Кассовому или инкассаторскому работнику для загрузки банкомата могут выдаваться предварительно подготовленные кассеты с денежной наличностью. Подготовку денежной наличности, вложение ее в кассеты и закрытие кассет осуществляет заведующий кассой или специально выделенный кассовый работник.
К кассете прикрепляется ярлык с номером банкомата, сумма вложенных денег, дата, подпись и именной штамп заведующего кассой или специально выделенного кассового работника. Принимая кассеты для загрузки банкомата, инкассаторы проверяют целостность кассеты и наличие на ярлыке реквизитов.
Учет наличных денежных средств, находящихся в банкоматах, ведется на активном балансовом счете № 20208 «Денежные средства в банкоматах». Аналитический учет ведется по каждому банкомату, принадлежащему банку, и по видам валют.
Загрузка банкомата (вложение наличных денежных средств) оформляется бухгалтерской записью:
Дт 20208 «Денежные средства в банкоматах»
Кт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кассовый или инкассаторский работник выводит из банкомата распечатку о сумме денежной наличности, выданной на основании карточек и находящейся в банкомате на момент вскрытия, и изымает кассеты из банкомата. Загружает подготовленные кассеты в банкомат и выводит из банкомата распечатку, подтверждающую факт вложения денег.
На основании распечатки банкомата бухгалтерским работником кредитной организации выписывается приходный кассовый ордер на сдаваемую в кассу денежную наличность.
Заведующий кассой принимает от кассового или инкассаторского работника денежную наличность, изъятую из банкомата, производит сверку остатка изъятых из кассет денег с данными распечатки и расписывается в приходном кассовом ордере.
Разгрузка банкомата оформляется бухгалтерской записью:
Дт 20202 «Касса кредитных организаций»
Кт 20208 «Денежные средства в банкоматах»
Бухгалтерское оформление операций по выдаче наличных средств с использованием банковских платежных карт в банкомате
Незавершенные расчеты по операциям выдачи наличных денежных средств в бухгалтерском учете отражаются в следующем порядке.
В кредитной организации-эквайрере на основании реестра платежей по операциям с использованием банковских карт, полученного из процессингового центра, оформляется бухгалтерская запись:
Дт 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»
Кт 20208 «Денежные средства в банкоматах»
После получения возмещения, получения выписки по корреспонденскому счету из расчетного банка:
Дт 30110 «Корреспондентские счета в кредитных организациях-корреспондентах»
Кт 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»
Кт 70601 «Доходы» - на сумму комиссии за снятие наличных денежных средств
Или
Дт 30302 «Расчеты с филиалами, расположенными в Российской Федерации»
Кт 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»
Кт 70601 «Доходы» - на сумму комиссии за снятие наличных денежных средств
Учет операций с банковскими картами на счетах внебалансового учета
При организации бухгалтерского учета операций с банковскими картами на счетах внебалансового учета необходимо учитывать, что в процессе движения карты проходят несколько стадий:
- получение карт и их доставка в денежное хранилище;
- отправка карт в процессинговый центр на ответственное хранение и персонализацию;
- доставка в банк персонализированных карт;
- пересылка карт в филиалы;
- выдача карт держателю;
- возврат использованных карт держателями;
- уничтожение карт.
Пластиковые карты, полученные от изготовителя, учитываются на счете № 91202 «Разные ценности и документы» по лицевому счету «Неоформленные пластиковые карты» в условной оценке «одна карта - один рубль» в разрезе видов карт.
Поступление пластиковых карт от изготовителя в хранилище оформляется мемориальным ордером на количество карт (по видам карт) согласно товарно-транспортной накладной:
Дт 91202 «Разные ценности и документы», по лицевому счету «Неоформленные пластиковые карты»
Кт 99999 «Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи»
Учет в разрезе видов карт ведется в книге формы 0482171, общая сумма карт отражается также в книге учета ценностей кладовой.
Полученные от изготовителя и принятые в денежное хранилище чистые пластиковые карты хранятся в упаковках и разложенные по видам в металлических шкафах, стеллажах, сейфах. К упаковке с пластиковыми картами прикладывается опись с указанием в ней даты, вида и количества карт. Карты должны храниться таким образом, чтобы доступ к ним был разрешен только ответственным и специально назначенным должностным лицам. Следует иметь в виду, что не только хищение карты, но и несанкционированное получение информации о ее реквизитах может нанести финансовый ущерб.
