. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
. Эксплуатация зданий, помещений
. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
. Охрана
Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов. Папки с такими документами должны храниться пять лет, а при регистрации приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 2-а, № 3-хоз.
Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.
Регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.
Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов. База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже не нужно) ее дублировать на бумаге.
Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.
Приказы по основной деятельности имеют срок хранения "постоянно". Приказы по административно-хозяйственным вопросам - срок хранения 5 лет.
Приказы по личному составу о приеме, увольнении,
перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении
учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России
командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием
сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.
Заключение
Ознакомившись с содержанием данной контрольной работы, можно сделать следующий вывод. Процесс государственной регламентации правил ведения делопроизводства, подготовки и оформления документов, состав видов документов, которыми документируется то или иное управленческое действие, не является чем-то новым. В истории дореволюционной России делопроизводство, формы документов и технологии работы с ними устанавливались с VII века. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение, как показывает исторический опыт, на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Именно поэтому вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.
регистрация хранение приказ оформление
Библиографический список
1. Российская федерация. Конституция Российской федерации [Текст]: офиц. текст. - М.: Маркетинг, 2001. - 39с.
2. Российская федерация. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ об информации, информационных технологиях и о защите информации [Текст]: [федер. закон принят Гос. Думой 08.07.2006] - М., 2006.
. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Текст]: утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 №33. М., 1991. - 75 с.
. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. -- Москва: Госстандарт России, 2003. - 16 с.
5. Валгина, Н.С. Орфография и пунктуация: Справочник [Текст]: - М.; Высшая школа, 1993.
6. Васильева, И. И. Основы делопроизводства и персональный менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / И.И. Васильева; ВЗФИ. - М.:ЗАО «ФИНСТАТИНФОРМ», 2000.
7. Горобцова, Л. Н. Документирование управленческой деятельности на современном предприятии [Текст] / Л.Н. Горобцова. - СПб.: СПбГИЭУ, 2001.
. Кузнецова, Т. В., Документационное обеспечение управления [Текст]: учебно-справочное пособие. - М.: Институт международного права и экономики им. А. С. Грибоедова, 1998. - 96 с. - ISBN 5-88774-036-1, ISBN 5-86344-072-4.
. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства [Текст] : учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов; М-во общего и проф.образования Рос. Федерации, - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с. ISBN 5-86225-521-4.
. Корольков, В. Т., Кадровая служба [Текст]: практическое пособие / В. Т. Корольков, Т. П. Митиль - М.: Государственный информационный центр информационных технологий, МФЮА, 2004. - 88 с. - ISBN 5- 98377-001-2.
11. Ларин, М. В., Управление документацией в организации [Текст] / М. В. Ларин. - М.: Научная книга, 2002. - 288 с. - ISBN 5-7671-0026-8.
. Рахманин, Л.В.Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. 3-е изд. - М.; Высшая школа, 1988.