Материал: Анализ документационного обеспечения управления Удмуртского УФАС России и выбор системы электронного документооборота для внедрения

.       
ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ВНЕДРЕНИЯ

5.1    ОПИСАНИЕ УДМУРТСКОГО УФАС РОССИИ С ВНЕДРЁННОЙ СЭД

В результате сравнительной оценки для внедрения в Удмуртское УФАС России была выбрана СЭД DIRECTUM. Были выбраны следующие модули системы:

.        «Управление электронными документами»

2.      «Управление деловыми процессами»

.        «Канцелярия»

.        «Управление заседаниями и совещаниями»

.        «Обращения граждан и организаций»

Модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» входят в базовую клиентскую лицензию и будут установлены на все двадцать восемь рабочих места. Модуль «Канцелярия» будет установлен только в Финансово-административном отделе, который выполняет делопроизводственные функции, на двух рабочих местах. Модуль «Управление заседаниями и совещаниями» будет установлен на рабочем месте сотрудника, отвечающего за управление совещаниями и заседаниями. Модуль «Обращения граждан и организаций» будет установлен в Финансово-административном отделе, так как функции по приёму обращений граждан и организаций закреплены за этим отделом. Схема объекта с размещёнными на ней модулями СЭД DIRECTUM представлена в приложении № 1.

.2      ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ СЭД

Для оценки эффективности внедрения системы автоматизации ДОУ выберем следующие параметры: объём документооборота, время на выполнение операции с документами и стоимость выполнения типовых операций над документами.

Объём документооборота определялся по объёмы входящей и исходящей корреспонденции и представлен в Приложении № 3.

Суммарные затраты времени в чел./днях вычисляется следующим образом: среднее время выполнения (переводится в часы) делится на время работы сотрудника в день и умножается на ежедневное количество операций. Для удобства расчётов за число сотрудников, выполняющих операцию возьмём 1 сотрудника.

Ежедневное количество операций есть частное от деления ежемесячного количества операции на количество рабочих дней в месяц.

Пример: 0,00875 - чел./дни для 1 операции в день. 0,00875*58 = 0,5 - чел./дни для ежедневного количества операций.

Оценка затрат на выполнение типовых операций.

Таким образом, разница в чел./днях составляет 3,2 - 1,6 = 1,6 чел./дней.

Рассчитаем стоимость рабочего времени сотрудника. Для этого з/п сотрудника разделим на количество рабочих дней в месяце. Пусть з/п равна 15000 руб., тогда

Для расчёта экономии после внедрения СЭД необходимо разницу в чел./днях умножить на стоимость рабочего времени сотрудника. 1,6чел./дней * 682 руб. = 1091руб. в день. Ежемесячная экономия составит 1091 руб. * 22 = 24002 руб.

Таким образом, для Удмуртского УФАС России целесообразно внедрение СЭД. Для обеспечения эффективности работы необходимо внедрение только пяти модулей. Для каждого сотрудника определяется свой состав устанавливаемых модулей в зависимости от выполняемых им функций. При оценке экономической эффективности от внедрения СЭД было выявлено, что внедрение системы позволит экономить 24000 рублей в месяц, следовательно, затраты на внедрение СЭД DIRECTUM окупятся за 1,5 года.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в результате проделанной работы можно сделать следующие выводы.

Был проведён анализ документационного обеспечения управления в Удмуртском УФАС России, в результате которого было выявлено, что процесс делопроизводства строго регламентирован, но имеет низкий уровень автоматизации. Используется простая локальная сеть, простое программное обеспечение, хотя аппаратное обеспечение имеет неплохие характеристики. Делопроизводственные работы тормозятся из-за отсутствия СЭД.

Был составлен перечень, предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований, и выбрана система весовых коэффициентов для экспертной оценки. Также был произведён поиск СЭД. Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведён сравнительный анализ, то есть проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов. В результате оценки СЭД наибольшую суммарную оценку набрали DIRECTUM и ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ, так как наиболее удовлетворяют предъявляемым требованиям. Выбор СЭД для внедрения в Удмуртское УФАС России на заключительном этапе заключался в оценке затрат, связанных с приобретением. В результате этой оценки меньшую сумму затрат на приобретение необходимо для СЭД DIRECTUM, поэтому она была выбрана для внедрения.

В последней главе была дана характеристика Удмуртского УФАС России с внедрённой СЭД DIRECTUM. Для обеспечения эффективности работы необходимо внедрение только пяти модулей «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия», «Управление заседаниями и совещаниями», «Обращения граждан и организаций»

Для каждого сотрудника определяется свой состав устанавливаемых модулей в зависимости от выполняемых им функций. Также была проведена оценка экономической эффективности от внедрения СЭД, в результате которой было выявлено, что внедрение системы позволит экономить 24000 рублей в месяц, следовательно, затраты на внедрение СЭД DIRECTUM окупятся за 1,5 года.

Также внедрение СЭД позволит обеспечить максимальное использование ПО, уже установленного в Удмуртском УФАС России, повышение исполнительской дисциплины, сокращение затрат времени на рутинные операции с документами, минимизировать потерю документов.

Таким образом, были выполнены основные задачи курсовой работы и достигнута поставленная цель.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.            ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

2.            Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утв. Постановлением Минтруда от 10 сентября 1993 № 152).

3.      Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72).

.        Бачило И. Л., Семилетов С. И., Тиновицкая И. Д. и др. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. М.: ЮНИОН РАН, 2003. - 208 с.

.        Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте. М.: ДМК Пресс, 2008. - 224 с.

6.            Тарасова М. Е. СЭД: тогда мы идём к вам! // Секретарь-референт. 2010. № 4.

7.            Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной антимонопольной службы по Удмуртской Республике от 15.02.2011 г.

8.      <http://www.directum.ru/>

.        <http://www.eos.ru/>

.        <http://www.olimp.udm.ru/>