина Экскурс в историю документооборота. Интернет-ресурс: http://ecm-journal.ru/post/ehkskurs-v-istoriju-dokumentooborota.aspx. Дата доступа 25.12.2016г.
6.Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2006. Интернет-ресурс: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5137%2F дата доступа 25.12.2016г.
7.ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 26.09.2013).
8.ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Источник: http://pro-spo.ru/glossary/3091-2012-03-25-09-11-10 дата доступа 25.12.2016г.
9.ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 26.09.2013).
10.Методы совершенствования организации документооборота. Интернет-ресурс http://studopedia.ru/2_21555_elektronniy-dokumentooborot.html. Дата доступа 25.12.2016г.