Материал: Веб-система многопользовательского доступа к рабочей документации для сотрудников, работающих на дому

Появление сети Интернет и широкополосного доступа к ней привело к появлению новых форм деятельности во всех сферах. Так, например, появилось много распределенных предприятий, в которых сотрудники могут физически не находиться в офисе. Системы контроля версий, тайм-трекеры и прочие инструменты позволяют организовать рабочий процесс и создать по сути виртуальный офис.

Самый большой успех в сфере удаленной работы на дому сейчас демонстрирует ИТ-индустрия. Для разработчиков программ существует самый широкий спектр автоматизированных информационных систем и уже практически нет задач, для которых не была бы написана соответствующая программная система.

Но есть и предприятия, которые хоть и выполняют в целом похожую работу, отличаются спецификой процессов и для них средств автоматизации пока не представлено. В своей дипломной работе я рассмотрю как раз один из примеров такого предприятия – это бюро переводов. В нем есть необходимость присутствия сотрудников в офисе, но только на отдельных стадиях. При этом классические программы из ИТ-индустрии не подходят для решения задач. Они либо содержат избыточный функционал, либо требуется их компоновка, что дорого для небольшого бюро.

В ходе исследования была определена ключевая проблема предметной области – высокие издержки на выполнение процессов, что негативно сказывается на работе предприятия.

Глава 1. Формирование модели проблемы ведения трудовой деятельности на дому

1.1. Предпроектный сбор данных и представление объекта исследования

ООО «Бюро переводов Полиглот» образовано в городе Новочеркасске в 2010 году, целью создания компании было получение дохода от деятельности по профессиональному переводу документов и оказания иных услуг, связанных с переводом текста.

ООО «Бюро переводов Полиглот» оказывает своим клиентам следующие услуги:

1. Письменные переводы текста

· Перевод технической документации;

· Перевод переписки с сохранением конфиденциальности;

· Перевод эксплуатационных и проектных документов;

· Перевод медицинских документов;

· Перевод специализированной литературы и научных статей;

· Перевод сопроводительной документации к импортируемым товарам и услугам для таможенного оформления и сертификации;

· Перевод документов для выезда заграницу.

2. Устные переводы

· Сопровождение иностранных визитёров;

· Перевод в реальном времени и сопровождение международных совещаний;

· Сопровождение граждан РФ на иностранных мероприятиях (выставки, форумы, деловые встречи);

· Перевод телефонных переговоров.

Такому бизнесу характерна сложность подбора кадров, особенно кадров высокой мобильности, способных сопровождать и оказывать услуги устного перевода. К счастью, у ООО «Бюро переводов Полиглот» проблем с кадрами нет, однако имеются проблемы финансового характера. Финансовые проблемы выражаются в низкой удовлетворенности переводчиков своей заработной платой и условиями труда.

Ввиду особенностей оказываемых услуг – многие переводы должны заверяться нотариально и существуют конфиденциальные материалы, которые запрещено передавать в незашифрованном виде. Все это требует периодического присутствия переводчиков в офисе, но все прекрасно понимают что работу по переводу можно выполнить и дома. Руководствуясь такими соображениями, директор ООО «Бюро переводов Полиглот» принял решение перенести деятельность переводчиков в формат работы на дому. До кризиса 2015 финансовое положение было стабильным и работников устраивал их доход. Однако после января 2015 года сократились объемы деятельности, связанной с переводами (меньше стало поездок, выставок и прочего).

Мною был выполнен анализ внутренней и внешней среды ООО «Бюро переводов Полиглот», который дал возможность сформировать информационную картину внешнего окружения, раскрыть возможности и риски общества.

Были проанализированы:

1. Потребительский рынок. Потребители услуг ООО «Бюро переводов Полиглот» – в основной массе это физические лица, не заказывающие большой объем работ – гастарбайтеры, которым необходимо перевести какую-либо справку, студенты, люди желающие получить перевод интернет-переписки.Предприятие зарабатывает на количестве подобных услуг, и по этой причине чтобы сэкономить на офисном помещении было решено работать на дому. Юридические лица также обращаются за переводческими услугами, но количество таких обращений как правило мало. Сказывается близость Ростова-на-Дону и сосредоточение крупных фирм, связанных с международной деятельностью, в этом городе;

2. Рынок услуг. В целом рынок переводческих услуг – развитая вещь. Но поскольку Новочеркасск город, находящийся по соседству с городом-миллионником, локальная конкуренция практически отсутствует. Статистика показывает, что несмотря на снижение количества обращений, сотрудники ООО «Бюро переводов Полиглот» без работы не сидят.

3. Кадровые ресурсы. Подбор персонала задача крайне сложная, но к счастью для ООО «Бюро переводов Полиглот» проблем с кадрами нет – компания была образована вокруг группы талантливых переводчиков.

Результат анализа внешней среды натолкнул на выводы о хоть и недостаточно благоприятной, но стабильной внешней среде компании, которая своим ухудшением уже внесла дестабилизацию в работу ООО «Бюро переводов Полиглот», дальнейших ухудшений внешних условий не предвидится.

