Материал: Автоматизированные информационные системы на предприятиях пищевой промышленности

- вертикальный (передача информации между уровнями управления) информационный уровень (конкретизация информации 30-40%);

-       горизонтальный (передача информации в пределах одного уровня) информационный уровень (конкретизация информации 70-80%).

Очевидно, что эта схема не совершенна, т.к. при вертикальной обратимости информации, она теряет в своей массе до 60-70%, а при горизонтальной только 20-30%. При этом, лидер (управляющий) получает 25-20% информации “снизу” достаточно надежной.

2. Разработка автоматизированной информационной системы финансово-хозяйственной деятельности

.1 Технический проект

.1.1 Общие положения

Полное наименование разрабатываемой информационной системы - «Учет и анализ клиентов». Краткое наименование - ИС «УиАК». Система должна автоматизировать финансово-хозяйственную деятельность.

Выделяются следующие этапы разработки системы:

- предпроектное обследование предприятия (сбор и анализ информации для проектирования, оценка необходимости создания автоматизированной системы);

-       разработка и утверждение технического проекта на автоматизированную систему «УиАК»;

-       разработка (кодирование) программы;

-       ввод системы в действие (подготовка к внедрению, проведение опытных испытаний, сдача в эксплуатацию);

-       эксплуатация (внедрение системы на предприятии).

Задачами информационной системы являются:

- снижение затрат времени на обработку входных и выходных данных;

-       увеличение скорости поиска информации;

-       сокращение времени на подготовку необходимых отчетов.

Поставленные задачи могут решаться в рамках одного автоматизированного рабочего места. Решение задач происходит в процессе функционирования организации. Прекращение решения задач автоматизированным способом возможно при повреждении самой системы, потере существующих данных для проведения анализа, а так же при существенном изменении самого процесса анализа.

2.1.2 Назначения системы

Основным назначением системы «УиАК» является контроль производственного цикла на всех этапах.

Также система «УиАК» обеспечивает:

- оперативный учет всех доходов связанных с основной деятельностью предприятия;

-       временной учет продукта на всех этапах производства;

-       оперативный доступ к справочникам системы.

Система учитывает и формирует:

- реестр оформленных заказов;

-       реестр изготовленных заказов;

-       реестр принятых заказов;

-       отчет по оплаченным заказам;

-       дебиторская задолженность;

-       готовая продукция;

-       неготовая продукция»;

-       отчет по вывезенным заказам».

.1.3 Основные технические решения

Решения по структуре и взаимосвязям системы

Структура системы «УиАК» представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Структура и взаимосвязи системы «УиАК»

2.1.4 Схема функциональной структуры системы

На рисунке 2.2 изображена функциональная структура системы «УиАК».

Ввод информации в базу данных осуществляется вручную, отчеты и анализ формируется автоматически.

Данные справочника можно просматривать, редактировать, удалять и сохранять. По мере необходимости в справочник можно вносить новые данные.

.1.5 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации и наборов данных на технических носителях.

Разработка информационного обеспечения включает подготовку документов, содержащих информацию, необходимую для решения задачи, и классификации и кодирования упрощает процедуры обработки учетной информации, позволяет сократить потребность в памяти компьютера и повышает достоверность обработки информации.

Рисунок 2.2 - Функциональная схема системы «УиАК»

Разработка информационного обеспечения включает подготовку документов, содержащих информацию, необходимую для решения задачи, и анализ этой информации.

Организация информационного обеспечения определяется составом объектов отражаемой предметной области, задач, данных и совокупностью информационных потребностей всех пользователей автоматизированной системы.

К организации информационного обеспечения предпринимательской деятельности предъявляется ряд требований. Наиболее важными из них являются:

- обеспечение для пользователей работы с данными в реальном времени;

-       безопасность хранения и передачи информации;

-       сохранение целостности информации при отказе аппаратуры.

Выходной информацией являются отчеты, формируемые по запросу пользователя в соответствии с указанными параметрами. При формировании отчетов сначала выдается экранная форма, затем можно отчет вывести на печать. Отчеты выдаются сразу же после формирования запроса. При большом количестве данных получение готовой формы потребует небольших затрат времени.

Выходной информацией для АИС «УиАК» являются отчеты:

«Реестр оформленных заказов»; «Реестр изготовленных заказов»; «Реестр принятых заказов»; «Отчет по оплаченным заказам»; «Готовая продукция»; «Неготовая продукция»; «Отчет по вывезенным заказам»; «Дебиторская задолженность». Эти отчеты должны выводится на экран и печать.

