Глава 2. Технология учета заработной платы с помощью программы 1С:Бухгалтерия 8.2
2.1 Входная информация
При подготовке информационной базы к работе необходимо сначала заполнить справочник «Сотрудники». При создании нового сотрудника в справочнике Сотрудники (меню Предприятие - Сотрудники) по кнопке "Добавить" автоматически открывается форма Помощника приема на работу (рис. 2).
Рис.2 Помощник приема на работу
На первом шаге Основные данные (рис. 2) введите следующие данные о сотруднике:
· Фамилия, Имя, Отчество сотрудника.
· Дата рождения и Пол сотрудника.
· установите флажок Штатный сотрудник;
· поле Организация заполняется по умолчанию.
· в поле Таб.номер - табельный номер сотрудника, по умолчанию предлагается следующий по порядку свободный табельный номер, который при необходимости может быть изменен.
На втором шаге Место работы (рис. 5) введите сведения об условиях и месте работы сотрудника:
Рис.5 Место работы
По умолчанию устанавливается флажок Создать приказ о приеме на работу. В этом режиме при завершении работы помощника в информационной системе создается документ приема на работу. Если документ не нужно создавать, то флажок можно снять; установите флажок Вид занятости: совместительство (внешнее совместительство) или внутреннее совместительство; укажите подразделение, должность, график работы нового сотрудника, количество занимаемых им ставок (в нашем примере в поле Кол. ставок укажите 0,5 ставки), количество месяцев испытательного срока (если при приеме на работу устанавливается испытательный срок), дату приема на работу. Для совместителей следует указать график работы неполного рабочего времени. Номер и дата трудового договора заполняются автоматически. При необходимости можно изменить номер и дату договора, а в случае приема по срочному трудовому договору заполнить дату окончания срока договора. На третьем шаге Оплата труда введите сведения о начислениях, назначаемых сотруднику при приеме на работу: укажите основной вид начисления сотрудника и его размер, а также перечень надбавок, предусмотренных для сотрудника, и значения показателей для их расчета (рис. 6). Если совместителю назначается оклад, то следует выбрать вид расчета Оклад по часам, предусматривающий оплату пропорционально отработанным часам. Размер оклада для совместителя следует задать как для целой ставки (из расчета полного рабочего времени). При расчете зарплаты оклад будет пересчитан пропорционально отработанному времени относительно графика полного рабочего времени.
Рис. 6 Оплата труда
На четвертом шаге Дополнительная информация (рис. 7) автоматически заполняется дополнительная информация о сотруднике: ИНН, номер страхового свидетельства ПФР, сведения о гражданстве, инвалидности, праве на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, о доходах с предыдущего места работы и статусе налогоплательщика (данная информация была уже введена при приеме сотрудника по основному месту работы).
Рис. 7 Дополнительная информация
На последнем шаге Завершение работы (рис. 8) можно задать уточнение наименования для создаваемого элемента справочника Сотрудники (с целью визуального различия элементов справочника, соответствующих сотрудникам с одинаковым Ф.И.О.).
Рис. 8 Завершение работы
Для завершения работы Помощника приема на работу и записи введенных с его помощью данных нажмите кнопку Готово.
При этом в информационной базе автоматически будут созданы:
· личные данные сотрудника в справочнике Физические лица (кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного физического лица в справочнике Физические лица (например, прием на работу по внутреннему совместительству)). Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц осуществляется в форме элемента справочника Физические лица. Открыть форму физического лица можно из справочника Сотрудники или из списка физических лиц;
· запись о сотруднике в справочнике Сотрудники (рис.9, рис.10);
· документ Прием на работу в организацию (рис.11).
Из формы элемента справочника Сотрудники можно сформировать и вывести на печать: типовой трудовой договор организации с сотрудником и примерную форму трудового договора при дистанционной работе.
Из формы документа Прием на работу в организацию можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по ФОРМЕ Т-1 или Т-1а (рис.12).
Рис. 9 Справочник «Сотрудники»
Рис. 10 Запись о сотруднике
Рис. 11 Прием на работу в организацию
Рис. 12 Приказ о приеме на работу
Таким образом, элементами входной информации являются справочники «Физические лица», «Сотрудники», а также приказы о приеме на работу.
В итоге, на основании данных документов, можно начислить заработную плату работникам организации в программе «1С: Бухгалтерия 8.2».
2.2 Алгоритм расчета
Алгоритм решения задач показывает, на основе каких алгоритмов расчёта входная информация преобразуется в выходную.
Для выполнения операций по начислению заработной платы в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» предназначен документ «Начисление зарплаты работникам организации».
Для начисления зарплаты работникам необходимо вывести на экран форму Начисление зарплаты работникам организаций: Новый и в шапке документа заполнить номер, дату, месяц начисления и подразделение организации, а затем выбрать команду Заполнить, после чего Рассчитать. При правильном заполнении форма будет иметь вид (рис. 13):
Рис. 13. Начисление зарплаты
Далее документ нужно провести и закрыть форму щелчком на кнопке ОК.