Поэтому суть финансовых проблем было решено изучить через анализ внутренней среды. Я выполнил оценку состояния и эффективности использования ресурсов, имеющихся в распоряжении ООО «Бюро переводов Полиглот» по разным аспектам.

Структура управления (см. рисунок 1). У ООО «Бюро переводов Полиглот» имеется генеральный директор, бухгалтерия. Организация делится на подразделения, каждое из которых выполняет поставленные перед ним задачи. Рассогласования в структуре управления не было найдено.

Рисунок 1 – Структура ООО «Бюро переводов Полиглот»

В компании работают 20 человек, из которых 2 человека в руководстве (Директор и Бухгалтер), 4 человека в офисе (Администратор, Секретарь, Кассир и Уборщица). Основной состав рабочих – это 14 переводчиков разной специализации.

Продажи. ООО «Бюро переводов Полиглот» занимается оказанием услуг юридическим и физическим лицам, оплата принимается наличным и безналичным расчетом, для чего заключен договор на эквайринг с ПАО КБ Центр-Инвест.Оказание услуг ведется по предоплате в размере от 30% стоимости услуг. Есть система скидок для постоянных клиентов. Оплата труда переводчикам осуществляется без учета издержек, которые они несут в ходе своей работы. Так, оплата нотариально заверяемого перевода фиксированная и подразумевается, что переводчик компенсирует свои издержки самостоятельно.

Услуги. Основной вид деятельности ООО «Бюро переводов Полиглот» - профессиональный перевод текстов и сопровождение интернациональных мероприятий.

Маркетинг. Cлужбы маркетинга в ООО «Бюро переводов Полиглот» нет, это по сути не нужна задача для предприятия, оно прочно заняло свою нишу и заработало хорошую репутацию. Анализ внутренней среды компании помог выявить внутренние риски компании, к которым можно отнести слабую финансовую политику компании в области оплаты труда переводчиков.

1.2. Выбор методологии моделирования

В бакалаврской работе ставится задача выработки предложений по оптимизации работы предприятия ООО «Бюро переводов Полиглот». Это невозможно без современных методологий и CASE-средств. Поэтому первым шагом при построении моделей является выбор средства, которое будет рабочим инструментом. Далее приведены описания, полученные из открытых источников и результаты сравнения CASE-средств по определенным критериям.

1.2.1. Методы структурного анализа

Методы структурного способны упростить модель системы через ее иерархическое разделение на «черные ящики». Преимущество использовании черных ящиков состоит в том, что пользователю не важно содержание черных ящиков, как они работают.Достаточно иметь информацию о его входах и выходах, а также его назначении (т.е. функцию, которую он выполняет) [1].

Разбиение системы на черные ящики является первым шагом и должно быть построено на основе следующих принципов

· Один черный ящик на одну функцию систему;

· функция каждого черного ящика должна быть легко понимаема независимо от сложности ее реализации (например, в системе управления ракетой может быть черный ящик для расчета места ее приземления: несмотря на сложность алгоритма, функция черного ящика очевидна - "расчет точки приземления");

· связь между черными ящиками должна вводиться только при наличии связи между соответствующими функциями системы (например, в бухгалтерии один черный ящик необходим для расчета общей заработной платы служащего, а другой для расчета налогов - необходима связь между этими черными ящиками: размер заработанной платы требуется для расчета налогов);

· связи между черными ящиками должны быть простыми, насколько это возможно, для обеспечения независимости между ними.

Второй важной идеей, лежащей в основе структурных методов, является идея иерархии. Для понятности сложной системы недостаточно разбиения ее на части, необходимо эти части организовать определенным образом, а именно в виде иерархических структур.

Наконец, третий момент: структурные методы широко используют графические нотации, также служащие для облегчения понимания сложных систем. Известно, что “одна картинка стоит тысячи слов”.

Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны. При разработке системы "снизу-вверх" от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов.

В структурном анализе используются в основном две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространенными среди которых являются следующие:

· SADT (Structured Analysis and Design Technique) [2]. Для новых систем SADT (IDEF0) применяется для определения требований для разработки системы, реализующей выделенные функции. Для уже существующих - IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Вершина этой древовидной структуры, представляющая собой самое общее описание системы. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты (функциональная декомпозиция);

Смотрите также:


«ДОХОДЫ, РАСХОДЫ И ПРИБЫЛЬ КОММЕРЧЕСКОГО БАНКА.»
«ДОХОДЫ, РАСХОДЫ И ПРИБЫЛЬ КОММЕРЧЕСКОГО БАНКА.»
Значение, сущность и содержание социально — педагогической деятельности в организации для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей
Проактивные методы PR-деятельности российских авиационных компаний «Россия», «Азимут»
__RGR2
__RGR2
_11_А. Франс для эл версии
_индив анализ данных
- Интерфейс 485 и оптопорт 11