МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ
ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ТЕХНОТРОННЫХ АРХИВОВ
Группа ИДОУ-2
Реферат на тему: «Управление информацией и документацией в Республике Казахстан»
по дисциплине «Управление информацией и документацией за рубежом»
Москва 2017
Введение
ДОУ является важным инструментом управления в связи с тем, что органы государственного управления и частные лица взаимодействуют между собой при помощи документов, в которых зафиксированы важные решения управления.
Делопроизводство распространяется на лица, которые управляют документами, также распространяется на лица, которые занимаются созданием, используют документы. В управлении основными задачами являются решения о принятии политики и стандартов; распределение полномочий по управлению документами; предоставление услуг, связанных с делопроизводством; внедрение делопроизводства в деловую деятельность, в частности в её системы. Документы носят информацию, которая имеет деловую важность в управлении, также документы носят не менее важную информацию, которая не связана в сфере управления.
1. Структура государственных органов, регулирующих управление документацией
Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - Типовые правила) разработаны в соответствии с подпунктом 2) пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и в соответствии с подпунктом 2) статьи 4 и пунктом 5 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Обэлектронном документе и электронной цифровой подписи» и устанавливают порядок работы со служебной информацией, организации документирования управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях и в форме электронного документа в государственных и негосударственных организациях (далее - организации).
Центр ЕСЭДО - подсистема ЕСЭДО, обеспечивающая регистрацию участников систем электронного документооборота, синхронизацию нормативно-справочной информации и обмен электронными документами между участниками; 14) система электронного документооборота - система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, в том числе ЕСЭДО.
Центральные государственные, национальные архивы, Архив Президента Республики Казахстан, Национальный архивный фонд пополняются за счёт организаций, которые разрабатывают, согласовывают и устанавливают правила.
Структурные подразделения осуществляют совершенствование систем ДОУ; руководство и контроль за соблюдением порядка работы с документами в организации. Функцией структурного подразделения является, собственно говоря, само ДОУ. Если в организации не предусмотрено место для структурного подразделения, то полномочия на выполнение функций ДОУ возлагаются на должностное физическое лицо. В случае смены руководящего состава службы ДОУ, то вся документация предаётся новому руководителю или исполняющему обязанности должностному физическому лицу службы ДОУ, передача которой осуществляется в свободной форме.
2. Стандартизация в Республике Казахстан
Правовые основы стандартизации в Республике Казахстан впервые были установлены Законом Республики Казахстан «О стандартизации и сертификации», принятым в 1993 году.
В 1999 году Закон «О стандартизации и сертификации» был пересмотрен с учетом развития Казахстана и проведения рыночных реформ и принят новый Закон Республики Казахстан «О стандартизации», который 10 июня 2003 года был существенно изменен и дополнен.
Настоящий закон регулирует общественные отношения в области стандартизации, определяет правовые основы Государственной системы стандартизации и меры защиты интересов государства и потребителей в вопросах качества продукции, процессов (работ) и услуг посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.
Основная цель закона - установление мер государственной защиты интересов потребителей и государства в вопросах качества и безопасности продукции, процессов (работ) и услуг посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации, устанавливающих требования, правила, нормы, и государственного контроля за выполнением обязательных требований стандартов при их применении.
Положения закона являются обязательными для выполнения всеми государственными органами управления, субъектами хозяйственной или иной деятельности независимо от формы собственности и общественными объединениями.
Законодательство Республики Казахстан о стандартизации основывается на Конституции Республики Казахстан и состоит из настоящего закона и иных нормативных правовых актов.
Государственная система стандартизации Республики Казахстан
В развитие Закона Республики Казахстан «О стандартизации» разработана Государственная система стандартизации Республики Казахстан (ГССРК), которая представляет собой совокупность органов государственного управления, физических и юридических лиц, осуществляющих работы в области стандартизации, в том числе в области каталогизации продукции, в пределах их компетенции, нормативных документов, устанавливающих порядок проведения работ по стандартизации в Республике Казахстан.
Основные задачи ГСС РК. Для достижения целей стандартизации, установленных законодательством, ГСС РК должна решать следующие основные задачи:
установление оптимальных требований к номенклатуре и качеству продукции, процессов (работ), услуг в интересах потребителя и государства, в том числе обеспечивающих их безопасность;
установление требований по совместимости (конструктивной, электрической, электромагнитной, информационной, программной и др.), взаимозаменяемости и унификации продукции к технологическим процессам, метрологическим нормам и правилам;
нормативное обеспечение производства, процессов (работ) и услуг, контроля (испытаний, анализа, измерений), сертификации и оценки качества продукции;
развитие и ведение систем классификации и кодирования технико-экономической информации, каталогизации и штрихового кодирования продукции;
совершенствование действующего законодательства и переход на иные формы регулирования качества и безопасности продукции путем формирования в Республике Казахстан системы технических регламентов, в том числе технического законодательства, гармонизированного с законодательством стран с развитой рыночной экономикой;
обеспечение прямого применения международных стандартов и норм на территории Республики Казахстан, гармонизация действующих нормативных документов и системы стандартизации с международными нормами и системами;
совершенствование системы информационного и нормативного обеспечения работ по стандартизации, метрологии и сертификации и формирование государственного фонда стандартов Республики Казахстан;
осуществление государственного надзора за соблюдением обязательных требований нормативных документов, качеством и безопасностью сертифицированной продукции, процессов (работ), услуг.
