Обычно ведущий совещания приглашает к для участия первых лиц подразделений организации. Однако, целесообразно предоставить право руководителю определять, кто будет представлять его подразделение на совещании, так как кто-либо из неруководящих сотрудников может быть компетентнее в решении поставленных проблем.
При решении вопроса о составе участников важно внимательно подойти к формированию списка по количеству и качеству участников. Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Главный фактор отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки собрания.
Так как деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, то есть достаточно спокойных, выдержанных людей, адекватно реагирующих на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь коллективное единомыслие пагубно сказывается на эффективности принимаемых решений.
Далее следует определить дату и время проведения совещания. Рекомендуется выделять определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и лучше подготовиться к нему. Наилучшие дни для проведения совещания - среда или четверг, так как кривая работоспособности имеет видимый спад в понедельник и в пятницу. Исследователями замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанными датой и временем, являются наиболее продуктивными. Планировать совещания рекомендуется на первую половину рабочего дня.
Внеплановые совещания следует проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, снижают культуру служебных отношений, зачастую ведут к нарушению плановых сроков. Ошибки, чаще всего допускаемые при определении продолжительности совещания: не регламентируемая продолжительность собрания; не соблюдение установленной продолжительности мероприятия; планирование совещания слишком продолжительным; отсутствие перерывов; неумение кратко и ясно излагать свои мысли.
Собрания лучше проводить в специально оборудованных для этой цели помещениях. Наиболее удобная форма стола при этом - трапециевидная, за таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных.
Активному и эффективному ходу совещания помогает выполнение некоторых требований, предъявляемых к оснащенности помещения для его проведения. Оно должно быть вместительным, иметь хорошую вентиляцию. Кроме того, полезно руководствоваться таким принципом, чтобы взаимное расположение участников во время совещания не подчеркивало различий в их служебном статусе. В помещении должна быть хорошая звукоизоляция, нормальная температура и относительная влажность воздуха, удобная мебель и т.д.
Ошибками, часто допускаемыми при выборе места проведения совещания являются телефонные звонки, прием посетителей, плохое освещение и т.п.
Подготовка участников совещания - последний этап процедуры организации деловых совещаний. Здесь предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.
Любой руководитель должен правильно определить процедуру проведения совещания в зависимости от поставленной цели. Ведь даже когда цель удачно сформулирована, существует скрытый уровень целей, о которых, как правило, не говорят, но с которыми приходится считаться. Например: когда в совещании принимают участие представители отделов, интересы каждого из этих отделов и становятся скрытыми целями. Отдел реализации против того, что может отрицательно повлиять на показатели продаж. Производственный отдел хочет не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась большая возможность диктовать ему производственные графики и планы и т.д.
Эффективная продолжительность коллективной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Через 40-60 минут после начала совещания в его участников ослабляется внимание: начинается шум, лишние движения, разговоры. Если продолжить совещание без перерыва, то у большинства участников наступит усталость. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым вопросам исчезнут. Данный этап совещания специалисты называют периодом негативной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервно и недоверчиво. Решения, принятые в такое время отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы все быстрее закончилось.
Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства требуют более длительной работы, то после 40 минут обсуждений следует делать 10-15-минутный перерыв.
Все знают, что такое регламент, но не все и не всегда его соблюдают. Если до начала совещания его регламент не выработан, могут возникнуть предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания. Особая роль в соблюдении регламента принадлежит председателю совещания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник собрания вне зависимости от занимаемой должности.
Протокол совещания является первичным официальным документом, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач. Секретарь собрания фиксирует в протоколе важнейшие моменты: достижение цели совещания; решения; назначение исполнителей и сроки выполнения решений.
Таким образом, подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, планируемого регламента работы, подведение предварительных итогов, определение последующих действий.
Важным общим правилом культуры деловых отношений является недопустимость проведения неподготовленного совещания - результатом его будет потеря времени и доверия к организатору. Помимо этого, участники подобного совещания почувствуют ущемленность собственного достоинства и личностного статуса, поэтому подготовка к служебному совещанию так важна.
3. Проведение деловых совещаний
3.1 Процесс проведения делового совещания
Начинать совещание нужно всегда вовремя. Первым делом надо согласовывать с участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После этого следует поручить ведение протокола одному из участников.
