Материал: 3746

структурными подразделениями организации, имеющими различную функциональную и административную подчиненность.

5.2 Практические задания Вариант 1.

Вслучае маркетингового подразделения определите, какие из перечисленных элементов являются входом, выходом или ресурсом: информация, отчет, контракт, прогноз продаж.

Вслучае основных производящих и вспомогательных процессов или подразделений определите, какие из перечисленных элементов являются входом, выходом или ресурсом: информация о планах и перспективах организации, информация о конкурентах и рынке.

Вариант 2.

Персонал с точки зрения основных процессов является: входом, выходом или ресурсом?

Определите, каким элементом бизнес-процесса с точки зрения кадровой службы является персонал:

- необученные кандидаты на заполнение вакансий, - готовые специалисты.

Как в этом случае будет называться процесс, который проходит в кадровой службе: набора кадров, увольнения кадров, обучения кадров, подбора и обучения кадров. Поясните свой выбор.

Вариант 3.

Определите, каким элементом бизнес-процесса для финансовой службы является: счет на оплату, оплаченный счет, копия платежного поручения.

Для основного процесса бюджет, в рамках которого производится оплата счетов, является: входом, выходом или ресурсом? Поясните ответ.

Графически покажите взаимосвязь процесса обеспечения финансовыми ресурсами и основной процесс.

Вариант 4.

Рассмотрим процесс производства готовой продукции и процесс обслуживания оборудования. Предположим, что владельцем процесса производства является директор по производству, а владельцем процесса обслуживания оборудования — главный механик.

Вэтом случае, каким элементом бизнес-процесса является работоспособное оборудование для осуществления процесса производства и для процесса обслуживания оборудования.

Вариант 5.

Рассмотрим процесс сбыта готовой продукции и процесс транспортного обслуживания. Владельцем первого процесса является начальник отдела сбыта, второго — начальник транспортного цеха. Для выполнения работы владельцу процесса сбыта требуется служебный автомобиль, причем он должен быть доступен определенное количество часов в месяц.

6

Эти часы возможного использования автомобиля являются

_____________ (входом, выходом, ресурсом) для процесса сбыта. Для процесса транспортного обслуживания выходом процесса будет

_____________________________________.

Обратим внимание, что за состояние автомобиля отвечает

______________________, а использует его возможности по транспортировке (в качестве ресурса своего процесса) __________________________.

Вариант 6.

Для потребителя получаемый продукт должен состоять из самого продукта и сопроводительной документации.

Сопроводительная документация может состоять из накладной, паспорта, сертификата, чека, подтверждающего оплату данного продукта, товара или услуги.

Последним звеном в поставке продукта (товара или услуги) потребителю является кладовщик (экспедитор, курьер) Если эти лица передают потребителю продукт без необходимой сопроводительной документации, то продукт в ряде случаев вообще не может быть использован по назначению. Например, продукт без сертификата соответствия, если этот продукт включен в список продуктов обязательной сертификации. Большое количество организаций не могут оказывать услуги потребителям без получении соответствующей лицензии.

То есть информация о продукте, включенная в комплект обязательной поставки, не должна быть отделена от поставки самого продукта. Соответственно, случаи поставки продукта без документации должны рассматриваться как случаи ______________________________________.

Вариант 7.

В начале 1990-х гг. одним из модных течений в науке управления была теория «сквозного маркетинга». В соответствии с этой теорией менеджеры службы маркетинга должны были иметь информацию о прохождении заказов на поставку продукции и управлять движением заказов в пределах организации для обеспечения гарантии выполнения этих заказов. Они сопровождали выполнение заказа от начала до конца, через всю организацию. Это приводило к тому, что отделы маркетинга разрастались в размерах и превращались в штат дополнительных контролеров. Накладные расходы росли и очень часто интересы различных заказов пересекались в узких местах организации. Высшему руководству приходилось постоянно принимать участие в распределении приоритетов между заказами. Эффективность управления организацией резко падала.

Дело доходило до анекдотичных случаев, когда консультантам задавали следующий вопрос: «Мы назначили менеджеров по маркетингу ответственными за процессы по каждому виду продукции, но у нас не хватает квалифицированных менеджеров, приходится назначать владельцами процессов молодых и необученных сотрудников. Что нам делать?» Ответ:

_______________________________________________________________.

Вариант 8.

7

Крупные предприятия создают выписки из документов. Наличие выписок существенно облегчает работу исполнителей, так как у них на рабочем месте будет находиться не весь документ в полном составе, а только сокращенная выписка из него, касающаяся только порядка работы исполнителя. С другой стороны, появление еще одного класса документации (выписки) сильно затрудняет работу по актуализации и переработке документации, так как количество копий (выписок из документации) возрастает в несколько раз. Что делать? Ответ: _______________________.

Вариант 9.

Рассмотрим процесс сбыта. К этому процессу можно отнести следующие виды деятельности:

-анализ рынка;

-анализ заявки клиента и подготовки договора;

-согласование договора;

-анализ возможностей производства;

-расчет плановой себестоимости заказа;

-анализ состояния расчетов с клиентами;

-мониторинг состояния заказа в производстве;

-отгрузка готовой продукции;

-фактурирование.

