- Обсуждение того, в каком ключе спикеры будут отвечать на вопросы журналистов.
- Определение самых важных тезисов, которые необходимо освятить.
Выполнив все эти пункты по подготовке спикеров, во время проведения пресс- конференции вероятность возникновения путаницы или каких-либо повторов будет сведена к минимуму. Перед началом пресс-конференции иногда рекомендуется провести короткую репетицию той части, где спикер выступает с основной речью, чтобы дополнительно проинструктировать персонал в случае неожиданных вопросов и ситуаций, а также это будет полезно для самих спикеров- это придаст им уверенности на самой пресс-конференции. Во время пресс-конференции приглашенные представители средств массовой информации могут задавать критические, компрометирующие и враждебные вопросы по отношению к организации, проводящей мероприятие. Нежелание спикеров отвечать на такие вопросы вполне понятно. Однако отказ в этом случае гораздо менее уместен, чем попытка смягчить вопрос, ответить на него уклончиво или неполно, перевести разговор на другую тему.
Помимо спикеров, для проведения пресс- конференции необходимо найти модератора. Модератор обеспечивает порядок и живое участие аудитории во время конференции. Основная задача модератора - контролировать общение в рамках темы мероприятия. Функции модератора заключаются в следующем:
- Представление спикеров;
- Курирование дискуссий по теме доклада;
- Он должен хорошо разбираться и понимать тему проводимого мероприятия;
- Вовлечение аудитории, направление активности.
Быть модератором на пресс- конференции - нелёгкая задача, поэтому к его выбору стоит отнестись с особой ответственностью. Человек, который будет назначен на данную должность, должен быть опытным и хорошо понимать, что от него требуется. Модератору желательно лично познакомиться со спикерами, которые будут выступать на пресс- конференции, побеседовать с ними, изучить их профессиональную биографию, ознакомиться с их текстами, с которыми они будут выступать на мероприятии. Для своего удобства модератор может составить досье на каждого спикера, также он должен запомнить их имена, должности и компании, которые они представляют на пресс- конференции. Если у модератора возникнут вопросы, связанные с докладами или презентациями спикеров, он должен заранее обсудить их с ними. Хорошим решением будет просто создать общий чат модератора со спикерами, где они могут обсуждать какие-либо возникающие в процессе подготовки к мероприятию вопросы, это будет удобным решением для обеих сторон. Модератор должен быть в курсе сфер интересов выступающих, чем известны спикеры, что их волнует, и что они хотят донести своим выступлением. Также модератор должен подготовить вопросы для спикеров, которые зададут общий тон секции, буду направлять дискуссию и «помогать» спикерам делиться опытом и знаниями. Вопросы могут быть общими ( чтобы запустить обсуждение) или узконаправленными ( чтобы углубиться в обсуждаемую тему). Помимо вопросов для спикеров, модератор также может подготовить вопросы для зрителей, чтобы они активно принимали участие в мероприятии и были заинтересованы. Лучший способ составления вопросов для спикеров- это взгляд со стороны аудитории, что бы спросили они. Мыслить нужно именно в этом направлении.
Маленькие важные вещи, которые помогут модератору хорошо подготовиться к пресс-конференции:
- Присылайте вопросы спикерам как минимум за две недели, чтобы у них было достаточно времени для подготовки;
- Смотрите видео групповых обсуждений схожей тематики - это поможет понять, как все должно выглядеть;
- Убедитесь, что все участники успели познакомиться друг с другом и пообщаться друг с другом;
- Не стоит собираться перед конференцией и устраивать «общий пик» естественность и непосредственность только помогут разговору сохранить интригу и увлечь аудиторию.
Уже во время самой пресс- конференции модератору необходимо:
- Быть готовым к любому повороту событий. Не всегда всё идет по плану- это нормально, и модератор не должен теряться в такие моменты;
- Не бояться импровизации, больше общаться со зрителями, предлагать им задать интересующие вопросы спикерам;
- Помнить о корректности и вежливости поведения;
После того, как спикеры, модераторы и информационный повод для пресс-конференции будут определены и подготовлены, необходимо составить список СМИ, которые будут присутствовать на пресс- конференции. Для этого нужно определить целевую аудиторию, которой будет интересна тема данной пресс- конференции и выбрать средства массовой информации, которые наилучшим образом донесут до нее необходимую информацию.
