8. Функции кадровой службы связаны с учетом личного состава
Учет личного состава осуществляется по следующим направлениям:
1. определения нормативной базы;
2. определение состава и численности работников;
3. разработка классификационной системы по личному составу;
4. организация носителей информации по учету личного состава.
Какие функции должна выполнять кадровая служба при оформлении увольнения работника с работы?
При оформлении увольнения с работы кадровая служба должна издать приказ (распоряжение) об увольнении.
С приказом работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
9. Какими документами оформляется увольнение работника
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
10. Назовите функции кадровой службы связанные с трудовыми книжками
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника.
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
11. Какими документами оформляется аттестация работников
Состав документов при аттестации:
Приказ о создании аттестационной комиссии и проведении аттестации визируют руководители подразделений, председатель и члены аттестационной комиссии, заместители руководителя организации, руководитель выборного профсоюзного органа, руководитель юридической службы (юрисконсульт). Приказ подписывает руководитель организации.
В графике проведения аттестации указываются наименование подразделения, в котором работает аттестуемый, его фамилия, должность, даты проведения аттестации и представления в аттестационную комиссию необходимых документов, а также должности и фамилии работников, ответственных за их подготовку.
Не позднее, чем за две недели до начала аттестации на каждого работника должно быть подготовлено заключение (представление, отзыв) о работе. Аттестуемый работник должен быть заранее, не менее чем за две недели до аттестации, ознакомлен с документом, который после этого передается в аттестационную комиссию.
Аттестационный лист является документом, содержащим результаты аттестации (оценку и рекомендации). Форма аттестационного листа не унифицирована и может разрабатываться организациями самостоятельно.
Приказ об утверждении итогов аттестации издается в месячный срок со дня аттестации. Результаты аттестации после их утверждения приказом руководителя вносятся в трудовую книжку работника с указанием разряда оплаты труда.
12. Назовите особенности номенклатуры дел кадровой службы
Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно - делами. Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок - какие бумаги в какую группу будут определяться. Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.
Существуют общие правила, обязательные для всех кадровых служб:
1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
2. На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
3. Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
4. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это - основной учетный документ в кадрах.
5. Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
6. Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
7. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет - обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
8. Штатное расписание - одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел.
13. Какие дела кадровой службы относятся к категории переходящих
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом
Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.
14. Перечислить особенности формирования личного дела работника
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.
В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.
Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.
При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала.
Заключение
Процессы учета кадров, сопровождающие основную деятельность организации, подлежат официальному документированию. Для этого в организации создается кадровая служба, роль которой может выполнять и один человек, если, в связи с небольшими масштабами организации, он справляется со своими обязанностями.
Ведение кадровой документации очень важно для бесперебойной работы организации, а также для каждого сотрудника в отдельности, так как от этого зависит оформление его трудовой деятельности и учет трудового стажа.
При составлении любой документации кадровый работник придерживается существующих стандартов в области документирования. Ведение некоторой документации является обязательным. Так оформление трудовой книжки предусмотрено по Трудовому кодексу РФ. Соблюдение всех требований документирования важно при осуществления учетных работ, а главным образом, при решении всевозможных трудовых споров, так как каждый неграмотно составленный документ может привести к серьезным юридическим проблемам
Список используемой литературы