В системе органов внутренних дел различают общее, специальное, секретное и несекретное делопроизводство.
Общее делопроизводство — это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т. п.) аппарата управления. Такое делопроизводство называют еще административным, в настоящее время его именуют документационным обеспечением управления.
Реализация основных функций органа управления, т. е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).
Составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативнорозыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства. Сюда же следует отнести и делопроизводство по обращениям граждан.
Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, ориентированным на предотвращение как случайной утраты соответствующих документов, так и утечки сведений, содержащихся в этих документах. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. По правилам секретного делопроизводства в ОВД может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.
2. Задачи делопроизводства. Основные требования при работе с документами
Основные задачи делопроизводства в ОВД:
1) обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции;
11
2)обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел;
3)обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах;
4)обеспечение быстрого нахождения информации в текущих делах
иархиве, необходимой для реализации функций органа внутренних дел;
5)правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников;
6)экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.
Ведущая роль в решении этих и многих других задач отводится подразделениям делопроизводства и режима (секретариаты, канцелярии), которые осуществляют централизованное документационное обслуживание всех служб и подразделений органа внутренних дел.
Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны:
1)знать и точно выполнять требования, установленные Инструкцией по ДОУ;
2)не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или к утрате документов;
3)своевременно и качественно исполнять порученные документы;
4)передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя структурного подразделения;
5)передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима под расписку в соответствующих журналах учета;
6)знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах, посторонним лицам только с разрешения руководителя органа внутренних дел;
7)немедленно сообщать руководителю структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;
8)при увольнении со службы или работы, при переводе на новое место службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима;
12
9) сведения, содержащиеся в документах, использовать только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России;
10) при обнаружении утраты документов немедленно докладывать об этом руководителю структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима.
Каждый сотрудник должен знать, что:
1)передача документов и их копий работникам других организаций осуществляется только по запросу с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа;
2)передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями предыдущего пункта через соответствующее подразделение органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации;
3)международный обмен информацией о преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции (Интерпола) в установленном порядке с учетом положений Инструкции по ДОУ;
4)особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифротелеграммам, обращениям граждан устанавливаются специальными нормативными правовыми актами МВД России;
5)сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка работы с документами, их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.
Таким образом, информация, которая представляет собой различные сведения об окружающей человека действительности, играет очень важную роль в обществе, особенно в сфере управления. В целях закрепления информации и возможности ее передачи в пространстве и во времени осуществляют ее документирование.
Документом является какой-либо материальный носитель, на котором тем или иным способом зафиксирована информация. В настоящее время не существует единого понятия «документ».
В административном делопроизводстве преимущественное распространение получили документы на бумажном носителе. Для успеш-
13
ной деятельности сотрудники органов внутренних дел должны хорошо знать и четко выполнять возложенные на них обязанности по линии документационного обеспечения управления.
3. Классификация документов
Существует обширное разнообразие оснований, по которым могут классифицироваться документы: по способу фиксации информации
ипроисхождению, видам деятельности, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, гласности, технике создания
ипо ряду других признаков.
Процесс создания и оформления документов может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами. По происхождению или сфере действия документы делятся на служебные (или деловые) и личного происхождения.
Документы личного происхождения создаются лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей, т. е. документы, исходящие от имени отдельных граждан с указанием конкретного лица. Таковыми могут быть письмо, записка, заявление, расписка, жалоба, доверенность и др.
Служебные документы исходят от имени учреждений или представляющих их должностных лиц.
По видам служебной деятельности документы классифицируются на плановые, отчетно-статистические, проектные, технические, юридические и иные.
Документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений, в органах государственного управления, судов, прокуратуры, общественных организаций, администраций предприятий и учреждений, относятся к административному, т. е. общему, делопроизводству.
Применительно к изучению и практическому осуществлению делопроизводства наибольший интерес представляет классификация, произведенная по следующим критериям: по направлениям деятельности органов внутренних дел, по месту возникновения и по направлению движения документов, по количеству отражаемых в них вопросов, по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов, по степени секретности информации, содержащейся в документах.
14
В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности органов внутренних дел создаются документы, они подразделяются на управленческие (или организационно-распорядительные), оперативно-розыскные, уголовно-процессуальные, административнопроцессуальные.
Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. В зависимости от назначения они подразделяются на распорядительные, отчетные и документы общего характера.
Группу распорядительных документов составляют письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания, планы и др.).
Отчетные документы содержат информацию о выполнении заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчет о работе, рапорт, докладная или объяснительная записка, справка и т. д.).
Группа документов общего характера включает документы, составляемые по различным вопросам деятельности органа (подразделения): акт, протокол, служебное письмо, телеграмму и др.
Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыск- ную деятельность органов внутренних дел. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД России.
Уголовно-процессуальные документы отражают действия, осуществляемые по расследованию уголовных дел (протоколы следственных действий, постановления и др.). Требования к их содержанию и оформлению во многом определены уголовно-процессуальным законодательством.
Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об административных правонарушениях, акты обследования объектов разрешительной системы и т. п.) отражают административную деятельность органов внутренних дел по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности. Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены административно-процессуальным законодательством, а также ведомственными нормативными актами МВД России.
В зависимости от места возникновения и направления движения все документы в органах внутренних дел подразделяются на исходящие, входящие и внутренние.
Исходящие документы — отправляемые органом внутренних дел в адрес других органов, организаций или граждан.
15