Следующее, что необходимо сделать - выбрать дату и время проведения пресс-конференции. Это не так просто, как может показаться на первый взгляд. Для того, чтобы получить публикации в средствах массовой информации, дату и время проведения мероприятия нужно тщательно продумать. Например, может случиться так, что в выбранный день будет проходить мероприятие крупнее или значимее, в таком случае часть журналистов предпочтут присутствовать именно там, и тогда возникает риск не получить публикаций в средствах массовой информации. Лучшими вариантами для проведения пресс- конференции являются понедельник и вторник, а пятница- худший вариант. Что касаемо времени, то лучше всего проводить пресс- конференцию в первой половине дня, тогда велика вероятность, что некоторые средства массовой информации опубликуют публикации уже к концу дня, в который проводилось мероприятие.
Выбор места для проведения пресс- конференции также является важным пунктом в организации мероприятия. Оно должно соответствовать компании, для которой проводится пресс- конференция. Также желательно, чтобы выбранное место находилось в центре города, чтобы до него можно было без труда добраться. Нужно помнить о том, что у всех людей разные потребности, которые могут быть совсем не присуще тому, кто занимается организацией мероприятия. При выборе места проведения пресс- конференции нужно учитывать все мелочи по максимуму, чтобы всем приглашённым гостям было комфортно.
После выбора даты, времени и места проведения пресс- конференции составляется программа мероприятия. Первым пунктом в программе должна быть регистрация журналистов, затем выступления спикеров и самая большая часть - сессия вопросов и ответов. Программа мероприятия может включать в себя перерывы, фуршет, экскурсию по производству или офису, но нужно помнить о том, что сама пресс- конференция не должна длиться больше часа, оптимальное время проведения мероприятия- это 30-50 минут.
Для привлечения журналистов используются различные методы и стратегии. Во-первых, очень важны личные отношения и хорошие отношения с журналистами: журналисту гораздо легче отказаться от незнакомого человека, которому он ничего не должен, чем давнему знакомому, с которым у него хорошие отношения.
Одна из частей организации пресс- конференции -это отправка приглашений и пресс- релизов журналистам. Пресс -релиз должен содержать в себе:
- Общую тематику (инфоповод);
- Перечень вопросов, предлагаемых к рассмотрению;
- Фамилии и должности главных лиц пресс- конференции со стороны организации.
Приглашение должно содержать в себе:
- Дату пресс- конференции;
- Время пресс-конференции;
- Примерную продолжительность;
- Общую тематику;
- Контактные данные.
Однако не стоит вдаваться в подробности, комментировать основные вопросы или ещё что-либо, чтобы не ослабить интерес к мероприятию у журналистов, указывать нужно только самую важную информацию, чтобы дать журналистам понять, что это за мероприятие и на что оно направлено. Пресс -релиз, как и приглашение, должны быть грамотно составлены, чтобы представители средств массовой информации захотели посетить данное мероприятие. Приглашения отправляются журналистам не менее, чем за неделю до планируемого мероприятия. А уже за 3-4 дня до пресс- конференции уже высылаются и пресс -релизы, таким образом вы напомните о предстоящем событии, и возможно, если до этого журналист не был заинтересован в мероприятии, с получением пресс- релиза у него всё же появится желание посетить пресс-конференцию, на которую его приглашают. Ежедневно руководители СМИ получают большое количество приглашений для своих сотрудников на ту или иную пресс-конференцию. Одни приглашения вызывают у них интерес, другие просто игнорируют. Поэтому организаторам пресс-конференции следует учитывать, что количество разосланных приглашений не всегда будет совпадать с количеством журналистов и репортеров, которые ее посетили. В любом случае желательно продумать и организовать процедуру регистрации людей, прибывающих на пресс-конференцию. Тем более полезно делать это для оценки эффективности пресс-конференции на основе анализа публикаций о ней в одних изданиях и соответствующих сообщений в других СМИ.
После отправки приглашений и пресс- релизов представителям средств массовой информации, предстоит следующий организационный этап- не менее, чем за сутки до предстоящей пресс- конференции следует прозвонить весь список средств массовой информации, которым были отправлены приглашения и уточнить, дошли ли они до них и будут ли они присутствовать на пресс- конференции. Благодаря этому этапу можно будет примерно понимать, сколько людей ожидать на мероприятии. Чаще всего приглашения отправляются по факсу, но в случае острой необходимости можно позвонить непосредственно в редакцию.
