Содержание
1. Язык и стиль служебных документов
Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии ? основного компонента любого функционального стиля.
Стиль ? это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.
Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной ? сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.
Официально-деловой стиль ? это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.
Функция делового стиля заключается в том, что он придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.
Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности.
1) Официально-документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основной жанр ? это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.
2) Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.).
Язык служебных документов - это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
Можно выделить ряд особенностей языка служебных документов:
а) полнота и своевременность информации;
б) нейтральность тона изложения;
в) точность и ясность;
г) лаконичность;
д) убедительность;
е) использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);
ж) использование общепринятых сокращений.
Рассмотрим более подробно данные особенности.
1) Полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
2) Нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т.п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.
Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.
3) Точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
4) Лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т.д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
5) Убедительность служебных документов достигается:
а) наличием достоверной информации;
б) наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
в) логикой изложения;
г) безупречностью формулировок в юридическом отношении;
д) обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
6) Употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний. Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
а) авторам - оперативно составлять документы;
б) адресатам - облегчить восприятие документов;
в) создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т.п.
7) Использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т.д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.
Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.
2. Электронный документ ДОУ
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Современное делопроизводство включает:
а) обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
б) организацию работы с документами (получение, передача, учет, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ).
Документирование - это процесс создания и оформления документа.
Документооборотом называют движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
а) прием и первичная обработка документов;
б) их предварительное рассмотрение и распределение;
в) регистрация документов;
г) контроль исполнения документов;
д) информационно-справочная работа;
е) исполнение документов;
ж) их отправка;
з) систематизация (формирование дел) и текущее хранение
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» - доказательство, свидетельство.
Учитывая быстрое развитие техники и различного технического обеспечения, нельзя не вспомнить о таком набирающем популярность понятии как «электронный документ».
Электронным документом называется документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью.
Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций.
Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь - корректно обрабатывать все существующие данные.
Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.
При этом для электронного документа характерны:
а) аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному. Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания);
б) достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции;
в) целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать;
г) пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись.
д) системность. Документы должны создаваться в условиях упорядоченной системы управления документами, в том числе их использования и сохранности. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью.
В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, формат счета-фактуры). Но если документ неформализованный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека.
Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.