Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.
Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг необходимо выделять соответствующую площадь, а также нанимать высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющимся материалом. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь некоторое количество компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.
Рассмотрим особенности электронного документа.
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.
Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.
Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.
Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.
ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:
а) сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
б) должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
в) подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
г) подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.
Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр.
Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.
Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.
Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.
Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.
Электронный документооборот характеризуется рядом принципов:
а) однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
б) возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
в) непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
г) единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
д) эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
е) развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства - структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.
При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота.
3. Составить документ (приказ об увольнении)
Приказ об увольнении - это кадровый документ, который фиксирует прекращение трудового договора и узаконивает факт увольнения работника.
В этом документе обязательно указывается:
- название предприятия;
- код организации;
- дата, когда работник будет уволен;
- личные данные сотрудника;
- структурное подразделение, профессия и должность работника;
- причина, по которой сотрудник уволен (сокращение штата).
После составления приказ подписывает руководитель. Работник обязан поставить подпись о том, что был своевременно ознакомлен с документом.
На основании этого документа потом делается соответствующая запись в трудовой книжке.
Составим приказ по личному составу предприятия об увольнении работника в связи с сокращением численности или штата работников.
служебный документ приказ кассовый ордер
Общество с ограниченной ответственностью «Славянка»
Забайкальский край, г. Чита, Ленина ул., 156
ПРИКАЗ
От 22.12.2018 №45
Об увольнении по сокращению
В связи с закрытием отдела нижнего белья в магазина «Славянка», расположенного по адресу г. Чита, ул. Ленина д. 156
ПРИКАЗЫВАЮ:
На основании Приказа № 38 от 18.11.2018 г. «О внесении изменений в штатное расписание и сокращение численности» товароведа Сидорову Кристину Петровну уволить в с 01.01.2019 года.
Основание:
- п.2 статьи 81 ТК РФ.
- решение совета №15 от 10.10.2018 г.
Директор ООО «Славянка» Е.П. Руденко (подпись)
С приказом ознакомлена и согласна: К.П. Сидорова (подпись)
4. Приходный и расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.
Форма расходного кассового ордера. Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма №КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:
· когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;
· при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;
· при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка -- «Для личных нужд»;
· когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».
Оформление расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер оформляет:
· главный бухгалтер;
· бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;
· руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.
Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.
Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.
Порядок заполнения расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.
При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:
· поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
· в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
· графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового - ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк - если применение таких кодов в организации не осуществляется);
· строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
· в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются - ставится прочерк;
· в поле «Сумма, руб. коп.» -указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
· строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
· строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
· сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
· поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.
После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.
Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.
В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.
После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.
Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.
Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.
После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.
При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма №КО-4).
Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы.
При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.
При этом следует придерживаться следующего порядка:
· РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;