Входной информацией для АИС «УиАК» являются данные.

Частота формирования входной информации происходит по мере необходимости, связанной с производственными процессами. Затем на основе информации, содержащейся в формах входной информации, по запросам пользователей образуются выходные документы производственного учета на предприятии.

2.1.6 Программное обеспечение

Решения по комплексу программных средств будут приниматься в соответствии с требованиями к программному обеспечению, приведенными в техническом задании.

Информационная система «УиАК» рассчитана на операционную систему Windows 98/2000/ME/ NT/XP. Кроме того необходима система Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel).

Реализация курсовой работы проводится в системе программирования Delphi 7.0, располагающей широкими возможностями по созданию приложений.- это не просто новая версия компилятора языка Pascal, а принципиально новый программный продукт, позволяющий создавать широкий спектр приложений для среды Microsoft Windows. Он объединяет в себе высокопроизводительный компилятор языка Object Pascal, средства наглядного (визуального) создания программ и масштабируемую технологию управления базами данных. Уже с более ранних версии система Delphi снабжена необходимым набором драйверов для доступа к самым известным форматам баз данных, удобными и развитыми средствами для доступа к информации, расположенной как на локальном диске, так и на удаленном сервере. В поставку продукта входит большое количество коллекций визуальных компонент для построения отображаемых на экране окон, что необходимо для создания удобного интерфейса между пользователем и исполняемым кодом.

В основе общепризнанной популярности лежит тот факт, что Delphi, как никакая другая система программирования, удовлетворяет таким требованиям, как быстрота, простота, эффективность, надежность.

Мощность и гибкость Delphi при работе с базами данных основана на низкоуровневом ядре - процессоре баз данных Borland Database Engine (BDE). Его интерфейс с прикладными программами называется Integrated Database Application Programming Interface (IDAPI). В принципе, сейчас не различают эти два названия (BDE и IDAPI) и считают их синонимами. Кроме BDE, Delphi позволяет осуществлять доступ к базам данных, используя технологию (и, соответственно, драйверы) Open DataBase Connectivity (ODBC) фирмы Microsoft.

Все инструментальные средства баз данных Borland - Paradox, dBase, Database Desktop - используют BDE. Все особенности, имеющиеся в Paradox или dBase, “наследуются” BDE, и поэтому этими же особенностями обладает и Delphi.

Библиотека объектов содержит набор визуальных компонент, значительно упрощающих разработку приложений для СУБД с архитектурой клиент-сервер. Объекты инкапсулируют в себя нижний уровень - Borland Database Engine.

Предусмотрены специальные наборы компонент, отвечающих за доступ к данным, и компонент, отображающих данные. Компоненты доступа к данным позволяют осуществлять соединения с БД, производить выборку, копирование данных, и т.п.

2.1.7 Техническое обеспечение

Программа предназначена для работы на IBM - совместимых персональных компьютерах. Компьютер должен иметь:

- операционную систему версии Microsoft Windows 95 и выше;

-       процессор Pentium III и выше;

-       оперативную память 128 Мбайт и выше;

-       жесткий диск (при установке используется около 40 Мбайт);

-       накопитель на гибких магнитных дисках 3.5” или устройство чтения компакт-дисков;

-       VGA - совместимый дисплей (рекомендуется SVGA - дисплей);

-       устройство ввода клавиатура и манипулятор мышь;

-       печатающее устройство (принтер).

.2 Руководство по использованию информационной системы УИАК

.2.1 Работа с меню

Модули, разработанные в информационной системе «УиАК», являются многоуровневыми.

Модули содержат различные пункты: «Заказы», «Замеры», «Справочники», «Отчеты». Каждый пункт содержит свое подменю. При нажатии на определенный пункт меню вызывается соответствующая ему экранная форма.

2.2.2 Безопасность

При запуске модулей запрашивается пароль. Каждый пользователь имеет свои права доступа и соответственно права редактирования в БД. Окно запроса пароля представлено на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 - Окно запроса пароля

2.2.3 Работа в модуле конструкторского отдела

Модуль конструкторского отдела предназначен для планирования выезда на замеры к клиентам, а также для внесения первичных данных о клиентах, таких как: адрес, ФИО, телефон. Здесь же автоматически присваивается номер заказа по которому в дальнейшем можно осуществлять поиск клиентов. Также в модуль заносится информация - кто и когда из сотрудников выезжал на замеры.

