Введение
экономический учет аудит подотчетный
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг и по безналичному расчету, и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают и сами руководители организаций.
Объектом исследования является ОАО «МСК «Дальмедстрах». Предмет - учет и аудит расчетов с подотчетными лицами.
Основной целью бакалаврской работы является исследование учета и проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «МСК «Дальмедстрах» для дальнейшей разработки практических рекомендаций по совершенствованию учета и контроля по расчетам с подотчетными лицами.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
раскрыть теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;
рассмотреть правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;
дать экономическую характеристику предприятию, выбранному в качестве объекта практического исследования;
рассмотреть организацию бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами в медицинской страховой компании;
исследовать систему контроля за учетом расчетов с подотчетными лицами;
провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах» за 2013 год;
предложить пути совершенствования учета и контроля по данному участку учета.
Актуальность выбранной темы обоснована тем, что учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой - именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.
При выполнении работы использовались следующие экономические методы: анализа, синтеза, выборочного, сплошного, факторного анализа, экономического анализа.
В качестве информационной базы для написания бакалаврской работы были использованы: нормативные акты по бухгалтерскому учету, книги и статьи ведущих российских ученых-экономистов, специалистов по бухгалтерскому учету; законодательная база «КонсультантПлюс», и другие информационные материалы. Внимание при написании работы также было уделено публикациям в специализированной периодической печати. Аналитической базой для работы является внутренняя статистическая информация, устав ОАО «МСК «Дальмедстрах», учетная политика Компании, первичная учетная документация, бухгалтерская финансовая отчетность за 2011-2013 гг., регистры аналитического и синтетического учета; периодические издания и бухгалтерские данные по расчетам с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах».
Практическая значимость бакалаврской
работы состоит в разработке и предложении формы учета расчетов с подотчетными
лицами, которая будет способствовать контролю за соблюдением учета данных
расходов в ОАО «МСК «Дальмедстрах». Исследование учета по расчётам с
подотчетными лицами и проведение аудиторской проверки дает возможность оценить
способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.
1. Теоретические аспекты
организации бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами
1.1 Экономическая
сущность и организация учета расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей и различных услуг за наличные деньги. Для выполнения этих операций работнику предприятия выдаются денежные средства. Работник, получивший денежную сумму на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы, считается подотчетным лицом.
Денежные авансы выдаются в подотчёт на служебные командировки и на мелкие хозяйственные расходы.
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны абсолютно для любой организации любой организационно-правовой формы собственности.
Кассовые операции - расчеты наличными деньгами - необходимы не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и иных выплатах. Абсолютная ликвидность денежных средств делает наличные денежные средства весьма привлекательным инструментом для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материальных запасов, а при определенных условиях - и некоторых видов внеоборотных активов (производственного и хозяйственного инвентаря, вычислительной и оргтехники, отдельных групп объектов нематериальных активов).
Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства утвержден Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. №3210-У. Согласно п. 6.3 данного документа на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, наличные деньги выдаются работнику под отчет на основании его письменного заявления. Такое заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (РКО), форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №88. Не обязаны составлять РКО индивидуальные предприниматели.
По общему правилу с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, а могут быть разработаны и утверждены самостоятельно хозяйствующим субъектом. Однако данное правило не распространяется на формы документов, используемых в качестве первичных, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, помимо Закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». К таковым, в частности, относятся кассовые документы, в том числе расходный кассовый ордер.
Подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет. Унифицированная форма такого отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55, но на сегодняшний день не относится к обязательным для применения. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие осуществленные сотрудником расходы.
В качестве оправдательных документов по затраченным суммам принимаются первичные документы, соответствующие «Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ».
Деньги под отчет можно выдать не только работнику, но и физическому лицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор. Порядок оформления такой операции тот же, что и при выдаче денег под отчет сотруднику компании.
Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано (по авансовому отчету есть остаток), неизрасходованный остаток сдается им в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Не обязаны оформлять данный документ индивидуальные предприниматели. Перерасход по авансовому отчету (если работник потратил денег больше, чем ему было выдано) выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.
Заметим, что выдача подотчетных денежных средств путем их перечисления на банковскую карту не противоречит действующему законодательству. Преимуществом такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, является повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.
С 1 июня 2014 года вступили в силу сразу два Указания ЦБР, касающихся денежных расчетов наличными средствами. Новый порядок ведения кассовых операций, который применяется взамен прежнего Положения, утвержденного Банком России от 12.10.2011 №373-П, распространяет свое действие на юридических лиц (за исключением банков), а также позволяет предпринимателям и субъектам малого бизнеса вести учет кассовых операций в упрощенном виде. Выдача наличных денег под отчет работникам до этого регулировалось Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 №373-П.
При выдаче подотчетных сумм следует соблюдать основные требования, определенные трудовым законодательством:
выдавать наличные деньги можно только работникам своей компании. Лицам, не заключившим с данной компанией трудовой договор, подотчетные суммы не выдаются;
только при отсутствии задолженности данного подотчетного лица по ранее полученному авансу, срок отчета которого уже прошел;
в размерах и на срок, которые определяются руководителем компании;
на цели, связанные с деятельностью компании, утвержденные руководителем;
выданные одному работнику под отчет деньги не могут быть переданы им другому работнику.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По кредиту счета 71 отражаются израсходованные подотчетными лицами суммы в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. По дебету отражаются суммы, выданные работнику под отчет.
Кредитовое сальдо будет показывать сумму имеющихся долгов перед подотчетными лицами. Дебетовое сальдо будет отражать факт наличия задолженности за подотчетными лицами.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, - в зависимости от целей, на которые выдан аванс:
на оплату труда;
на оплату услуг связи;
на оплату транспортных услуг;
на оплату коммунальных услуг;
на арендную плату за пользование имуществом;
на приобретение основных средств;
на приобретение материалов;
на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);
на расчеты с поставщиками товаров и т.п.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Как правило, в этом случае размер подотчетной суммы определяется из расчета продолжительности командировки (суточные и расходы на оплату найма жилого помещения в месте командировки) и стоимости проезда.
Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Особенности отражения в учете отчета о расходовании подотчетных сумм обусловлены спецификой производимых расходов:
расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных активов, а также материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется обособленно) списываются в дебет калькуляционных счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы» и 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;
расходы, связанные с приобретением материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется без использования счета 15), - в дебет соответствующего субсчета, открытого к счету 10 «Материалы»;
расходы, ранее оформленные как задолженность перед работниками организации или другими получателями, оформляются как уменьшение задолженности;
все прочие расходы списываются на счета учета расходов (по соответствующим синтетическим и аналитическим счетам).
Таким образом, наиболее распространенными являются следующие бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами:
Дебет 71 Кредит 50 - на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу.
Дебет 71 Кредит 51 - на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов;
Дебет 10 Кредит 71 - на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;
Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов.
Дебет 20 (23) Кредит 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства;
Дебет 25 Кредит 71 - на сумму оплаченных наличными деньгами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, начальника цеха);