гих источников связи. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет усиливаться, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.
Вуправленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные как для целей управления,так и в ходе его реализации. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления.
С их помощью производится сбор первичных данных, сведений
офактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. В результате появляются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфичной форме отражают стадии, звенья и циклы управления, сами оказывают воздействие на сферу управления.
Вправовой функции документ выступает как регулятор различ-
ных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
Существуют две группы документов, наделенных правовой функцией:
1)изначально обладающие ею;
2)приобретающие ее на время.
В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения, прекращающие их действие, а также документы, влекущие юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями, влекущие определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свидетельствующие о правоприменительной практике. Сюда же входят договорные документы, т. е. документы, фиксирующие договорные отношения; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяю-
21
щих или прекращающих правоотношения, но имеющих определенный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения личности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.).
Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т. е. временно обладать правовой функцией.
Неправовая документация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть основанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.
На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения (административные, трудовые).
Юридическое значение документов, составляемых в органах внутренних дел, заключается в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение. Например, составленный работником полиции протокол об административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение информацию об обстоятельствах проступка, личности правонарушителя. Выданное гражданину разрешение на приобретение оружия является официальным удостоверением наличия у данного лица соответствующего права. Справка о результатах проверки работы органа внутренних дел, подразделения или его отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния этой работы и т. п.
Способностью документов представать в виде юридического доказательства обусловлен контроль за законностью и эффективностью деятельности органов внутренних дел (их подразделений и сотрудников) посредством изучения составляемых ими документов. Так, при изучении документов, содержащих сведения о расстановке сил и средств, о результатах их использования, могут быть сделаны выводы об эффективности деятельности органа. Изучение материалов уголовных дел, постановлений о наложении административных взысканий позволяет не только оценить состояние законности в деятельности органа внутренних дел и его отдельных сотрудников, но и принять меры к устранению выявленных нарушений.
22
Учетная функция документа характеризует количественную сторону информации, содержащейся в документе. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.
Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный — предполагают составление статистических, финансовоэкономических, плановых, отчетных и некоторых информационносправочных документов.
Учет необходим не только для выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут быть первичными и сводными. Они нагляднее других показывают стадии преобразования информации и ее использования.
Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), о ценностных ориентациях и др. В данном ключе документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.
Культурную функцию документа выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном эволюционном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.
Документ выполняет и функцию исторического источника.
Эта функция изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, которые исследуют документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, способа изготовления. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.
Таким образом, документ сочетает в себе несколько взаимосвязанных функций, но роль каждой из них различна.
23
В управленческих документах преобладает управленческая функция, одновременно эти документы выполняют и другие функции — информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может меняться во времени, когда содержащаяся в нем информация, теряя оперативность и актуальность, превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).
24
§2. Основные виды документов, используемых
вдеятельности органов внутренних дел
1.Общие правила оформления документов. Состав реквизитов. Требования к оформлению реквизитов
всистеме документационного обеспечения управления МВД России
Общие требования к подготовке и оформлению документов в системе МВД России регламентированы Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:
1)их юридическую силу;
2)их оперативное и качественное исполнение, а также поиск;
3)возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники;
4)качество (как сохранность исторических источников информации). Текст документа должен отражать его основное смысловое содер-
жание — управленческое действие, решение.
При составлении документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
1)составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера;
2)документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России;
3)документ должен быть написан служебно-деловым стилем;
4)изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;
25