Ещё одна важная ступень в подготовке пресс-конференции - это подготовка раздаточных материалов. Они должны содержать в себе:
- Информацию о том, чему или кому посвящена пресс-конференция;
- Информацию о выступающих спикерах( их имена, должности)
- Пресс- релиз
- Дополнительные материалы по вопросам, которые буду обсуждаться (исследования, фото, отчёты, сувенирная продукция и тому подобное)
Помимо раздаточных материалов будет правильным решением раздать также блокноты и ручки, таким образом у приглашенных людей останется фирменная атрибутика и просто им будет удобно фиксировать информацию.
В подготовке пресс- конференции помимо каких- либо «глобальных» задач есть также и менее значимые, но для того, чтобы всем было комфортно и всё понятно, эти пункты также необходимо выполнить:
- Подготовить таблички с именами и должностями выступающих спикеров;
- Правильно организовать место, где будут сидеть спикеры- за их спинами должна быть какая-то символика компании или элементы с брендингом, чтобы их было видно при фото и видео съёмке;
- При входе на пресс- конференцию организовать зону регистрации, где журналисты получат свои пресс- пакеты и заполнят бланк регистрации, в которых они укажут свои Ф.И.О., контактные данные и название издания;
- Поставить на стол для каждого спикера бутылку с водой;
- Перед началом пресс- конференции удостовериться, что микрофоны исправно работают;
- Если присутствуют спикеры, которые не говорят или плохо говорят на русском языке, необходимо заранее продумать, каким образом будет происходить перевод его выступления (пригласить переводчика и раздать приглашенным специальные наушники, с помощью которых они будут слышать перевод. Перевод может быть последовательным или синхронным);
- Перед переходом к сессии вопросов и ответов ведущему следует объявить регламент ее проведения и если времени остаётся не много, то попросить журналистов задавать по одному- два вопроса;
- Составить примерный тайминг мероприятия и следовать ему;
- Организовать хорошие условия для работы спикеров ( комфортное расположение, удобные стулья, освещение).
Необходимо также продумать логистику на площадке, где будет проходить пресс- конференция. Организуйте её таким образом, чтобы создать максимально комфортные условия для передвижения гостей. Постарайтесь оторваться от своей позиции организатора и представьте, что вы находитесь на месте гостя, впервые находящегося в этой комнате. Пройдитесь от входа до буфета. Спросите себя: насколько интуитивно легко понять, где находится та или иная область. Кроме того, вы можете попросить своего коллегу, который приехал первым, помочь вам организовать пресс-конференцию, оценить комнату глазами гостя. Для того, чтобы участникам было легче ориентироваться в незнакомом месте, каждому из прибывших выдайте листовки с планом помещения и с отмеченными на нем зонами (конечно, карта не нужна, если пространство довольно маленькое и без неё гости смогут передвигаться).
Помимо всех выше перечисленных лиц, которые принимают участие в организации и проведении пресс- конференции, в состав команды также должен входить технический персонал. Эти люди или один человек отвечают за техническую часть пресс- конференции:
- создание и показ презентационных материалов;
- звуковое сопровождение мероприятия;
- исправность техники во время проведения пресс- конференции.
Среди организационных вопросов подготовки и проведения пресс-конференции существенное место занимает быстрое и безошибочное определение всех ее участников. Для этого организаторы пресс-конференции должны предоставить задействованным сотрудникам небольшие пластиковые бейджи, на которых будет указана информация об имени и фамилии данного участника мероприятия, его должности в компании, обязанностях по участию в пресс- конференции. По возможности такие бейджи должны включать фотографии владельцев и их служебные телефоны.
Мероприятие в сфере связей с общественностью, такое как пресс-конференция, позволяет организации:
- завоевать доверие клиентов;
- создать плодотворные отношения со СМИ;
- повысить престиж и создать положительную репутацию организации;
- разрешить недоразумения.
Для того, чтобы успешно провести пресс- конференцию, PR-специалисты должны не только уметь правильно выбрать целевую группу для этого мероприятия, но и правильно организовать мероприятие. Это целевое распространение информации- задача сложная, требующая тщательной подготовки и определённых навыков.