Методологические вопросы организации и функционирования Государственной системы стандартизации изложены в комплексе государственных основополагающих стандартов «Государственная система стандартизации Республики Казахстан».
Организация работ по стандартизации в Республике Казахстан
Организационная структура Государственной системы стандартизации Республики Казахстан состоит из:
уполномоченного органа по стандартизации, метрологии и сертификации, его территориальных подразделений и подведомственных предприятий;
органов государственного управления Республики Казахстан в пределах их компетенции в области стандартизации;
физических и юридических лиц, в том числе технических комитетов, экспертов-аудиторов по стандартизации;
государственного фонда стандартов Республики Казахстан.
Государственное управление работами по стандартизации в Республике Казахстан осуществляет уполномоченный орган по стандартизации, метрологии и сертификации - Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства индустрии и торговли Республики Казахстан (далее - Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации).
Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации является государственным органом исполнительной власти, осуществляющим межотраслевую координацию, а также функциональное регулирование в области стандартизации, метрологии, сертификации и аккредитации.
В соответствии с Законом Республики Казахстан «О стандартизации» Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации выполняет непосредственно или через подведомственные ему организации следующие основные функции:
формирует и реализует единую государственную политику в области стандартизации;
координирует деятельность органов государственного управления, физических и юридических лиц в этой сфере;
участвует в работах по межгосударственной, международной, региональной стандартизации;
организует и осуществляет проведение государственного надзора за соблюдением обязательных требований нормативных документов по стандартизации;
создает Государственную систему стандартизации;
организует профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области стандартизации;
устанавливает порядок применения международных, региональных, национальных стандартов, правил и рекомендаций по стандартизации;
взаимодействует с физическими и юридическими лицами, техническими комитетами по стандартизации;
устанавливает в государственных стандартах, правилах и рекомендациях Государственной системы стандартизации общие организационно-методические и общетехнические правила проведения работ по стандартизации, формы и методы взаимодействия физических и юридических лиц друг с другом, с органами государственного управления;
обеспечивает перевод нормативных документов по стандартизации на государственный и русский язык и их подтверждение;
устанавливает порядок осуществления экспертизы нормативных документов по стандартизации на соответствие требованиям стандартов, международным и региональным нормам.
В работах по стандартизации также участвуют органы государственною управления, юридические и физические лица, которые организуют и проводят работы в области стандартизации в пределах их компетенции и могут создавать для выполнения этих работ соответствующие подразделения и службы по стандартизации, а также эксперты - аудиторы по стандартизации, аттестованные в порядке, установленном Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации.
Службы по стандартизации на предприятиях и в организациях осуществляют организационно-методическое и научно-техническое руководство в области стандартизации в пределах своей компетенции, выполняя научно-исследовательские, опытно-конструкторские и другие работы по стандартизации и унификации продукции, услуг, производственных процессов, включая процессы управления производством, путем внедрения систем качества и экологического управления.
Для организации и осуществления работ по государственной стандартизации определенных видов продукции, процессов (работ) и услуг, а также для участия в межотраслевой и межгосударственной стандартизации учреждаются рабочие органы по стандартизации -технические комитеты по стандартизации (ТК).
В структуре технического комитета по стандартизации могут быть созданы подкомитеты (ПК) для выполнения определенной части работ по отдельным объектам государственной стандартизации (областям деятельности), закрепленным за техническим комитетом, с соответствующим разграничением компетенции.
3. Планирование работ по стандартизации
Составление программ и планов государственной стандартизации находится в ведении Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации. Планы государственной стандартизации разрабатываются на один год или перспективу от трех до пяти лет и формируются по предложениям технических комитетов по стандартизации, органов государственного управления, юридических и физических лиц.
. Государственные стандарты Республики Казахстан (СТ РК). Государственные стандарты Республики Казахстан разрабатываются на продукцию, процессы (работы), услуги, нормы и требования организационно-методического и общетехнического характера, имеющие межотраслевое значение и перспективу многократного воспроизведения и (или) использования.
В государственных стандартах содержатся как обязательные для выполнения требования к объекту стандартизации, так и рекомендуемые требования. Требования, устанавливаемые в стандартах для обеспечения безопасности продукции, процессов (работ), услуг, охраны окружающей среды, жизни, здоровья и имущества граждан, для обеспечения технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости продукции, единства методов контроля и маркировки, являются обязательными. Рекомендуемые требования стандарта к продукции, процессам (работам), услугам подлежат обязательному соблюдению физическими и юридическими лицами, если они определены (предусмотрены) в договоре с заказчиком или в технической документации изготовителя (поставщика) продукции, исполнителя процесса (работ) или услуг.
Установлены следующие шесть стадий разработки стандартов:
стадия - организация разработки стандарта и составление технического задания;
стадия - разработка проекта стандарта (первой редакции) и рассылка его на отзыв;
стадия - обработка отзывов, разработка окончательной (второй и последующих) редакции (редакций) проекта стандарта;
стадия - подготовка, согласование и представление проекта стандарта на утверждение;
стадия - рассмотрение проекта стандарта, его утверждение и регистрация;
Организация работ по изданию утвержденных и зарегистрированных стандартов, подготовке информации о них, распространению, проверке, обновлению (внесению изменений, пересмотру) и отмене стандартов возложена на Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации.