Дата акта (протокола) печатается на документе при его подготовке и устанавливает срок изготовления проекта протокола (акта) для подписания.
Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. д.
Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» обязателен и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и др.). Сведения в данный реквизит переносят с поступившего документа и соответствуют номеру и дате поступившего документа.
Реквизит 14 «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование органа внутренних дел» и «Справочные данные об органе внутренних дел». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает только общепринятые сокращения.
Реквизит употребляется только в общем бланке или бланке конкретного вида документа, указывается под датой и регистрационным номером документа.
Реквизит 15 «Адресат». В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа в орган внутренних дел указывают сокращенное наименование органа внутренних дел и через два межстрочных интервала пишут наименование подразделения в именительном падеже.
При адресовании документа конкретному должностному лицу в дательном падеже указывается наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через два межстрочных интервала специальное звание, через один — инициалы
31
и фамилия. Допускается центровать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе (либо на специальном бланке) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.
Реквизит 16 «Гриф утверждения документа». Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, специального звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки.
Реквизит 17 «Резолюция», как правило, пишется на свободном от текста месте документа соответствующим должностным лицом, включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе (либо на специальном бланке) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.
Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Реквизит 19 «Отметка о контроле» за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.
Данную отметку проставляют работники делопроизводственной службы на первом листе документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль» в правом верхнем углу на месте размещения реквизита 19.
Реквизит 20 «Текст документа» располагается ниже заголовка к тексту и составляется, как правило, на русском языке. Допускается составление текста документа на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской
32
Федерации, на предприятия, в организации и учреждения, не находящиеся в ведении субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке составляются на русском языке.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Связный текст обычно состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; докладные записки — оценку фактов, выводы).
Втексте документа, подготовленного на основании документов других органов внутренних дел (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа внутренних дел (организации) — автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений или выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Враспорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»).
Враспорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).
Всовместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
Вдокументах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).
Вписьмах используют следующие формы изложения:
а) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
33
б) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
в) от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «УВД считает возможным»).
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают на нескольких страницах, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения», названного в тексте, оформляется с начала строки через одинарный межстрочный интервал (пустая строка) от основного текста.
Реквизит 22 «Подпись». В состав этого реквизита в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатается с пробелом на уровне последней строки реквизита. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное звание лица, подписавшего документ.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности.
Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Факсимильная подпись руководителя органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других
34
подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись соответствующего руководителя органа внутренних дел.
Порядок использования факсимильной подписи устанавливается отдельной инструкцией, разрабатываемой органом внутренних дел,
вкоторой устанавливается: чья факсимильная подпись в органе внутренних дел может использоваться как аналог собственной подписи;
вкаких случаях ставится факсимильная подпись, кто проставляет факсимильную подпись.
Реквизит 23 «Гриф согласования документа» пишется с левой стороны (от границы поля) вверху или внизу документа, состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.
Реквизит 24 «Виза согласования документа» (или виза — внутреннее согласование документа) включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Замечания излагаются на отдельном листе, который подписывается и прилагается к документу.
Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Реквизит 25 «Оттиск печати». Оттиском печати (гербовой) заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Реквизит 26 «Отметка о заверении копии». При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Реквизит оформляют от границы левого поля.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению руководителя органа внутренних дел.
Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» (составителе документа) включает количество экземпляров, адресование экземпляров, ини-
35