Таким образом, рассматриваемый сквозной процесс будет включать деятельность, выполняемую в следующих подразделениях: ______________. Возможно ли назначить владельца сквозного процесса? Почему?

Вариант 10.

«Процесс исследования рынка» не имеет материальных входов. Организация может выделить такой процесс, но при выделении этого процесса посчитать, что потребляемым результатом (выходом) является прогнозный отчет о перспективах на данном рынке. Считается, что для составления такого отчета используются только ресурсы самой организации: рабочее время сотрудников, расходы на связь. На самом деле это не совсем так. Для составления такого отчета в первую очередь необходима первичная информация о рынке и конкурентах. Такую первичную информацию можно получить различными способами и по различной цене. Определите эти способы.

6. Методические указания и практические задания для выполнения деловой игры

6.1Методические указания для выполнения деловой игры Цель деловой игры:

1)на основе представленного пакета документов по предприятию составить организационную структуру;

2)на основе обработки информации составить проект процессов компании.

Задача деловой игры: по содержанию аналитической записки составить уточненный список процессов и их владельцев.

8

Состав участников деловой игры:

1.Деловая игра выполняется творческими группами, каждая из которых должна состоять не менее чем из четырех студентов.

2.Состав творческих групп: консультанты по оптимизации бизнеспроцессов компании.

В зависимости от общего количества студентов в учебном классе разрешается творческую группу увеличивать или уменьшать не более и не менее чем на одного студента.

6.2 Практические задания для выполнения деловой игры

Подготовительная работа

Руководитель торгово-производственной компании (преподаватель) предоставляет консультантам исходную информацию по компании:

1) Численность сотрудников компании.

Общая численность сотрудников компании составляет около 550 человек.

2) Руководство компанией.

Компанией управляет наемный генеральный директор и четыре исполнительных директора по направлениям. Эти пять человек и представитель акционеров составляют высший орган руководства компании

— Совет директоров. Собрания Совета директоров проводятся не реже одного раза в месяц, но регулярность собраний не установлена. Над Советом директоров существует орган управления под названием Совет акционеров. Совет акционеров собирается еженедельно. На Совете акционеров генеральные директора компаний отчитываются перед акционерами об итогах работы за прошедшую неделю.

3) Характер деятельности компании.

Компания ведет торгово-закупочную и производственную деятельность па рынке товаров повседневного спроса. Примерно половину дохода компания получает от производственной деятельности. Произведенные товары компания продаст оптом в торговые сети. Своих розничных магазинов компания не имеет. Вторая половина дохода поступает от торгово-закупочной деятельности в том же сегменте рынка. Компания закупает и продает как товары сектора повседневного спроса, так и сырье и полуфабрикаты для их производства.

Компания существует на рынке более семи лет. Имеет устойчивый спрос на свою продукцию и услуги.

4) Предварительная информация о компании.

После первой встречи консультантов и руководства компании выяснилось следующее:

1. Представитель акционеров проводит в компании около 70% своего времени. Имеет на территории головного офиса компании свой кабинет. Является одним из основателей данного бизнеса и практически постоянно вмешивается в оперативное управление компанией «через голову» генерального директора. Часть руководителей подразделений за решением вопросов обращаются непосредственно к представителю акционеров.

9

2.В компании высокая текучесть кадров. Точная цифра неизвестна, но по оценке начальника отдела кадров, за год меняется до 10—12% персонала. За последние два года в компании поменялось три генеральных директора и пять исполнительных директоров.

3.Организационная структура компании была составлена два года назад, после этого не пересматривалась и давно устарела.

4.Положения о подразделениях и должностные инструкции составляли сотрудники отдела кадров на основе типовых положений и инструкций. Эти документы носят формальный характер. хранятся в отделе кадров и в практической работе не используются.

5.В компании есть система бюджетирования, но, по оценке финансового директора, она находится в стадии доработки и освоения методик бюджетирования руководителями.

6.Инструкциями о порядке выполнения работ и операций обеспечены все сотрудники, правда, некоторые инструкции немного устарели, но их пересматривают и перерабатывают сотрудники отдела развития, так как все остальные менеджеры «должны работать и приносить прибыль организации».

Собственный отдел безопасности в компании отсутствует, так как заключен договор с охранным агентством, которое выполняет все необходимые функции.

5) Основные функции, выполняемые подразделениями, представлены в приложении А.

Содержание аналитической записки

Консультанты решают следующие вопросы:

1) О составлении и обосновании организационной структуры.

2) О составлении проекта процессов компании.

При выделении процессов компании консультантами должны приниматься в расчет:

• организационная структура компании;

• фактическое подчинение подразделений руководителям;

• выполняемые функции;

• численность сотрудников и значимость работ;

• возможность создания систем учета, планирования и управления для

выделяемых процессов.

3)Об обосновании проекта сети процессов (комментарии к проекту сети процессов).

4)О составлении уточненного списка процессов.

Уточненный список процессов необходимо представить в следующей форме: