Материал: Анализ документационного обеспечения управления Удмуртского УФАС России и выбор системы электронного документооборота для внедрения

Анализ документационного обеспечения управления Удмуртского УФАС России и выбор системы электронного документооборота для внедрения

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«Удмуртский государственный университет»

Институт права, социального управления и безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении

Выбор системы электронного документооборота для Управления Федеральной антимонопольной службы по Удмуртской Республике.

Курсовая работа по дисциплине «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления»

Орлова Сергея Петровича

студента группы О-350800-41(к) специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Научный руководитель

старший преподаватель кафедры ИБвУ

Исхаков Р. И.

Ижевск 2014

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

.   Характеристика Удмуртского УФАС России

.   Разработка требований и системы оценки СЭД  

.1 Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно - технических требований к СЭД

.2 Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки

.   Поиск систем электронного документооборота

.   Сравнительный анализ выбранных СЭД

.1 Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных требований

.2 Отбор программных продуктов, удовлетворяющих требованиям

.3 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением и выбор программного обеспечения для системы ДОУ

.   Оценка результатов внедрения

.1 Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации ДОУ

.2 Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения деятельности. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации может привести к неэффективной работе. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот - это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Принципы электронного документооборота:

1.  Однократная регистрация документа.

2.         Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

3.         Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.

4.         Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5.         Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая быстро находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6.         Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Управление Федеральной антимонопольной службы по Удмуртской Республике (далее Удмуртское УФАС России) осуществляет функции по контролю за соблюдением антимонопольного законодательства, законодательства в сфере деятельности субъектов естественных монополий, рекламы, а также по контролю в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд.

Для эффективной работы Удмуртского УФАС России необходима рациональная организация документооборота. Необходимо учитывать значимость электронного документооборота, так как организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию отдельных работников и работу организации в целом. Приоритетной целью в сфере управления документацией является сокращение объёма вводимой информации вручную, тем самым обеспечивая сокращение времени на операции, необходимо отметить, что вышесказанное является актуальной проблемой.

Цель работы: анализ документационного обеспечения управления Удмуртского УФАС России и выбор системы электронного документооборота для внедрения.

Исходя из цели, можно выделить следующие задачи:

1. Выявление особенностей автоматизации системы ДОУ Удмуртского УФАС России.

.   Составление перечня предъявляемых требований к системе автоматизации ДОУ.

.   Проведение сравнительного анализа СЭД и выбор оптимальной СЭД для внедрения в Удмуртское УФАС России.

4.      Оценка эффективности и результатов внедрения СЭД.

Структурно работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

Основой при выполнении курсовой работы послужили анализ системы ДОУ непосредственно на рабочих местах делопроизводственных работников, изучение документов о службе ДОУ, ее структуре, задачах и в Удмуртском УФАС России.

При написании работы был использованы научные труды таких авторов как Гавердовский А.С., в работе которого описывается концепция и принципы внедрения СЭД. В работе «Правда об электронном документообороте» Д. А. Романова, Т. Н. Ильиной рассказывается о современных технологиях в области электронного документооборота, описываются СЭД с указанием их плюсов и минусов. В статье А.Б. Пахчаняна приводится обзор различных СЭД, а также проводится сравнительный анализ. На сайтах разработчиков СЭД указана исчерпывающая информация об их программных продуктах.

1.      ХАРАКТЕРИСТИКА УДМУРТСКОГО УФАС РОССИИ

Удмуртское УФАС России является территориальным органом Федеральной антимонопольной службы и состоит из следующих следующие структурных подразделений:

.        Финансово-административный отдел.

.        Отдел контроля органов власти.

.        Отдел контроля рекламы и недобросовестной конкуренции.

.        Отдел контроля естественных монополий и природных ресурсов.

.        Отдел контроля товарных и финансовых рынков.

.        Отдел контроля размещения государственного заказа.

Отдел возглавляется начальником отдела. В отделе также работают специалисты (старшие государственные инспекторы, ведущие специалисты-эксперты, специалисты-эксперты, специалисты 1 разряда). (Структура Удмуртского УФАС России представлена в Приложении № 1).

Анализ функций и организации ДОУ.

В Удмуртском УФАС России ДОУ осуществляется в Финансово-административном отделе. В отдел так же входит бухгалтерия и системные администраторы.