Эффективность прохождения совещания во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.
Гарантом активности на совещании является правило, согласно которому должны высказаться все его участники, что способствует высокому вниманию к ходу обсуждения проблем.
Важно также верное выполнение своей функции ведущим совещания. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания и обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущему следует обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность обсуждения.
Когда на собрании председательствует руководитель, то он должен начинать совещание со вступительного слова длительностью 3-5 минут. Оно в большой степени определяет успех или неудачу заседания. В нем следует определить цель собрания и его повестку, порядок ведения обсуждения, важность обсуждаемой проблемы, возможные решения, факторы их принятия или отклонения; порядок ведения протокола.
Исходя из требований по нормальной продолжительности совещаний, оно должно иметь перерывы, необходимые для поддержания высокой активности участников.
В процессе проведения делового совещания следует контролировать его ход. Для этого руководителю следует оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние участников. Важно постоянно поддерживать разговор, немедленно принимать меры в случае возникновения эмоциональной напряженности. Ведущий должен выслушивать мнения всех оппонентов, но нетерпимо относиться к отклонениям от темы. При необходимости уточнять сказанное отдельными участниками: «Что именно вы имеете в виду?». Также полезно чаще подводить промежуточные итоги, для демонстрации участникам, что они уже близки к цели.
Если кто-то из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю нужно, сохранив невозмутимость, позволить коллегам опровергать утверждения спорщика.
Слишком словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать - как правило, пользы от таких выступлений мало.
Если приходится иметь дело с негативистом (человеком, любящим противоречить), стоит признать и оценить его знания и опыт.
Застенчивым участникам следует ставить несложные вопросы, дабы укрепить их уверенность в себе.
Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы нужно адресовать группе.
Чтобы деловое совещание было плодотворным, ведущему необходимо владеть техникой проведения дискуссий. Прежде всего, важно стремиться вести коллективную дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов, что исключает использование таких средств убеждения в верности своей точки зрения, как насмешки, перебивание оппонентов, грубые выпады в их адрес. Следует очень внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные рамки, а также за тем, чтобы не допустить личных столкновений.
При подготовке к прениям сторон нужно составить хотя бы какой-то общий план борьбы за правду, найти самые весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, потому что их невозможно опровергнуть.
Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Составляя основу сообщения, нужно помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста.
Цифровую информацию надо использовать очень осторожно. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Рекомендуется доносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.
От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролировать ее ритм. Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту.
Большое внимание следует уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - чтобы подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала.
Также важное значение при проведении совещания играет и тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям.
Свою значимость имеет также правильность изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска являются обязательными условиями любого делового общения. Необходимо следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением в них. Не стоит использовать обороты, содержащие лишние слова. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.
Зачастую в процессе проведения совещания возникают сложности в постановке вопросов, поддержании в нужном русле разговора.
Закрытыми называются вопросы, ответ на которые «да» или «нет». Они используются при необходимости получения четкой и точной информации, нацелены на принятие решения, установления фактической основы проблемы и реальных возможностей, достижения согласия.
Открытыми вопросами называются вопросы «Кто?», «Что?», «Как?», «Сколько?», «Почему?» и т.д. Они служат для вывода человека из замкнутости, побуждают выдавать новые идеи и предложения, служат для стимуляции монолога со стороны собеседника.
«Могу ли я считать приведенные вами факты случайными или это закономерное явление?». Вопросы такого типа носят название риторических. Они используются для указания нерешенной проблемы и для сосредоточения внимания на нужном аспекте.
Для выявления новых проблем, уязвимостей в позиции оппонента, а также для удержания хода беседы в жестких рамках уже достигнутых результатов переговоров служат переломные вопросы. («Как вы считаете, не находимся ли мы с вами на ложном пути? Может быть нам более тщательно обдумать вариант использования?»).
Часто используются на совещаниях и аналитические вопросы типа: «Правильно ли я понял ваше предложение?» и т.п. Они эффективны при создании атмосферы взаимопонимания и для достижения промежуточного результата.
Завершающим этапом организации и проведения совещания является принятие решения и согласования условий его выполнения.
Решения на совещании принимается всем коллективом вместе и каждым участником по отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность.