Материал: 156
31
приказа МВД России от04.12.2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».
При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями: левое поле – 30 мм; правое, верхнее и нижнее поля – по 20 мм. Длина стандартной строки равняется примерно 70 знакам.
Подготовка текстов может осуществляться через один, полтора и два интервала. Через один интервал печатают тексты документов формата А5. В этом случае абзац от абзаца необходимо отделять дополнительным интервалом. Текстовые документы на бумаге формата А4 печатаются в основном через полтора интервала. При подготовке документов к изданию типографским способом их тексты печатаются через два интервала. Документы сроком хранения до трех лет разрешается печатать на двух сторонах листа. Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки(рапорт, заявление, объяснительная записка).
Все документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), использование формата А3 (297x420 мм) и А6 (105х148 мм).
Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов и печатаются в текстово редактореWord, шрифтом размером № 14, через 1, 1,5, 2 межстроч-
ных интервала.
Вдокументе каждую законченную мысль выделяют в отдельный абзац.
Вдокументах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.
При переходе на следующую страницу не рекомендуется:
–отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;
–начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице;
–начинать печатать в конце последней строки слово с переносом
(лучше перенести это слово целиком на новую страницу).
Заголовок к тексту выражает краткое содержание документа, согласовывается с наименованием вида документа, его пишут пропис-
32
ными буквами, подзаголовок – строчными. Длина строки заголовка (подзаголовка) должна быть не более40 знаков. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится, подчеркивание не допускается. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом или союзом– их переносят на следующую строку. Если заголовок или подзаголовок большой, его делят по смыслу на несколько строк, которые печатаются через один интервал. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается.
При оформлении документа заголовки и подзаголовки могут располагаться центрированным (посередине текста) и флаговым (от левого поля) способом.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например, О создании аттестационной комиссии, чего? (кого?), например, Должностная инструкция ведущего эксперта. Точку в конце заголовка не ставят.
Текст документа отражает его основное смысловое содержание– управленческое действие, решение.
Текст документа составляется, как правило, на русском языке. Допускается составление текста документа на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и учреждения, не находящиеся в ведении субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке составляются на русском языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке1.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов внутренних дел(организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа,
1 Приказ МВД России от4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».
33
наименование органа внутренних дел(организации) – автора документа, его дата и регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит информацию по нескольким вопросам, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Враспорядительных документах, подготовленных на принципе единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа(«требуем», «решили»).
Внекоторых случаях в тексте документа необходимо дать примечания.
Внутритекстовые примечания различают двух видов:
–помещаемые в строку с основным текстом в виде вводных фраз
вкруглых скобках;
–выделяемые отдельными строками и обозначаемые специальной рубрикой «Примечание(я)». Слово «Примечание» пишут строчными буквами (первая буква заглавная) от левого поля, затем ставят двоеточие. Текст примечаний печатают через один интервал. Если примечаний несколько, то после слова «Примечания» ставят двоеточие и нумеруют их последовательно арабскими цифрами.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именами существительными в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и др.).
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в отдельной строке приводятся только номера этих граф.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется с начала строки через один интервал от основного текста следующим образом:
Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.
34
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, акже имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от05.06.2009 № 02-6/172 и приложение к нему, н/вх. № 1345 от 10.06.2009, всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Вприложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» строчными или прописными буквами с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается этот реквизит центрировать относительно самой длинной строки.
Всоответствии с ГОСТ Р6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов в установленном порядке используются следующие реквизиты:
1 – Государственный герб Российской Федерации;
2 – герб субъекта Российской Федерации; 3 – геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Рос-
сийской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;
4 – код организации;
5 – основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;
6 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7 – код формы документа;
8 – наименование органа внутренних дел;
9 – справочные данные об органе внутренних дел;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
35
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат;
16– гриф утверждения документа;
17– резолюция;
18– заголовок к тексту;
19– отметка о контроле;
20– текст документа;
21– отметка о наличии приложения;
22– подпись;
23– гриф согласования документа;
24– визы согласования документа;
25– оттиск печати;
26– отметка о заверении копии;
27– отметка об исполнителе;
28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29– отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;
30– идентификатор электронной копии документа.
Всвязи с ограничением доступа к некоторым документам в системе МВД России приказом МВД России от4 декабря 2006 г. № 987
квышеперечисленным реквизитам добавлен гриф ограничения доступа к документу.
Все реквизиты условно можно разделить на три части: заголовочной части, к ним относятся с1 по 17, 19 и 31 реквизиты, основной – 18, 20, 21 реквизиты и оформляющей части – с 22 по 30 реквизиты.
Реквизиты основной части были подробно рассмотрены выше. Рассмотрим реквизиты заголовочной части.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается только на документах МВД России, подписываемых Министром внутренних дел, его заместителями или главным го-
сударственным инспектором безопасности дорожного движения Российской Федерации1. Герб субъекта Российской Федерации помещается на документах субъектов Российской Федерации.
Геральдический знак – эмблема ОВД России, внутренних войск МВД России помещается на угловых штампах или бланках с угловы-
1Федеральный конституционный закон«О Государственном гербе Российской Федерации» // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2000. – № 52 (ч. 1),
ст. 5021.