При вскрытии кассовым работником отдельных упаковок с пластиковыми картами в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, проверяется количество карт в каждой упаковке.
Ежемесячно на 1-е число производится сверка аналитического учета по лицевым счетам, открытым в бухгалтерском учете, с данными книги формы 0482171.
Учет карт, отправленных на ответственное хранение и персонализацию в процессинговый центр
Для отправки чистых пластиковых карт в процессинговый центр оформляется мемориальный ордер по выдаче ценностей, на обороте ордера указываются серийные номера выдаваемых карт. Выданные под отчет ответственному сотруднику банковские карты учитываются на счете № 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет» в условной оценке «одна карта - один рубль» в разрезе видов карт и подотчетных лиц.
Операция по передаче на ответственное хранение и персонализацию в процессинговый центр оформляется бухгалтерской проводкой:
Дт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию», по лицевому счету «Банковские карты, отосланные на хранение в процессинговый центр»
Кт 91202 «Разные ценности и документы», по лицевому счету «Неоформленные пластиковые карты»
Карты, прошедшие персонализацию, ответственный сотрудник банка получает в процессинговом центре по акту приема-передачи и сдает в денежное хранилище. Учет карт, доставленных в денежное хранилище, ведется на счете № 91202 «Разные ценности и документы» по лицевому счету «Банковские карты, предназначенные для выдачи держателю» в условной оценке «одна карта - один рубль» в разрезе видов карт.
По дебету счета отражаются карты, принятые в хранилище ценностей банка. По кредиту счета отражаются карты, выданные подотчетным лицам для передачи держателям карт. Учет карт ведется в книге учета ценностей кладовой.
Операция по передаче в хранилище ответственным сотрудником карт, прошедших персонализацию, оформляется бухгалтерской проводкой:
Дт 91202 «Разные ценности и документы», по лицевому счету «Банковские карты, предназначенные для выдачи держателю»
Кт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию», по лицевому счету «Банковские карты, отосланные на хранение в процессинговый центр»
Выдача персонализированных карт клиентам:
Дт 99999 «Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи»
Кт 91202 «Разные ценности и документы», по лицевому счету «Банковские карты, предназначенные для выдачи держателю»
Учет карт, отправленных в филиалы или выдаваемых уполномоченным сотрудникам для передачи держателям, ведется на счете № 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»:
Дт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию», по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»
Кт 91202 «Разные ценности и документы», по лицевому счету «Банковские карты, предназначенные для выдачи держателю»
Учет банковских карт, выданных держателям, ведется на счете № 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» по лицевому счету «Банковские карты, находящиеся в обращении» в условной оценке «одна карта - один рубль» в разрезе видов карт и подотчетных лиц.
Выдача банковских карт клиенту осуществляется на основании заключенного с ним договора работником отдела пластиковых карт при условии открытия клиентом карточного счета и оплаты комиссионного вознаграждения за годовое ведение карточного счета в соответствии с тарифами банка. На банковской карте должны присутствовать наименование и логотип эмитента, однозначно его идентифицирующие.
Выдача карт держателям:
Дт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию», по лицевому счету «Банковские карты, находящиеся в обращении»
Кт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию», по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»
Ежемесячно ответственный сотрудник отдела пластиковых карт, получивший под отчет карты, должен провести контрольную сверку их наличия и количества выданных на руки держателям карт с данными бухгалтерского учета.
При возврате использованных карт держателями ответственный исполнитель отдела пластиковых карт принимает у держателя карту и оформляет мемориальный ордер.
На сумму возвращенных держателями карт:
Дт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию», по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»
Кт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию», по лицевому счету «Банковские карты, находящиеся в обращении»
Учет операции по уничтожению карт
Уничтожению подлежат испорченные при персонализации, возвращенные держателями и невостребованные банковские карты, а также карты, по которым была произведена плановая или внеплановая замена. Уничтожение производится путем разрезания карты на две части вдоль линии ее магнитной полосы либо проколом ее магнитного чипа.
Если пластиковые карты, подлежащие аннулированию, уничтожаются в отделе пластиковых карт, то на уничтожение карты составляется акт по уничтожению, подписываемый подотчетным лицом и главным бухгалтером. На основании акта оформляется мемориальный ордер для отражения операции по внебалансовому счету. Акт об уничтожении подшивается в бухгалтерские документы:
Дт 99999 «Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи»
Кт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию», по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»