Подготовка документов на выплату заработной платы через кассу или перечислением на лицевой счет работника в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» производится с помощью документа «Зарплата к выплате организаций».
Для подготовки платежной ведомости на выплату заработной платы необходимо вывести на экран форму Зарплата к выплате организаций: Новый. В шапке формы документа заполнить номер и месяц начисления, ввести дату и способ выплаты. Затем заполнить список работников. В конце зарегистрировать документ в информационной базе и щелкнуть на кнопке Рассчитать. В результате форма должна принять вид, представленный на рис. 14:
Рис. 14. Форма после выполнения расчета
Для выплаты заработной платы через кассу организации нужно сначала получить в банке необходимую сумму наличных денежных средств. По факту поступления наличных денежных средств необходимо выписать приходный кассовый ордер.
Открыть форму нового документа Приходный кассовый ордер для ввода операции Получение наличных денежных средств в банке. Заполнить номер, дату поступления денежных средств, счет, сумму, а также реквизиты платежа: банковский счет, счет учета, статью движения денежных средств и ответственного. (Рис.15)
Рис.15 Приходный кассовый ордер
Для того чтобы отразить выплаченную заработную плату, необходимо выписать расходный кассовый ордер. Для этого в форме нового документа Расходный кассовый ордер нужно указать дату составления документа и статью движения денежных средств (рис. 16). Далее перейти на закладку Печать и заполнить поля: выдать, основание и приложение. Затем провести документ и закрыть форму.
Рис. 16. Форма расходного кассового ордера на выплату зарплаты по ведомости
После будут сформированы бухгалтерские проводки (рис. 17).
Рис. 17. Бухгалтерские проводки по выплате заработной платы
Расчет страховых взносов и взносов в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» производится с помощью документа «Начисление страховых взносов».
Для этого необходимо вывести на экран форму нового документа и заполнить поле номер, указать дату и месяц начисления. Далее щелкнуть на кнопке Заполнить-Рассчитать. (рис. 18):
Рис.18 Начисление страховых взносов
В результате проведенных выше действий была начислена заработная плата работникам данной организации, подготовлены платежные ведомства на выплату зарплаты, были рассчитаны страховые взносы и взносы в ПФР, сформированы бухгалтерские проводки и произвелась выплата самой заработной платы.
2.3 Выходная информация
Выходная информация - это информация, полученная на основе входной информации.
В данном случае к выходной информации относятся расчетные листки. Они ежемесячно выдаются каждому работнику для проверки расчетов по оплате труда. В программе «1С: Бухгалтерия 8.2» расчетные листки формируются с помощью специализированного отчета «Расчетные листки организации». http://v8.1c.ru/buhv8/~3.htm
Для того чтобы сформировать расчетный листок для конкретного сотрудника, необходимо открыть форму отчета Расчетные листки организации, щелкнуть на кнопке Отбор и в поле выбора работника указать нужного сотрудника. В итоге его расчетный листок будет иметь следующий вид (рис. 19):
Рис. 18. Расчетный листок работника
Согласно ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Работодатель обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с содержанием вышеприведенной информации. Форма такого листка утверждается работодателем самостоятельно в соответствии с особенностями организации. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001), ст. 136
Заключение
На сегодняшний день уровень развития информационных технологий позволяет сократить объем работы бухгалтера с бумажными документами, упростить сбор и обработку данных, получить полную информацию по учету расчетов с персоналом по оплате труда.
Программа «1С: Бухгалтерия 8.2» предназначена для автоматизации бухгалтерских операций. Учет расчетов с персоналом по оплате труда не является исключением и реализован в программе с помощью соответствующих документов.
Учет расчетов с персоналом по оплате труда является наиболее важным элементом во всей системе учета на предприятии, т.к. учет и анализ труда и заработной платы - один из наиболее трудоемких и ответственных участков работы бухгалтера.
Охарактеризовав основные задачи учета труда, и рассмотрев технологию учета заработной платы с помощью АИТ можно сделать вывод о том, что АИТ в учете приобретают все большее значение. Они позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.
Список литературы
1. Дараева Ю.А. конспект лекций «Теория бухгалтерского учета»
2. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: учебно-практическое пособие. 2006г.
3. Чистов Д., Харитонов С., Хозяйственные операции в 1С: Бухгалтерия 8 - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2007. - C. 249
4. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001), ст. 136
5. http://www.std72.ru/dir/bukhgalterskij_upravlencheskij_i_finansovyj_uchet/teorija_bukhgalterskogo_ucheta_konspekt_lekcij_daraeva_ju_a/lekcija_6_uchet_truda_i_zarabotnoj_platy/116-1-0-1983
6. http://debet-kredit.info/?id=907
7. http://allrefs.net/c58/3wqge/p15/
8. https://ru.wikipedia.org/wiki/Заработная_плата
9. http://v8.1c.ru/buhv8/~3.htm