Таким образом, деловое совещание - это обсуждение вопросов организации производства, управления предприятием, маркетинговой деятельности, проводимое руководителем или заменяющим его специалистом.
Обязательными требованиями, позволяющими сделать деловые совещания действующим инструментом создания команды единомышленников, являются:
- регулярность проведения;
- сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
- регулирование вопросов корпоративных отношений (например, изменение приоритетов отношений внутри предприятия, уточнение функций и полномочий исполнителей, разработка новых идей, оценка результатов предыдущих решений);
При организации служебных совещаний важно остерегаться крайностей: их чрезмерного количества и длительности. Ибо хорошая идея может быть дискредитирована формальным отношением к ее реализации.
Действенность совещания должна быть этической нормой работы в коллективе, важным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания. Поэтому руководители должны:
- корректно определить цель и предмет совещания;
- выбрать его оптимальный регламент;
- не доводить совещание до решения частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке».
Также нужно помнить, что деловое совещание - это, в большинстве случаев, работа коллективного разума. А значит, на нем следует ставить вопросы, которые требуют общих интеллектуальных усилий от всех участников рассмотрения рассматриваемого вопроса.
Ответственным лицам, готовящим совещание, следует руководствоваться основными принципами организации деловых совещаний:
- в организации совещания не бывает мелочей;
- техническая сторона организации (рабочие места, материалы и т.п.) должны быть безупречными;
- ведущий должен быть подготовлен (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой персонал).
Особенностью подготовки внутреннего делового совещания, является общение коллег по общим для коллектива проблемам. Это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткого оперативного собрания необходимо ответить на такие вопросы: следует ли проводить данное мероприятие; каков круг лиц, без которых совещание будет невозможным; какие вопросы внести в повестку; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или специалистами нужно проконсультироваться при его организации.
При постановке цели совещания нужно избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызовет понижение заинтересованности в обсуждаемом вопросе и приведет к чувству необязательности его предметного решения. Формулировка цели должна показать очертания предполагаемого результата обсуждения вопроса.
Ведущий мероприятия чаще всего выбирает один из двух основных стилей его проведения: дипломатический или авторитарный.
Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, и как они согласуются друг с другом. При этом неизбежны компромиссы. Дипломатия уместна, когда достаточно времени для обсуждения, если успешность выполнения решений зависит от общего его признания, при существовании сильных разногласий и необходимости их переубеждения.
При авторитарном стиле руководства некоторые участники стараются продавить свои проекты, действуют агрессивно. При таком ведении мероприятия ведущий крепко держит бразды правления, выдвигает много предложений, доводит до участников новую информацию, формулирует свое мнение в категоричной форме, не допускает возражений. Авторитарное ведение совещания допустимо, если по каким-то причинам нельзя добиться помощи от партнеров, а также в том случае, если важно очень быстро принять решение.
Психологи утверждают, что оба эти стиля могут приводить к успеху. Однако, авторитарное ведение совещания относится к нежелательным исключениям.
деловой совещание руководитель управление
1.2 Виды деловых совещаний
Каждому руководителю до начала совещания следует определить основные цели, которых он собирается достичь. Совещания могут проводиться для обсуждения производственных задач, обучения и воспитания сотрудников, проявления руководителем собственных качеств и т.д. Верная постановка цели во многом гарантирует успех совещания.
По целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.
Инструктивное (информационное) совещание посвящено доведению до участников какой-либо информации, определению и совместному уточнению возникающих из-за этой информации задач. При наличии времени, информацию можно доводить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Помимо этого, записанная информация усваивается лучше, чем воспринимаемая на слух.
Оперативное совещание направлено на выяснение текущего состояния дел в организации, краткий обмен мнениями по вопросам, возникших в ходе производственного процесса. Помимо этого, оно может быть содействовать выработке общей тактики действий различных отделов организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.
Проблемное совещание - наиболее сложный вид. Проблемные совещания - это совещания направленные на поиск наилучших решений, обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В течение такого совещания вырабатываются коллективные решения по вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание чаще всего посвящено разработке общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.
Таким образом, деловые совещания являются одной из самых важных форм управленческой деятельности и занимают значимую часть времени в современном бизнес-процессе. Деловые совещания не всегда имеют должный эффект, так как многие руководители слабо представляют себе технику их организации и проведения. Данные вопросы будут рассмотрены в последующих частях работы.
2. Подготовка деловых совещаний
Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности его проведения. Ведущему следует сформулировать задачи, требующие решения, постараться сократить по возможности его ориентировочную длительность.
Рекомендуется выполнить несколько подготовительных этапов, указывающих на степень проработанности выносимых на обсуждение проблем. В эти этапы входят:
- подготовка нескольких вариантов возможных решений вопросов, вынесенных на обсуждение;
- рассылка вариантов решений заинтересованным и компетентным в данных вопросах подразделениям и специалистам с просьбой вынести свое заключение к определенному сроку.
- обработка полученных от подразделений или специалистов заключений по вариантам решений и проработка вопроса о необходимости проведения совещания.
Проведение совещания можно признать целесообразным, если мнение заинтересованных и компетентных лиц не сводится к одному из предложенных проектов решения проблемы.
Также совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; решении сложных, нестандартных ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов.
Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведению совещания: директиву высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание. Если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его следует назначать. В противном случае от совещания можно отказаться.
После принятия решения о необходимости проведения делового совещания, следует определить его повестку и состав участников.
Для определения повестки нужно определить:
1) тему проводимого совещания и содержание обсуждаемых проблем;
2) условия, которым должен удовлетворять итоговый результат совещания;
3) кто и какую подготовительную работу должен провести.
Гарантом успешности совещания является разработка его подробной повестки и регламента. По правилам организации управления и этики служебных отношений необходимо предварительно разослать участникам совещания повестку с указанием намечаемых к обсуждению проблем, ответственных за их подготовку и примерного регламента. Кроме этого, нормой этики деловых отношений надо считать предварительную рассылку краткой письменной информации по существу рассматриваемых на совещании вопросов.
Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки:
- отсутствие главной темы совещания;
- отсутствие предварительных разъяснений участникам сути обсуждаемой проблемы;
- включение в повестку вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение или даже в споры между участниками;
- увеличение количества участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;
- отступление от повестки, рассмотрение побочных тем, возникших стихийно.
Эффективность делового совещания во многом определяется оптимальным подбором его участников. В этом смысле главной задачей является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны в рассматриваемых на совещании вопросах. Частично решение этой задачи зависит от того, насколько будущие участники готовы к обсуждению проблем повестки дня. Эта готовность формируется через предварительную рассылку подробной информации о вопросах готовящегося совещания.