Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима) с приложением копии пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.
При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, осуществляется выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения органа внутренних дел.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».
Вслучае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, несоответствия регистрационных номеров, а также при отсутствии или неисправимом повреждении документов составляется акт.
Первый экземпляр акта с копией конверта приобщается к реестру на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело подразделения делопроизводства и режима, получившего документ, второй экземпляр акта вместе с поступившими документами направляется отправителю.
Вакте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и аннотация) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. Акт подписывает руководитель (начальник) структурного подразделения органа внутренних дел либо его заместитель, руководитель (начальник) соответствующего подразделения делопроизводства и режима и сотрудник, вскрывший конверт.
Конверты входящих документов уничтожаются по истечении трехдневного срока, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.
51
Предварительное рассмотрение документов осуществляется на основе оценки их содержания в соответствии с установленным в органе внутренних дел порядком распределения служебных обязанностей и проводится в целях распределения поступивших документов: для обязательного рассмотрения руководителем (начальником) органа внутренних дел и для направления непосредственно в структурные подразделения органа внутренних дел ответственным исполнителям.
Документы, адресованные руководителю (начальнику) органа внутренних дел, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются руководству или в структурное подразделение.
Поступившие в орган внутренних дел документы (за исключением документов, по содержанию не относящихся к компетенции органа внутренних дел, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации с учетом требований п. 70 Инструкции по делопроизводству) после их предварительного рассмотрения (вне зависимости от способа доставки) передаются на регистрацию.
Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа внутренних дел или их должностным лицам, передаются по назначению с отметкой в соответствующих учетных формах.
2. Сроки исполнения документов. Контроль за исполнением документов. Виды контроля
Контроль за исполнением документов — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составляющая делопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
Контрольная деятельность предполагает контроль, с одной стороны, за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и своевременностью исполнения. Первую часть контрольной деятельности выполняют руководители всех рангов, а вторую — работники делопроизводственной службы.
52
Инструкция по делопроизводству детально регламентирует процесс проведения контроля за исполнением документов и поручений.
Контроль за исполнением документов представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения, имеются поручения о предоставлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
В пределах своей компетенции контроль осуществляют:
1)Организационно-инспекторский департамент МВД России, Административный департамент МВД России, Правовой департамент МВД России — в центральном аппарате МВД России и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России;
2)штабные подразделения — в органах внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел;
3)подразделения делопроизводства и режима — в соответствующих подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел;
4)подразделения правового обеспечения — в органах внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.
Подразделение делопроизводства и режима органа внутренних дел контролируют выполнение поручений, поступивших из вышестоящих инстанций ведомства и государственных органов, а также поручений, данных руководителем органа внутренних дел:
1)по рассмотренной им корреспонденции за исключением документов, отнесенных к компетенции штабных подразделений;
2)по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, письмам и запросам депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации.
Подразделение правового обеспечения органов внутренних дел осуществляет контроль за:
1)соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись начальнику органа внутренних дел проектов
53
правовых актов, соглашений и договоров, планов и программ соответствующего органа внутренних дел в части осуществления нормотворческой деятельности;
2)выполнением поручений, поступивших из Правового департамента МВД России, касающихся разработки и (или) сопровождения нормативных правовых актов, выполнения правоподготовительных работ; поручений, данных руководством органа внутренних дел в части правовой работы;
3)исполнением судебных решений и иных судебных документов по искам, предъявляемым к органу внутренних дел.
На документах, подлежащих контролю, подразделением делопроизводства и режима проставляется штамп «Контроль», «Особый контроль» (в зависимости от вида и важности документа), заполняется контрольная карточка в двух экземплярах установленного образца, после чего подлежащий контролю документ вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляется в соответствующие структурные подразделения. Как правило, это происходит в день регистрации, а срочные документы отправляются немедленно.
На документах, подлежащих контролю, штабным подразделением проставляется штамп «Контроль», «Особый контроль» и осуществляется:
1)введение их в контрольную картотеку или базу данных;
2)заполнение на них контрольных карточек хода выполнения поручения установленного образца, которые направляются ответственному исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также карточекуведомлений для напоминания и упреждающего контроля. При заполнении контрольной карточки хода выполнения и карточки уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без описания секретных данных.
Выставление контрольной карточки — исключительная прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях, являющихся исполнителями поручения, осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителем по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, что позволяет решать данные вопросы бездокументационным путем.
Осуществляются следующие виды контроля за исполнением поручений:
1)промежуточный (как правило, за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения);
54
2)заключительный (по окончании выполнения поручения в целом посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов).
Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за выполнением особо значимых поручений или поручений, имеющих несколько этапов выполнения, проводит:
1)периодический сбор сведений о ходе исполнения поручения;
2)анализ полученной информации, при необходимости готовит предложения руководству органа внутренних дел по обеспечению своевременного исполнения поручений;
3)проверки фактического выполнения поручений с привлечением
вслучае необходимости других структурных подразделений (по указанию руководства органа внутренних дел).
Поручение подлежит выполнению в срок, указанный в контрольной карточке или резолюции соответствующего руководителя.
Поручения без указания конкретной даты выполнения, имеющие пометку «Весьма срочно», исполняются в максимально короткий срок, но не более трех дней; с пометкой «Срочно» — в трехдневный срок; имеющие пометку «Оперативно» — в десятидневный срок; остальные —
всрок не более одного месяца (срок исчисляется с даты подписания поручения).
Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего данному нерабочему.
Срок выполнения поручения соисполнителем равен половине срока, установленного для выполнения поручения ответственному исполнителю.
Субъекты контроля ежемесячно проводят анализ состояния выполнения контролируемых поручений, результаты докладываются соответствующему руководителю органа внутренних дел.
Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель структурного подразделения органа внутренних дел, указанный в резолюции. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то работу по его выполнению координирует сотрудник, указанный в поручении первым (может быть отметка символом или словом «созыв»), т. е. это должностное лицо готовит и согласует с соисполнителями итоговый документ. В случае необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в
55