Рисунок 2.4- Окно модуля конструкторского отдела

Модуль содержит удобную поисковую систему, которая позволяет отследить работу сотрудников в любой период времени.

Окно поиска представлено на рисунке 2.5

Рисунок 2.5 - Окно поиска в модуле конструкторского отдела

2.2.4 Работа в модуле коммерческого отдела

Модуль коммерческого отдела представляет собой блок ввода-вывода информации. В блоке вводится полная информация о клиенте: размеры, количество и комплектация изделий, автоматически считается общая площадь заказа.

На рисунке 2.6 изображено окно модуля коммерческого отдела.

Рисунок 2.6 - Окно модуля коммерческого отдела

Модуль содержит меню: заказы, справочники, отчеты (ООО), отчеты (ЧП), отчеты (анализ), замеры.

Меню заказы позволяет получить информацию по заказам. Меню справочники содержит данные по клиентам. Отчеты ООО и ЧП идентичны и выводят формы для работы с клиентами. Форму акта доставки можно увидеть на рисунке 2.7. Подменю отчетов ООО и ЧП изображено на рисунке 2.8. Оно содержит следующие элементы: акт доставки, акт сдачи-приемки без монтажа, акт сдачи-приемки с монтажом (ПВХ+сливы), акт сдачи-приемки с монтажом (откосы+подоконники).

Рисунок 2.7 - Подменю меню Отчеты (ООО)

Рисунок 2.8- Форма акта сдачи-приемки

Меню отчеты (анализ) позволяет получить информацию на любом этапе производственного цикла за любой период времени.

Рисунок 2.9 - Окно подменю меню Отчеты (анализ)

Меню Отчеты (анализ) содержит:

- реестр оформленных заказов;

-       реестр изготовленных заказов;

-       реестр принятых заказов;

-       отчет по оплаченным заказам;

-       дебиторская задолженность;

-       готовая продукция (по видам продукции);

-       неготовая продукция (по видам продукции);

-       отчет по вывезенным заказам.

Каждый отчет представляет выборочную информацию по базе данных клиентов, сформированную в определенные формы. Пример отчета «По оплаченным заказам» и по каким критериям он задается можно увидеть на рисунках 2.10 и 2.11.

Рисунок 2.10 - Окно выбора критерия отчета «По оплаченным заказам»

Рисунок 2.11 - Отчет «По оплаченным заказам»

.2.5 Работа в модуле бухгалтерского отдела

Модуль бухгалтерского отдела предназначен для ведения финансовых операций связанных с базой клиентов (движение денежных средств). Здесь же просчитывается дебиторская задолженность по клиентам. Окно модуля бухгалтерского учета изображено на рисунке 2.12.

Рисунок 2.12 - Окно модуля бухгалтерского отдела

2.2.6 Поиск в программе «УиАК»

Во всех модулях имеются справочники по клиентам и удобная поисковая система, которая осуществляет поиск по различным критериям. Поиск по имени и периоду времени изображен на рисунках 2.13 и 2.14.

Рисунок 2.13 - Поиск по имени заказчика.

Рисунок 2.14 - Поиск по периоду времени.

.3 Расчет экономической эффективности от внедрения АИС

Экономический эффект подразделяется на прямой и косвенный. Критериями косвенной эффективности могут быть сокращение сроков составления сводок, повышения качества планово-учетных и аналитических работ, сокращение документооборота, повышение культуры и производительности труда.

Экономия от функционирования АИС определяется разницей между обеспечиваемой ее экономией и затратами на ее эксплуатацию. Основным показателем экономической эффективности создания АИС является экономический эффект, выражаемый в виде прироста прибыли (экономии).

2.3.1 Доходы от внедрения

Средняя заработная плата менеджера - 9000 руб. Таким образом, почасовая оплата составит- 51,1 руб./час.

Для обработки данных, анализа, составления отчетности по клиентам фирме требуется сотрудник на полный рабочий день. При работе в созданной АИС на те же самые операции будет требоваться 2 часа в день.

Эг=Кчч*Счч,

где Эг - годовая экономия использования АИС;

Кчч - количество высвободившихся человеко-часов в год;

Счч - стоимость одного человеко-часа.

Итого получаем 1584*51,1=80942,4 р.