Входящие — документы, поступающие в органы внутренних дел из других органов (организаций, учреждений) или от граждан.
Созданные в органе внутренних дел и документы, не подлежащие отправке, именуются внутренними.
По количеству вопросов, отражаемых в документах, различают простые и сложные документы.
Документ, составленный по одному вопросу, считается простым. Если в нем содержится информация по двум и большему числу вопросов, он является сложным.
При прочих равных условиях следует стремиться к составлению простых документов, что облегчает дальнейшую работу с ними. Множество вопросов, затронутых в одном документе, могут потребовать их исполнения разными сотрудниками. В этом случае документ будет многократно передаваться от одного исполнителя к другому, что замедлит его исполнение. Для ускорения прохождения сложных документов нередко возникает необходимость их размножения, производства выписок, что усложняет документооборот.
По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов различают односторонние и двусторонние (или многосторонние). Односторонние документы составляются от имени одного лица (т. е. одной стороны — органа или должностного лица). Рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела, о наложении административного взыскания, приказ о назначении сотрудника на должность и большинство других документов, составляемых в органах внутренних дел, являются односторонними.
Документы, в составлении и подписании которых участвуют представители нескольких заинтересованных сторон, именуются двусторонними (многосторонними). Например, акт о приеме одним сотрудником органа внутренних дел от другого каких-либо документов или материалов составляется и подписывается передающей и принимающей сторонами. Акт обследования объектов разрешительной системы составляется членами комиссии, в которую входят представители органа внутренних дел и администрации объекта. Эти и другие двусторонние документы должны быть составлены с участием представителей заинтересованных сторон (организаций, граждан), а также иметь их подписи.
В зависимости от степени секретности информации, содержащейся в документе (по степени гласности), они подразделяются на документы особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования и несекретные (открытые, публичные) документы.
16
Порядок работы с документами, содержащими сведения, подлежащие засекречиванию (особой важности, совершенно секретные, секретные), не предназначенными для открытого опубликования (для служебного пользования), определяется специальными нормативными актами.
Характером деятельности сотрудников органов внутренних дел обусловлен интерес к рассмотрению таких видов документов, как официальные, подлинные и документы-копии. Решение некоторых юридических вопросов может быть основано только на информации, содержащейся в официальном или подлинном документе, для разрешения других вопросов достаточно изучения копии документа.
Официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке. Такой документ служит подлинным доказательством содержащейся в нем информации, т. е. он обладает юридической силой.
Под юридической силой документа понимают свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
По степени подлинности документы подразделяют на черновики, подлинники и копии.
Черновик — это предварительная редакция документа.
Подлинник официального документа — первый или единственный экземпляр официального документа.
Подлинный документ — документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности.
Копия документа — это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки (или их часть).
Различают следующие виды копий:
1)факсимильная — копия, которая воспроизводит в точности как содержание документа-подлинника, так и все его внешние особенности (фотокопия, ксерокопия);
2)свободная — копия, содержащая всю информацию документаподлинника, но без графического соответствия последнему (документ с информацией без сохранения внешней формы оригинала);
3)выписка — копия, содержащая полное воспроизведение части документа (как правило, ее заверяют в установленном порядке, например, выписка из трудовой книжки, выписка из приказа, из протокола и т. д.);
17
4)дубликат — это копия, создаваемая взамен утраченного или поврежденного подлинника, имеющая юридическую силу подлинника;
5)отпуск — устаревшее обозначение копии исходящего документа, полученной в процессе изготовления подлинника (под копирку на пишущей машинке или на матричном принтере). Отпуск содержит все реквизиты подлинника, за исключением входящих в состав бланка, на котором выполняется подлинник.
По назначению выделяют несколько десятков видов и вариантов документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах существуют подвиды. Например, акт: акт приема-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.
По наименованию классифицируют несколько десятков видов документов. Виды документов — акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. п. В некоторых видах выделяют подвиды. Например, акт: акт приема-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.
Документы делятся:
а) по срокам исполнения — на срочные и несрочные; б) по срокам хранения — постоянного (вечного хранения); времен-
ного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).
По технике (способу) создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские, фотографические и др.
По видам различают документы типовые, т. е. обязательные к применению в определенной деятельности, примерные, трафаретные, индивидуальные.
В деятельности органов внутренних дел обращаются и образуются следующие основные виды документов:
1)федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, акты субъектов Российской Федерации, международные договоры и соглашения;
2)нормативные правовые акты МВД России: приказы, директивы, положения, уставы, инструкции, правила, наставления;
3)документы ненормативного характера: распоряжения, указания, письма, акты, заключения, протоколы, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, отчеты, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и др.
18
4. Основные функции документов. Организационнораспорядительные и справочно-информационные документы
Документы могут выполнять определенные функции, которые условно можно разделить на три блока:
1)информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
2)функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
3)функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
Информационная функция обусловлена тем, что в документе проис-
ходит материализация информации, она присуща всем без исключения документам вне зависимости от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию — причина появления любого документа.
Фиксация и передача информации во времени и пространстве, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.
Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационный потенциал), т. е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.
Важнейшая информация, которую содержит документ, — социальная — информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.
Каждый документ может выполнять социальную функцию, поскольку он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.
Государственные стандарты по оформлению документов тоже выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использова-
19
ние определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.
Каждый документ может дать не только представление об определенной сфере деятельности, но и характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы. Социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, которые относятся к одной отрасли деятельности, к одному временнóму периоду.
Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности, в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.
Политическая функция документа тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозициях, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача — передача информации во времени и пространстве. Так происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями. Этот обмен может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.
Односторонний обмен происходит с помощью документов, ориентированных в одном направлении — сверху вниз (от законодателя к исполнителю).
Двусторонний обмен осуществляется посредством документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).
Коммуникативная функция в органах внутренних дел выражается в том, что через служебные письма сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляют им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т. п.
В настоящее время возросли коммуникативные возможности документа, так как сократились сроки передачи информации и увеличился круг ее пользователей с помощью Интернета, электронной почты и дру-
20