Вне зависимости от разновидности акты составляются по единой схеме, в них отражают только те факты, которые точно установлены лицами, составившими этот акт.
Акты (в зависимости от назначения) могут составляться на общем бланке или на стандартных листах бумаги.
Всостав актов входят следующие реквизиты: наименование ведомства (например, МВД России); наименование учреждения; адрес учреждения и место составления; название вида документа (АКТ); дата; заголовок к тексту; текст; подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и гриф утверждения.
Текст должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная включает указание на основания составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении).
При перечислении лиц, участвовавших при составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым указывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
Вконстатирующей части излагаются цели, задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.
При необходимости в акт может быть включена третья (заключительная) часть, содержащая решения, выводы, заключения комиссии.
Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или событий. Член комиссии, имеющий замечание по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и прилагает к акту свое мнение, изложенное на отдельном листе
сподписью.
Во многих структурах управления и ведомствах разработаны собственные формы актов. Например, трафаретные формы некоторых видов актов имеются в указанной выше Инструкции.
Оформление протоколов
Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работниками административных органов, органов охраны обществен-
46
ного порядка, органов ГИБДД, противопожарной службы, санэпидемнадзора, а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласований).
Вфедеральных органах исполнительной власти протоколы могут составляться в полной или краткой форме.
Вид протокола определяется в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа.
Вкратком протоколе фиксируют обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести, когда ведется протокол заседания оперативного характера, когда заседание стенографируется, а доклады и тексты выступлений будут предоставлены секретарю.
Полный протокол содержит не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии докладчиков, но и подробные записи содержания докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения и позиции, что позволяет представить полную картину заседания.
Протоколы составляют для документирования как постоянно действующих, так и временных коллегиальных органов.
Этот документ оформляют после заседания на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Ответственность за ведение протокола возлагается на секретаря коллегиального органа (или секретаря, выбранного в качестве такового на собрании). Срок оформления протокола не должен превышать трех рабочих дней.
Протокол оформляют на бланке конкретного вида — «ПРОТОКОЛ», на общем бланке подразделения или на стандартных листах формата А4 для структурных подразделений, не имеющих бланков.
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основ-
ной.
Во вводной части указывают председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных.
Вводная часть заканчивается повесткой дня, включающей перечень рассмотренных вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчиков по каждому из них.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам (т. е. вопросам) повестки дня.
47
Основное содержание докладов, сообщений и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему.
Постановление (решение) по каждому вопросу в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
В протоколе указывают дату и место его проведения, порядковый номер, а также заголовок к тексту.
Подписывают протокол председатель заседания (собрания) коллегиального органа и секретарь.
48
§3. Организация документооборота
ворганах внутренних дел
1.Порядок приема, обработки, распределения
иисполнения поступающих документов
Прием корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима.
Прием документов включает проверку правильности их доставки, сохранности упаковки (пакета, конверта), вскрытие конвертов, правильности вложений.
Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима с выполнением следующих операций:
1)количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке);
2)наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров;
3)факт приема корреспонденции оформляется в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица подразделения делопроизводства
ирежима, а также печатью (штампом) с наименованием структурного подразделения органа внутренних дел. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.
Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации (далее — ГФС России), принимается уполномоченным должностным лицом подразделения
49
делопроизводства и режима по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем (под подпись в ней), при доставке единичных пакетов — под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением печати (штампа) с наименованием подразделения.
Корреспонденция, поступившая в орган внутренних дел в вечернее время (после 18 ч 00 мин с понедельника по четверг, после 17 ч 00 мин — в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 ч 00 мин) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю (начальнику) органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.
Руководитель (начальник) органа внутренних дел или ответственный от руководства органа внутренних дел вскрывает пакет и после рассмотрения с указаниями по его исполнению возвращает дежурному. В случае необходимости незамедлительного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это может быть поручено дежурному с соответствующей отметкой на документе. Дежурный составляет справку о количестве изготовленных копий, когда и кому они вручены, когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке, указав дату и время. Дежурный передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима не позднее начала следующего рабочего дня.
Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется наличие на них грифа ограничения доступа к документу («Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования»), специальных пометок: «Конверт не вскрывать до… (… ч … мин)», «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др., а также указывается на отсутствие повреждений.
Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному на то сотруднику.
Конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой «Срочно» («Оперативно»), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации передаются для доклада руководителю (начальнику) органа внутренних дел.
50