Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) - понятие, особенности составления и оформления
В данной статье подробно рассматриваются виды деловой записки. Сформулированы принципы оформления данного вида записки. Говорится о цели составления деловой записки каждого вида. Об особенностях в составлении, сходствах и различиях.
В современной России каждый человек, хоть раз сталкивался с понятием документооборот. Документооборот - это одна из частей делопроизводства, которая связанна непосредственно с вопросами движения документов и их учета. То есть получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, всё это подразумевает под собой документооборот.
В данной статье автор рассмотрит только часть деловой переписки.
Первоначально автор предлагает ознакомится с расшифровкой понятия документ. ГОСТ Р 51141-98 [1] дает нам такое определение документа: Документ (документированная информация) -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В более позднем ГОСТ ИСО 15489-1-2007 [2] документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 [3] практически возвращает нас к самому первому определению и говорит, что документ -- это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации или документооборот.
Смотря на разницу в определении понятия «документ» можно увидеть, что со временем он из носителя информации превращается в самостоятельный объект правоотношений отношений, имеющий статус доказательства. С одной стороны, это указывает на значимость термина «документ» для государственного и любого другого управления, с другой стороны усложнение понятия указывает на увеличивающуюся бюрократизацию в данном направлении. Но несмотря на разницу определений термина в ГОСТ 1998, 2007 и 2013 гг. все они подчеркивают информационную сущность документа.
Закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [4] определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Следующими важным факторами или критериями для документа являются такие понятия как:
-- носитель документированной информации -- материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.
-- внешние признаки документа (в некоторых источниках их называют реквизиты) -- признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
-- автор документа: физическое или юридическое лицо, изготовившее документ (здесь учитываются подписант - лицо подписавшее документ и исполнитель лицо отпечатавшее документ).
-- юридическая сила документа -- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
В России, первыми официальными документами считаются приказы, ведающие управлением, сборами налогов и судами, которые начали появляться в конце XV века. Производство дела в приказах начиналось с момента поступления входящего документа, а также по указанию барина или царя. На входящем документе указывались дата и автор. Документы этого периода имели форму свитка. Таким образом, если документ относился к определенному делу, он приклеивался к концу свитка, и с обратной стороны место склейки заверялось подписью дьяка на всю ширину приказа. Чтобы прочитать дело нужно было развернуть свиток, а читая - сворачивать его. (При чтении дело волочилось, отсюда пошло понятие «Волокита».) Длинна таких дел достигала огромных размеров (Соборное уложение 1649 г. имело общую длину столпа 309м.) [5].
Все многообразие документов, обслуживающих сферу государственного и муниципального управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по структуре:
· информационно-справочные документы;
· организационно-распорядительные документы;
· приказ;
· распоряжение;
· протокол;
· акт;
· письмо;
· докладная записка;
· объяснительная записка;
· справка.
Виды документов по происхождению:
· личного происхождения;
· официальные.
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
· письменный документ -- текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
· текстовый документ -- документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
· рукописный документ -- письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
· машинописный документ -- письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
· электронный документ -- созданный и читаемый с помощью компьютерной техники;
· изобразительный документ -- документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
· фотодокумент -- изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
· фонодокумент (в иных редакциях аудиодокумент) -- документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
· кинодокумент (в иных редакциях видеодокумент) -- изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;
· документ на машинном носителе -- документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;
· видеограмма документа -- изображение документа на экране монитора.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
· входящие (поступившие в организацию);
· исходящие (отправляемые из организации);
· внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
По ограничению доступа документы разделяются на:
· секретные;
· для служебного пользования;
· несекретные (простые).
Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок. Докладные и служебные записки -- это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.
Практически все люди в своей жизни хоть раз сталкивались с деловыми записками. С первого взгляда может показаться, что различие между докладной, служебной, объяснительной, пояснительной запиской практически отсутствует, ведь все они содержат в себе лишь информацию. Но если углубиться в изучение каждого вида, то видно, что все эти документы разные. В них разное содержание, цели составления, адресность.
В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:
1. Докладная записка -- документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
2. Служебная записка -- записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому [6].
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД [7]) готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются листе бумаги формата А-4.
Существует два вида докладной записки:
· внутренняя;
· внешняя.
Внутреннюю докладную записку подписывает составитель (автор).
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Так же необходимо знать, что по содержанию и назначению докладные записки делятся на информационные и отчетные.
Текст докладной записки состоит из двух частей: первая - изложение фактов, послуживших причиной для написания, вторая - выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращения и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренней переписки нецелесообразны.
Пример оформления внутренней докладной записки.
Рис. 1
Докладные записки имеют важное значение для контроля за выполнением поручений и заданий. В то же время в докладной записке предполагается наличие выводов и предложений представителя. Поэтому материалы докладных записок выносятся на обсуждение производственных совещаний, а также широко используются руководством предприятия для издания приказов, распоряжений, постановки вопросов перед вышестоящими организациями. То есть можно сделать вывод, что основная цель докладной записки - побудить руководителя принять решение.
Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам внутренней переписки. В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такой вид документа как «Служебная записка» отсутствует. Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем в целях единства оформления управленческой документации оформлять «Служебную записку» принято в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» [8]. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.
Служебные записки бывают разного характера:
· информационный;
· инициативный;
· отчетный;
Обычно служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже -- её составитель.
Текст служебной записки состоит из двух частей.
В первой - излагают факты, послужившие причиной для ее написания.
Во второй - излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зависит восприятие просьб и предложений в заключительной части.
Служебные записки, как и докладные, рекомендуется регистрировать в журналах регистрации внутренней документации.
Содержанием служебной записки может быть также какая-либо просьба, сообщение или указание.
Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизитов, что характерны для докладной записки. Изменяется лишь наименование документа.
Оформляя любой внутренний документ, нужно обязательно указывать все необходимые для его идентификации реквизиты, т.к. документ может попасть в другую организацию, и он должен быть опознан.
Объяснительная записка
Еще один вид деловой записки - объяснительная записка.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения и т.д.
Все объяснительные записки делят на две группы.
К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий» [9].