Документы, поступающие на бумажных носителях, документы в электронном виде, факсограммы проходят первичную обработку и регистрируются в финансово-административном отделе. Затем поступают на рассмотрение руководством службы и доставляются исполнителям. Приём, регистрация и доклад документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется отдельно от других документов.

После регистрации корреспонденция передается руководителю Удмуртского УФАС России или лицу, временно исполняющему его обязанности, для вынесения резолюции.

Документы после доклада руководству службы возвращаются в финансово-административный отдел, вносятся в базу входящей корреспонденции, распределяются по отделам, записываются в журнал регистрации входящей корреспонденции и под подпись в журнале передаются на исполнение в соответствующие отделы (исполнители сами приходят в Финансово-административный отдел за документами).

Начальники отделов Удмуртского УФАС России обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством службы, подготовку к пересылке адресату.

Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода результатов исполнения документов, информирование руководства Удмуртского УФАС России о ходе исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения документов осуществляет руководитель Удмуртского УФАС России, заместители руководителя и начальники отделов, несущие персональную ответственность за своевременное и качественное их исполнение. Снятие с контроля исполненного поручения осуществляется в финансово-административном отделе после фактического выполнения поручения.

Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

Организация работы с внутренними документами состоит в разработке проекта документа, его согласовании, оформление документа, его подписание (в случае необходимости утверждение), доведение до сведения сотрудников (если документ требует исполнения, то исполнение, контроль исполнения), помещение документа в дело.

Дела формируются в Удмуртском УФАС России децентрализовано, т.е. в отделах. С момента заведения и до передачи в архив учреждения (или до уничтожения по истечении срока хранения) дела хранятся по месту их формирования. Руководитель структурного подразделения ФАС России несет персональную ответственность за сохранность документов и дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся в архиве учреждения либо передаются на хранение в Центральный государственный архив Удмуртской Республики на депозитарной основе.

Справочная работа, в основном, ведётся по входящей и исходящей корреспонденции, которая регистрируется в MS Excel. Поиск других видов документов осуществляется по бумажным журналам регистрации.

Потоки движения документов на различной стадии их подготовки представлены в виде оперограммы в Приложении № 2.

Так как в Удмуртском УФАС России бумажный документооборот, то требования к защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа следующие:

.        Запрещено выносить документы из здания.

2.   Конфиденциальные документы должны храниться в сейфе или металлических шкафах. Двери и окна должны иметь защиту от взлома, а вход надежно закрываться. Необходима сигнализационная система и системы пожарной безопасности. В нерабочее время ключи необходимо оставлять на посту охраны или в специальном сейфе у уполномоченного сотрудника.

3.      Работа с такими документами должна производиться в отдельном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников, давших подписку о неразглашении служебной тайны.

.        Проставление грифа ограничения доступа к документу. Своевременное установление грифа конфиденциальности является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющим обеспечить безопасность.

.        Нельзя допускать проникновения в хранилище с конфиденциальными документами посторонних людей. Даже уборка помещения (ремонтно-строительные и др. виды работ) должны производиться в присутствии сотрудника, ответственного за хранение конфиденциальных данных.

Таким образом, можно сказать, что проблемы, возникающие при работе с документами связаны с отсутствием в Удмуртском УФАС России СЭД. Чтобы документ дошел до исполнителя, последнему необходимо забирать документы в Финансово-административном отделе. Время поиска документа велико, так как поиск производится вручную и в Финансово-административном отделе.

Уровень автоматизации ДОУ

Компьютерная сеть:

Каждый отдел имеет несколько компьютеров - у начальника отдела и специалистов (подробнее в Приложении №1). Каждый работник со своего рабочего места имеет выход в сеть Internet. Сотрудники имеют свои папки на сервере, которые структурированы по организационной структуре предприятия. В эти папки, как правило, помещаются входящие документы, не требующие регистрации и рассмотрения руководством.

Используемое аппаратное обеспечение

Используемое системное программное обеспечение

Используемое прикладное программное обеспечение

Таким образом, в Удмуртском УФАС России процесс делопроизводства строго регламентирован, но имеет низкий уровень автоматизации. Используется простая локальная сеть, простое программное обеспечение, хотя аппаратное обеспечение имеет неплохие характеристики. Делопроизводственные работы тормозятся из-за отсутствия СЭД.

2.      РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ И СИСТЕМЫ ОЦЕНКИ СЭД

.1      СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЯ ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫХ ОСНОВНЫХ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ И СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИХ ТРЕБОВАНИЙ К СЭД