циалы и фамилию исполнителя, номер его телефона и дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» содержит следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, — начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.
Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел» проставляется канцелярией или секретариатом в виде штампа, как правило, на лицевой стороне (первого листа документа) с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.
Допускается отметку о поступлении документа проставлять от руки.
Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа».
Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
Реквизит 31 «Гриф ограничения доступа к документу» — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (Особой важности, Совершенно секретно, Секретно, Для служебного пользования) проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например, «Лично», «Литер „М“» и др.).
36
2. Правила составления некоторых видов распорядительных документов. Оформление приказов, служебных писем
Организационно-распорядительные документы
Организационно-распорядительные документы являются предметом административного делопроизводства, фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов управления всех уровней, учреждений, организаций
ит. д.
Вмассе этих документов выделяют организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, прописать порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационным документам в системе МВД России относят: 1) приказ МВД России о создании подразделения (органа внутрен-
них дел); 2) устав подразделения;
3) положение о подразделении;
4) положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
5) регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
6) структуру и штатную численность;
7) штатное расписание;
8) инструкции по определенным направлениям деятельности;
9) должностные инструкции работников;
10) памятки.
Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности подразделения (организации).
Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми.
37
Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
Порядок внесения изменений и дополнений, а также их пересмотр обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем подразделения (в частности, положение о структурном подразделении), вносятся приказом этого же руководителя. Если организационный документ, например устав, был утвержден вышестоящим органом (организацией) или решением высшего органа управления, то изменения в него вносятся путем их утверждения этим же органом с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.
Распорядительные документы необходимы, чтобы регулировать деятельность по реализации функций и задач, поставленных перед подразделением.
Вюридическом плане распорядительные документы относятся
кнормативным правовым актам, так как содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти (должностных лиц), адресатами которых являются конкретные подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания вызывают возникновение конкретных административно-правовых отношений.
К распорядительным документам относят директивы, решения, приказы, распоряжения, указания.
К этой группе можно причислить и протокол, который в то же время является и справочно-информационным документом.
С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы: коллегиальные и единоличные.
К первым относят документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, оперативным совещанием, советом или другим коллегиальным органом управления), а также решения и протоколы.
Вусловиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности Министерства, органа внутренних дел, подразделения. Решение, выраженное в форме распорядительного документа, также принимается совместно.
Единоличные — документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений должностным лицом, как правило, руководителем подразделения или руководителями других уровней — заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений орга-
38
на внутренних дел (в пределах их компетенции). Примеры таких документов — директива, приказ, распоряжение, указание.
При единоначалии право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю подразделения, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.
В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если организации имеют право издавать одинаковый вид распорядительного документа, то совместный документ издается в форме именно этого вида. Если организации издают различные виды распорядительных документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.
Распорядительные документы могут быть документами длительного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полностью, тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от адресанта (должностного лица, структурного подразделения, организации) адресату, так и для фиксации каких-либо информационных сведений. К ним относятся письма, сводки, объяснительные записки, справки, телеграммы и т. д.
Оформление приказов
В Инструкции по делопроизводству в ОВД РФ указано: «Приказ — правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел».
Приказ издается по наиболее важным вопросам функционирования органов внутренних дел, включая определение их задач и функций, правовое регулирование различных направлений деятельности, прохождения службы.
Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов: 1) по основной деятельности;
39
2) по личному составу.
Основания для подготовки и издания приказов (равно как и других локальных нормативных правовых актов):
1)приказы и иные нормативные правовые акты вышестоящих структур и инстанций;
2)планы работы органа внутренних дел и (или) его структурных подразделений;
3)решения совещаний при руководителе и иных коллегиальных органов;
4)инициатива структурных подразделений;
5)иные случаи, предусмотренные законодательством РФ.
Приказ должен иметь дату, порядковый номер, заголовок к тексту и другие необходимые реквизиты.
Дата издания приказа оформляется словесно-цифровым способом в месте, установленном для этого реквизита.
Заголовок к тексту должен быть предельно кратким и отражать содержание документа. Заголовок размещают внутри соответствующих ограничительных рамок на бланке, точку в его конце не ставят.
Текст приказа состоит из вступительной части (преамбулы) и распорядительной (приказной) части.
Во вступительной части излагаются цели, мотивы и основания издания приказа. Положения нормативного характера во вступительную часть не включаются.
Если предписания нормативного правового акта в обосновании не нуждаются, вступительная часть может отсутствовать.
При наличии вступительной части приказа распорядительная должна начинаться без кавычек словом П Р И К А З Ы В А Ю:, напечатанным по центру текстовой части листа прописными буквами в разрядку.
Собственно распорядительная часть начинается с новой строки с абзацным отступом.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной (императивной) форме. Каждый пункт распорядительной части должен начинаться с глагола.
Как правило, пункты распорядительной части приказа располагаются в следующей последовательности:
1)утверждающие нормативные правовые акты других видов (положения, наставления, инструкции, правила и иные нормативные правовые акты);
2)устанавливающие нормы права;
40